Välkommen till Strukturbloggen

Upplever du, liksom jag, då och då att du bara avverkar uppgift efter uppgift, gör detaljerad sak efter detaljerad sak och att det är som att allt bara snurrar på utan att du hinner reflektera över vilken vecka det är och vad som är inplanerat nästa månad? Det är en sak att vara i ett skönt flöde av att “allt klaffar” och du går från klarhet till klarhet och får en massa saker gjort, men det är inte den typ av situation jag menar.

Det tillstånd jag syftar på kan du kanske märka genom att du upplever att det bara antingen är fredag eller måndag hela tiden, att du slås av häpnad att ett visst möte var “redan denna vecka?!” eller att du tycks få ont om tid på slutet av allt du gör. Du “ser inte skogen för alla träd”, för att använda ett månne slitet, men belysande uttryck.

Lösningen för mig är att ...

Också i höst har jag haft uppdrag för Drivhusets Spira Företag-projekt, där 10 tämligen nystartade företag får hjälp att bygga verksamheten under sex månader.

Min roll var att tidigt i projektet föreläsa och hålla workshop om hur man formulerar en långsiktig vision och hur man bryter ner den i mer konkreta mål och milstolpar att vägledas av i vardagen. Någon månad senare träffade jag varje företagare på tu man hand för att hjälpa dem med deras specifika frågeställningar när det gäller att ta företaget dit man vill så enkelt som möjligt.

När jag träffade ...

Vi är många som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäktar med och trivs med. Man kan lätt uppfatta det som att man är offer för omständigheterna när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effektiv genom att jobba strukturerat även här.

Här är fem konkreta tips på hur du kan arbeta effektivare med inkommande mail.

Det är nu ett par år sedan jag började samarbeta med Comwell, som driver Aspenäs Herrgård och Varbergs Kurort här på västkusten.

Under åren har vi ...

Har också du då och då upplevt att du har ett sammelsurium av bollar i luften och att du skulle behöva få en överblick för att reda ut vad som har högst prioritet och vilket som är nästa steg?

Det kan handla om arbetsområden för dig som person eller för hela din verksamhet.

Här är en snabb och effektiv metod som har gjort nytta för såväl mig själv som för flera av mina kunder.

På tisdagens kurs i personlig effektivitet här i Göteborg, räckte plötsligt en av deltagarna upp handen och sade: “Jag måste bara få berätta vad en kompis till mig gör för att hantera kollegor som kommer och ber honom ta en titt på något, precis när han behöver jobba ifred. ...

Mail är ett hatälskat kommunikationssätt vi tycks använda mer och mer, varje dag.

Många lider av att de får fler mail till inboxen än de mäktar med att hantera. Att ha ett smart sätt att arbeta med inkommande mail när de väl kommit är en sak, men som jag ser det, kan vi påverka hur effektivt vi använder mailen också genom hur vi skriver mail vi skickar till andra.

Här kommer sex tips för hur du kan hjälpa andra hjälpa dig effektivisera mailhanteringen.

I förra veckan höll jag öppen kurs i personlig effektivitet i Stockholm, med deltagare från vitt skilda branscher: från slutförvaring av kärnbränsle till blomsterhandel, via läkemedelsindustri (m fl).

Vi kom att tala om…

Allt vi har att göra kan vi inte göra överallt eller var som helst. Till vissa saker behöver vi en dator, till andra en telefon, och några kan vi bara göra på kontoret.

Vi vinner koncentration om vi vid varje tillfälle bara behöver bry oss om de uppgifter som vi kan jobba med just där vi är då.

Så, hur gör du för att veta vad du kan göra just här och nu, av allt du har att göra?

Ja, ibland drömmer jag faktiskt om att någon gång sadla om (!) och bli cykelbud. Det är verkligen något attraktivt med cykelbudsyrket. Alltså, att ...

Igår torsdag hade jag förmånen att tala på Connect Västs återkommande frukostseminarium i magnifika Taube-salen på Elite Park Avenue Hotel här i Göteborg.

Dryga 60 entreprenörer, styrelseproffs, investerare, revisorer, VDar, forskare m fl fick sig till livs fyra tumregler för att etablera och bibehålla god personlig struktur.

När det gäller struktur, ...

Man kan se det som att en verksamhet, vilken som helst, består av ett rätt så rejält knippe processer som utförs av olika aktörer (det kan vara anställda, maskiner, mjukvaror et c). En process är alltså en rutin, en serie aktiviteter som har en bestämd startpunkt och en bestämd slutpunkt. En, några stycken eller många aktörer kan vara inblandade i att slutföra aktiviteterna i processen.

Syftet med att betrakta verksamheten som en bunt processer är att ...

Det blev verkligen succé. Vi lyckades generera långt fler idéer än de 365 st vi hade som mål i experimentet “365 idéer på 3,65 timmar” nu i onsdags den 4 november på Entreprenörsdagen i Göteborg. Eldsjälen Navid Modiri hade tagit initiativet till denna happening för att lansera Idépedia.se, där Stiernholm Consulting har förmånen att vara medskapare.

Själv var jag ...

Som jag ser det, beskriver visionen den tänkta, framtida situation vi vill uppnå i företaget. Visionen ska få mig som ledare och medarbetare att ryckas med, att vilja ägna minst 40 h per vecka i x år för att komma till den här situationen. Så, visionen ska framkalla någon grad av hänryckning, en spänning, iver, en skön magkänsla hos mig. Ju fler sinnen visionen appellerar till, desto effektivare är den i att inspirera oss.

I vilken form kan man då skriva visionen? Här är sex olika idéer på format.

När jag håller strategiworkshop med styrelser, händer det att det blir en trätofråga hur konkret visionen får vara. Det kan hända att någon säger att “Ja, om tio år så är det på det här och det här sättet.”, varpå någon annan protesterar: “Nej, men det är ingen vision! Det är alldeles för tydligt och mätbart, det är ett mål.”

Det här har fått mig att fundera den senaste tiden. Är det verkligen sant att en vision behöver vara luddig för att vara en vision? Finns det en risk med att visionen är konkret?

När du upplever mer kaos i din jobbvardag än du trivs med och du vill förbättra strukturen, är det fullt förståeligt om du bävar inför omfattningen på uppgiften. Kanske tvekar du och undrar om det ens är möjligt och kanske befarar du att just din arbetssituation är ett hopplöst fall.

Jag är övertygad om att inga fall är hopplösa och jag är lika övertygad om att mycket kan göras bättre med små medel.

Försök inte förbättra allt på en gång, utan välj en enda åtgärd att börja med, så kommer du lättare att lyckas. När det är klart, välj ytterligare en o s v.
Lugnt och stadigt kommer du att få bättre struktur och mer tid över, ett steg i taget.

Här följer tre idéer på olika steg att sätta igång med.

Onsdagen den 4 november genererar vi minst 365 idéer på 3,65 timmar. “Vi” är 365 saker du kan göra, Entreprenörsdagen, Stiernholm Consulting, en hel hop kreatörer och ...

Häromdagen var jag nere på Varbergs Kurort för att föreläsa för ett sjuttio-årigt företag. När man har hållit på så länge som sjuttio år, antar jag att man varit med om både det ena och det andra. Då finns det goda förutsättningar för att ha ett sunt perspektiv på vad som händer i vardagen. Det verkade det här företaget ha.

När man sätter upp sitt system för dokument, att-göra- listor, referensmaterial och annat, är det naturligt att fråga sig hur det ska utformas, t ex hur jag ska förvara dokument jag kan behöva en dag.

Ska jag sätta artiklarna eller broschyrmaterialen och vad det nu kan vara i pärmar eller ska jag använda hängmappar? Ska jag göra mina att-göra-listor i Outlook, i min handdator eller på papperslappar?

Har du varit med om att du delegerat en uppgift till någon annan, eller att någon annan sagt att de kommer tillbaka med någon information, bara för att glömma bort att du gjort det och sedan, i sista minuten eller när det är för sent, upptäcka att du inte fått det material du behöver just nu?

Här kommer ett tips som gör att du aldrig behöver uppleva det igen.