God struktur är såväl effektivitetens som frihetens moder. Här delar jag, David Stiernholm, med mig av konkreta strukturtips om hur du får koll på läget, kan jobba effektivare och får mer tid över till det som är viktigt.
... när jag har så trevliga strukturtipsläsare som ville fira den hundrade utgåvan av “Klart!” med kaffe och tårta hos mig på kontoret igår.
Som på de bästa av fester…
Har du varit med om att du i samband med tjänsteresa, konferens eller mingel tappat bort kvitton du skulle behövt redovisa, visitkort från folk du träffat eller noteringar från möten?
Förmodligen har de försvunnit genom att ...
Nu på måndag den 22 februari kommer den etthundrade utgåvan av veckobrevet “Klart! - Strukturtips från Stiernholm Consulting”.
När jag började skriva strukturtipsen för knappa tre år sedan, ...
Välj ett ord, vilket som helst, och säg det högt för dig själv om och om igen. Efter ett tag blir det mer ett ljud än ett ord och det tappar sin betydelse.
Jag har upplevt en liknande effekt på ett och annat ledningsmöte. Det har kanske varit det tionde lednings-mötet för året och när vi strax efter lunch kommit till diagrammet över hur det åttonde nyckeltalet utvecklar sig, är det plötsligt ...
De flesta av oss spenderar en stor del av våra arbetsdagar i möten. Med risk för att dra alla över en kam, vågar jag ändå säga att vi alla har upplevt möten som vi önskar att vi inte gått på och som inte blev riktigt vad vi hade tänkt oss.
Det kan vara möten där vi inte kommer fram till något, möten som drar över tiden, möten som inte kommer igång, möten som är fullkomligt kaotiska m m. När man vill finslipa sitt sätt att arbeta är det smart att fråga proffsen, de som tycks lyckas väl med att driva sina verksamheter från framgång till framgång, genom att arbeta i möten.
BusinessWeek publicerade för ett tag sedan en intervju med Marissa Mayer, Googles vice president of search products, där hon ...
I början av januari publicerade Svenska Dagbladet ett reportage från Malmö-företaget TAT - The Astonishing Tribe.
Bland bilderna ...
En vanlig arbetsvecka har jag en hel del olika möten med många olika personer. Det kan vara projektmöten, säljmöten, lunchmöten och annat.
För mig är det viktigt att alla mina möten leder framåt på något sätt, att de är konkreta, att alla parter vet vad mötet syftar till. Det är inte nödvändigtvis så att vi måste fatta något beslut i varje möte för att det ska leda framåt; en del möten har som yttersta syfte att vi ska lära känna varandra och varandras verksamheter, men ...
En av de mest värdefulla komponenterna i ett strukturerat, effektivt, personligt arbetssätt är veckogenomgången.
Om du i vardagen slutför och lägger till uppgifter i att-göra-listan så att det är ett kontinuerligt in- och utflöde av uppgifter, är det i och för sig gott. Ofta tenderar dock bara de uppgifter som känns aktuella för stunden bli slutförda, t ex de som är sist tillagda eller de som du nyss blivit påmind av någon att göra et c.
Litet varstans i listan kan det finnas uppgifter som du lade till för några månader sedan, som är viktiga för din verksamhet, men som du inte kunde agera på just då. Nu kanske är precis rätt tid att genomföra en sådan uppgift och om du inte med jämna mellanrum går igenom hela din lista, kan den försvinna i mängden.
Det är här ...
Du vet hur det kan vara. Dagar då vi har många möten efter varandra, är det lätt hänt att det vi kom överens om på morgonens första möte försvinner bland anteckningarna när vi springer vidare till nästa, och nästa.
Rätt som det är, är dagen slut och vi rusar hemåt.
Nästa morgon förpassas gårdagens noteringar till högen, eftersom mötena är lika många denna dag.
Sedan några år har jag löst ...
Under hösten har jag haft glädjen att hjälpa en avdelning i stadsdelen Lundby inom Göteborgs Stad att förbättra sin vardags-jobbstruktur. Vi har arbetat med hur man kan hantera mail på ett effektivare sätt, hur man kan få översikt över de projekt man driver, hur man jobbar systematiskt med sin att-göra-lista, och annat.
Ett av de stora glädjeämnena i mitt arbete är ...
Att spara och lagra referensmaterial såsom mötesnoteringar, projektdokument, skisser, korrespondens, utskrifter och annat i pappersform så att de är lätta att hitta när man behöver dem, är en nyckelfaktor i en god struktur på jobbet.
Vill vi dessutom ha ett estetiskt tilltalande kontor samtidigt som materialet är lättillgängligt, är det ...
Ett verkningsfullt sätt att få gjort rätt sak i rätt tid med lätthet är att använda sig av en att göra-lista, där man skriver upp allt man har att göra och bockar av när man gjort dem. Den största vinsten är som jag ser det att ...
Jag har fått en idé och jag behöver din hjälp.
I ett uppdrag som jag har för en kund just nu, behöver vi…
Om vi, liksom Georges Perec i den fascinerande romanen “Livet - en bruksanvisning”, skulle frysa tiden för en stund en helt vanlig arbetsdag, hur mycket av din verksamhet skulle vara synlig för blotta ögat? Syns det ni gör bara när ni gör det, eller är era rutiner och flöden visualiserade på något sätt, så en utomstående skulle kunna studera dem, även om allt stod still?
Att beskriva sin verksamhet i form av flöden är värdefullt, både själva arbetet med att beskriva och den färdiga dokumentationen efteråt. I synnerhet gäller detta för tjänste-verksamheter, som ofta inte “syns” just då inte någon utför tjänsten.
Njuter du, som jag, av att kartlägga processer? Finner du glädje i att rita boxar och pilar på schematiska sätt? Känns din arbetsdag komplett när du fångat bilden av en verksamhet som ett knippe flöden?
Kanske inte, men själva visualiseringen av arbetet behöver inte vara så formell som de flödesscheman man lätt kommer att tänka på. En checklista, en animering, en symbol-illustrerad karta eller rentav en tecknad serie kan också vara den perfekta formen, om målgruppen och syftet är det rätta.
Men, vad är egentligen vitsen med att beskriva sin verksamhet?
Här är sju nyttor med att synliggöra sitt företag i flödesform.
Jag har en förkärlek för att alltid ha något med mig att skriva på eller notera i. Det kan vara en anteckningsbok eller en bunt Koll-på-läget-kort.
Åtminstone för mig är idéer flyktiga. Rätt som det är när jag funderar på någonting i vardagen, ...
Handen på hjärtat, också en struktör gör strukturtabbar ibland. Det är så sant som det är sagt: det är av misstagen man lär sig.
Här är mina sju mest dyrköpta misstag när det gäller struktur
För ett par veckor sedan, besökte jag Fläkt Woods i Växjö för att hålla kurs i personlig effektivitet för deras personal. Fläkt Woods är en världsomspännande koncern inom ventilationslösningar och de är dominerande inom sitt fält.
Att möta dem var imponerande på många sätt. En sak var ...
Tack för ett strålande 2009!
Det har varit det bästa året hittills för Stiernholm Consulting, i många hänseenden. I skrivande stund ...
Var gör man av allt bra-att-ha-material, det där som man kanske behöver någon gång och som det är så lätt att lägga i högar så att det inte ska komma bort, och som man inte hittar när man väl behöver det, eftersom det just ligger någonstans i en av högarna?
Idén med den här typen av material är ju att det ska hålla sig borta när man inte behöver det, det ska gå snabbt att stoppa undan det och det ska vara lätt att hitta när du vill.
Min personliga favoritlösning är ...
Nu är det bara några dagar kvar på detta fantastiska 2009 och även om jag njuter av ledigheten så här mellan jul och nyår, är mina tankar redan en bit in i 2010.
Navid Modiri frågade mig häromdagen vilka mina nyckelord för 2010 är. Tankefrön som sådana frågor gillar jag skarpt.
Det dröjde några sekunder och sedan ...
