Välkommen till Strukturbloggen

En av de mest värdefulla komponenterna i ett strukturerat, effektivt, personligt arbetssätt är veckogenomgången.

Om du i vardagen slutför och lägger till uppgifter i att-göra-listan så att det är ett kontinuerligt in- och utflöde av uppgifter, är det i och för sig gott. Ofta tenderar dock bara de uppgifter som känns aktuella för stunden bli slutförda, t ex de som är sist tillagda eller de som du nyss blivit påmind av någon att göra et c.

Litet varstans i listan kan det finnas uppgifter som du lade till för några månader sedan, som är viktiga för din verksamhet, men som du inte kunde agera på just då. Nu kanske är precis rätt tid att genomföra en sådan uppgift och om du inte med jämna mellanrum går igenom hela din lista, kan den försvinna i mängden.

Det är här ...

Du vet hur det kan vara. Dagar då vi har många möten efter varandra, är det lätt hänt att det vi kom överens om på morgonens första möte försvinner bland anteckningarna när vi springer vidare till nästa, och nästa.

Rätt som det är, är dagen slut och vi rusar hemåt.

Nästa morgon förpassas gårdagens noteringar till högen, eftersom mötena är lika många denna dag.

Sedan några år har jag löst ...

Under hösten har jag haft glädjen att hjälpa en avdelning i stadsdelen Lundby inom Göteborgs Stad att förbättra sin vardags-jobbstruktur. Vi har arbetat med hur man kan hantera mail på ett effektivare sätt, hur man kan få översikt över de projekt man driver, hur man jobbar systematiskt med sin att-göra-lista, och annat.

Ett av de stora glädjeämnena i mitt arbete är ...

Att spara och lagra referensmaterial såsom mötesnoteringar, projektdokument, skisser, korrespondens, utskrifter och annat i pappersform så att de är lätta att hitta när man behöver dem, är en nyckelfaktor i en god struktur på jobbet.

Vill vi dessutom ha ett estetiskt tilltalande kontor samtidigt som materialet är lättillgängligt, är det ...

Ett verkningsfullt sätt att få gjort rätt sak i rätt tid med lätthet är att använda sig av en att göra-lista, där man skriver upp allt man har att göra och bockar av när man gjort dem. Den största vinsten är som jag ser det att ...

Jag har fått en idé och jag behöver din hjälp.

I ett uppdrag som jag har för en kund just nu, behöver vi…

Om vi, liksom Georges Perec i den fascinerande romanen “Livet - en bruksanvisning”, skulle frysa tiden för en stund en helt vanlig arbetsdag, hur mycket av din verksamhet skulle vara synlig för blotta ögat? Syns det ni gör bara när ni gör det, eller är era rutiner och flöden visualiserade på något sätt, så en utomstående skulle kunna studera dem, även om allt stod still?

Att beskriva sin verksamhet i form av flöden är värdefullt, både själva arbetet med att beskriva och den färdiga dokumentationen efteråt. I synnerhet gäller detta för tjänste-verksamheter, som ofta inte “syns” just då inte någon utför tjänsten.

Njuter du, som jag, av att kartlägga processer? Finner du glädje i att rita boxar och pilar på schematiska sätt? Känns din arbetsdag komplett när du fångat bilden av en verksamhet som ett knippe flöden?

Kanske inte, men själva visualiseringen av arbetet behöver inte vara så formell som de flödesscheman man lätt kommer att tänka på. En checklista, en animering, en symbol-illustrerad karta eller rentav en tecknad serie kan också vara den perfekta formen, om målgruppen och syftet är det rätta.

Men, vad är egentligen vitsen med att beskriva sin verksamhet?

Här är sju nyttor med att synliggöra sitt företag i flödesform.

Jag har en förkärlek för att alltid ha något med mig att skriva på eller notera i. Det kan vara en anteckningsbok eller en bunt Koll-på-läget-kort.
Åtminstone för mig är idéer flyktiga. Rätt som det är när jag funderar på någonting i vardagen, ...

Handen på hjärtat, också en struktör gör strukturtabbar ibland. Det är så sant som det är sagt: det är av misstagen man lär sig.

Här är mina sju mest dyrköpta misstag när det gäller struktur

För ett par veckor sedan, besökte jag Fläkt Woods i Växjö för att hålla kurs i personlig effektivitet för deras personal. Fläkt Woods är en världsomspännande koncern inom ventilationslösningar och de är dominerande inom sitt fält.

Att möta dem var imponerande på många sätt. En sak var ...

Tack för ett strålande 2009!

Det har varit det bästa året hittills för Stiernholm Consulting, i många hänseenden. I skrivande stund ...

Var gör man av allt bra-att-ha-material, det där som man kanske behöver någon gång och som det är så lätt att lägga i högar så att det inte ska komma bort, och som man inte hittar när man väl behöver det, eftersom det just ligger någonstans i en av högarna?

Idén med den här typen av material är ju att det ska hålla sig borta när man inte behöver det, det ska gå snabbt att stoppa undan det och det ska vara lätt att hitta när du vill.

Min personliga favoritlösning är ...

Nu är det bara några dagar kvar på detta fantastiska 2009 och även om jag njuter av ledigheten så här mellan jul och nyår, är mina tankar redan en bit in i 2010.

Navid Modiri frågade mig häromdagen vilka mina nyckelord för 2010 är. Tankefrön som sådana frågor gillar jag skarpt.

Det dröjde några sekunder och sedan ...

Upplever du, liksom jag, då och då att du bara avverkar uppgift efter uppgift, gör detaljerad sak efter detaljerad sak och att det är som att allt bara snurrar på utan att du hinner reflektera över vilken vecka det är och vad som är inplanerat nästa månad? Det är en sak att vara i ett skönt flöde av att “allt klaffar” och du går från klarhet till klarhet och får en massa saker gjort, men det är inte den typ av situation jag menar.

Det tillstånd jag syftar på kan du kanske märka genom att du upplever att det bara antingen är fredag eller måndag hela tiden, att du slås av häpnad att ett visst möte var “redan denna vecka?!” eller att du tycks få ont om tid på slutet av allt du gör. Du “ser inte skogen för alla träd”, för att använda ett månne slitet, men belysande uttryck.

Lösningen för mig är att ...

Också i höst har jag haft uppdrag för Drivhusets Spira Företag-projekt, där 10 tämligen nystartade företag får hjälp att bygga verksamheten under sex månader.

Min roll var att tidigt i projektet föreläsa och hålla workshop om hur man formulerar en långsiktig vision och hur man bryter ner den i mer konkreta mål och milstolpar att vägledas av i vardagen. Någon månad senare träffade jag varje företagare på tu man hand för att hjälpa dem med deras specifika frågeställningar när det gäller att ta företaget dit man vill så enkelt som möjligt.

När jag träffade ...

Vi är många som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäktar med och trivs med. Man kan lätt uppfatta det som att man är offer för omständigheterna när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effektiv genom att jobba strukturerat även här.

Här är fem konkreta tips på hur du kan arbeta effektivare med inkommande mail.

Det är nu ett par år sedan jag började samarbeta med Comwell, som driver Aspenäs Herrgård och Varbergs Kurort här på västkusten.

Under åren har vi ...

Har också du då och då upplevt att du har ett sammelsurium av bollar i luften och att du skulle behöva få en överblick för att reda ut vad som har högst prioritet och vilket som är nästa steg?

Det kan handla om arbetsområden för dig som person eller för hela din verksamhet.

Här är en snabb och effektiv metod som har gjort nytta för såväl mig själv som för flera av mina kunder.

På tisdagens kurs i personlig effektivitet här i Göteborg, räckte plötsligt en av deltagarna upp handen och sade: “Jag måste bara få berätta vad en kompis till mig gör för att hantera kollegor som kommer och ber honom ta en titt på något, precis när han behöver jobba ifred. ...

Mail är ett hatälskat kommunikationssätt vi tycks använda mer och mer, varje dag.

Många lider av att de får fler mail till inboxen än de mäktar med att hantera. Att ha ett smart sätt att arbeta med inkommande mail när de väl kommit är en sak, men som jag ser det, kan vi påverka hur effektivt vi använder mailen också genom hur vi skriver mail vi skickar till andra.

Här kommer sex tips för hur du kan hjälpa andra hjälpa dig effektivisera mailhanteringen.