Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Använd då japanen Kaoru Ishikawas snillrika “fiskbensdiagram”, som också kallas just “Ishikawa-diagram”. I kombination med Sakichi Toyodas “fem varför”-metod är det ett utmärkt sätt att enkelt bena ut ett problem och dess orsaker i flera led, så att du lättare kan hitta en lösning på det.

Gör så här

Metodiken innehåller många nyanser, men låt oss här göra det så enkelt som möjligt. Är du Six Sigma Black Belt är detta vardagsmat, men för dig som inte använt fiskbensdiagrammet tidigare, är det något du måste prova.

1. Längst till vänster på ett blankt blad, formulera ditt problem (eller, testa min färdiga "Fem varför"-mall). Ju mer konkret, mätbart och specifikt du beskriver det, desto lättare kommer det vara att lösa. Problemet kommer att vara fiskens huvud.
2. Dra ett rakt streck från problemet och horisontellt tvärsöver bladet, åt höger. Detta streck är fiskens ryggrad.
3. Läs nu problemet för dig själv och fråga “Varför?”. D v s, du frågar “varför?” och svarar själv “därför att…” och skriver upp alla de orsaker du kommer på, som fiskben från ryggraden. Se till att också orsaken är så konkret, mätbart och specifikt formulerad som möjligt.
4. För varje orsak du kom på, fråga så igen “varför då, då?” (likt en ofördelaktigt namngiven figur i en Astrid Lindgren-saga) och svara “jo, ser du, därför att…” et c. De här “orsakerna till orsakerna” noterar du som fiskben från fiskbenen (OK, så ser ingen fisks ben ut, men skyll på Kaoru; det var han som kom på metaforen).
5. Upprepa dessa “varför?”-frågor ytterligare tre vändor. Nu har du förmodligen en handfull orsaker till problemet, några fler orsaker till orsakerna, än många fler orsaker till orsakerna som var orsaker till… Efter fem “varför?”-frågor når du vad som för stunden kan betraktas som roten till det onda.
6. Nöj dig nu med frågor och bestäm dig istället för att hitta en lösning på åtminstone två grundorsaker:
   • den som är lättast att lösa
   • den som torde ge störst effekt

Lösningen kan vara något som eliminerar grundorsaken, något som snabbar upp den, något som gör processen smidigare, något som gör den stabilare. Det kan vara en mall, en checklista, en automatisering, att du delegerar, att du lägger ut på entreprenad et c.

När du genomfört lösningen, kommer du att märka att de goda resultaten fortplantar sig tillbaka genom orsaksgrenarna, genom fiskbenen, ryggraden och ända fram till huvudet, d v s till det problem du ville lösa.

Små och stora problem

Du kan använda den här metoden till stort som till smått:

1. Din personliga struktur: “Mitt datorskrivbord är fullt av dokument - för att jag sparar filer där - för att jag inte vet var jag ska lägga dem annars - för att jag inte tagit beslut om det - för att jag inte vet vad det finns för alternativ - för att jag missade det strukturtipset”
2. Din verksamhets viktigaste frågor: ”Vi når inte våra intäktsmål – för att vi inte fått så stora affärer vi önskat – för att vi bearbetat för små kunder – för att det är vad vi är vana vid och det är de kunderna vi känner – för att vi inte vet hur vi ska närma oss de större - …”

Har du en strukturerad, enkel metod att “bena” ut ett problem, är det mycket lättare att ta sig an det än om du bara har problemet framför dig och tänker “Ja, men gör nå‘t, då!”.

Hur gör du?

Vad är ditt smartaste knep för att lösa ett problem du står inför? Berätta för mig!