Strukturbloggen

Du har försökt allt. Du har struk­tur­erat och sys­tem­a­tis­er­at din job­b­vardag så du vet pré­cis allt du har att göra, du vet var ditt mate­r­i­al är och du har koll på alla bol­lar du har i luften. 

Du vet vil­ka som är dina vik­ti­gaste mål och vartåt du strä­var på lång sikt. Du pri­or­it­er­ar flera gånger var­je dag, så du vet att du i var­je läge gör det som är pré­cis rätt sak att göra just nu.

Men, ändå är det för myck­et. Ändå behöver du job­ba över för att hin­na med och ändå kän­ner du att du lig­ger efter och får sno ihop allt­för myck­et i sista sekun­den, allt­för ofta.

Det finns en hand­full strate­gi­er att ta till och en av dem är: Gör färre saker.

Gör så här

1. Ta fram din att-göra-lista, som innehåller allt du kan kom­ma på att du har att göra, oavsett tidsperspektiv.
2. Räk­na hur mån­ga uppgifter som står på listan.
3. Bestäm dig för hur stor del av lis­tan du vill bli av med — en fjärd­edel, tio pro­cent, 20 uppgifter?
4. De uppgifter du kom­mer att väl­ja bort, spara dem på ett säk­ert ställe, så du kan ångra dig, men var noga med att du verk­li­gen tar bort uppgifter­na ur din åsyn, så de fak­tiskt ​“är bort­tagna” (fast de finns kvar). Det säkra stäl­let kan t ex vara en lista till i det for­mat du har din ordi­nar­ie lista, med ett namn som ​“Släng­da uppgifter” el dyl.
5. Gå så igenom din att-göra-lista och släng de uppgifter som inte är vik­ti­ga att du gör och som du kan leva med att inte ha gjort.
6. Om du vill, använd vår ren­odlings­mall som stöd.
7. Bestäm ett datum i framti­den, t ex om 6 månad­er, då du rader­ar eller slänger de kasser­ade uppgifter­na. Du kom­mer inte att sak­na dem.

Är det snarare din arbets­grupp som har för myck­et att göra?

1. På ert näs­ta gemen­sam­ma möte, fyll en white­board med alla större och min­dre pro­jekt som ni ägnar er åt för tillfället.
2. Bestäm er för vilket av alla ni kan stry­ka eller läg­ga på is så länge.
3. Stryk det.
4. Bestäm er för näs­ta. Och nästa.
5. Fort­sätt tills white­boar­d­en är lagom full av pro­jekt och tills ni kän­ner lust och gläd­je inför tanken att hug­ga i igen.
6. Upp­dat­era er gemen­sam­ma pro­jek­töver­sikt (där och i den form ni har den) så att där bara står de pro­jekt som nu står kvar på whiteboarden.

Ej ett steg tillbaka

Det är inte frå­ga om att sän­ka dina ambi­tion­er, tvär­tom. Vad sliter mer än att ständigt ha för myck­et att göra? Det är inget som säger att det är fruk­t­bart att göra allt du kom­mer på att du skulle kun­na göra.

Gör färre sak­er, och rätt sak­er, så ökar möj­ligheten att du upp­når det du vill, på ett rim­ligt sätt.
Visst, du kom­mer att säga nej till vis­sa sak­er du åtag­it dig. Men, sam­tidigt säger du ett kraft­fullt ​“ja” till alla de uppgifter som står kvar på listan.

Du kan ägna mer ener­gi till de sak­er du verk­li­gen väl­jer att göra och de uppgifter som är kvar kom­mer att bli skick­li­gare utför­da, efter­som du inte län­gre behöver göra dem med andan i halsen.

Själ­va finessen lig­ger i processen

Finessen med att göra så här är att du ​“tvin­gar dig” att fat­ta ett med­vetet beslut om var­je av dina att-göra-uppgifter eller om era projekt.

Det är myck­et möjligt att du inte når upp till din ambi­tion att skära ner lis­tan med 25%, eller vad du nu bestämde dig för, men det värde­ful­la är att du själv valt att göra de uppgifter som står kvar på listan.

Visst, du kanske har låtit dem stå kvar för att du ​“måste” det, d v s att din chef gett dig uppgiften, men till syvende og sidst har du valt att hellre göra uppgiften än att möta kon­sekvenser­na av att inte göra den.

Det är det valet som är så avgörande.

Min­dre stress och större lättnad

Väl­jer du bort sak­er du skulle kun­na göra, kom­mer du att kän­na dig min­dre stres­sad och du kän­ner ock­så lät­tnad, som att oket på dina axlar plöt­sligt väger min­dre tungt.

Du kän­ner för­mod­li­gen även ett uns skräck över att du valt bort fel uppgifter och att du kom­mer att få sona det­ta mis­stag någon gång i framti­den. Men, det är OK; du har ju sparat undan dem för säk­er­hets skull, så inget kan egentli­gen hända.

Fram­för allt, njut av den befriande känslan av att få bort sådant från att-göra-lis­tan som egentli­gen inte led­er i rätt riktning.

Hur gör du?

Hur gör du för att hål­la din arbets­be­last­ning på en rim­lig nivå? 

Kom­mentar­er är kul, så läm­na en dylik nedan.