Strukturbloggen

Tyvärr är det inte bara mail, tele­fon­sam­tal och goda idéer som vi behöver ta hand om i varda­gen, utan de fles­ta av oss har ock­så en strid ström av inkom­mande pap­pers­ma­te­r­i­al att hantera.

Brev kom­mer via posten, lap­par kom­mer från kol­le­gor, möte­san­teck­ningar från oss själ­va och kvit­ton från när vi lunchat.

Det är lätt hänt att vi sprid­er alla dessa pap­per litet varstans, med följ­den att vi inte hit­tar det vi sök­er, att lap­par försvin­ner och vi blir dis­tra­her­ade av allt som dräller på skrivbordet.

Om du inte redan har det, skaf­fa dig en hed­erlig, rejäl inko­rg till ditt skrivbord.

”Låt höra de fem skälen!”

Var­för en inko­rg? Jo,

• Du har då ett självk­lart ställe att läg­ga de pap­per du ska hantera så fort du får några minut­er över.
• Dina kol­le­gor har ett lika självk­lart ställe att läg­ga tele­fon­lap­par eller andra infor­ma­tions­blad de vill göra dig upp­märk­sam på, istäl­let för att läg­ga dem i travar på tan­gent­bor­det eller tej­pa upp dem på skär­men för att du inte ska mis­sa dem.
• Du kan hål­la resten av skrivbor­det fritt från pap­per, så du har rejäl arbet­sy­ta för de uppgifter du job­bar med för ögonblicket.
• Du arbe­tar mer fokuser­at igenom de pap­per du har att hantera, efter­som du betar av en enda hög istäl­let för att ploc­ka litet här och litet där bland högar­na på skrivbordet.
• Det blir tydligt för dig att du inte har mer att proces­sa när inko­r­gen är tom och du kan tryg­gt nju­ta av att du har koll på läget.

Gör så här

1. När du kom­mer till kon­toret, töm fick­o­r­na på kvit­ton och lap­par och töm väskan på de pap­per du stop­pat undan där. 
2. Lägg allt i din inkorg.
3. Lägg ock­så dit de strö­pap­per som råkat ham­na på skrivbordet.
4. Så fort du bara kan, gå igenom var­je ark, lapp eller bunt av pap­per för sig och ta ställ­ning till vad du ska göra med det.??Ska du definiera näs­ta steg, d v s en att-göra-uppgift, som har med doku­mentet att göra? Ska du t ex göra det du noter­at på möte­san­teck­nin­gen att ni kom överens om på mötet nyss???Behöver du inte göra något särskilt, men doku­mentet är ändå bra att ha? Sortera in det på den självk­lara plat­sen i ditt sys­tem för bra-att-ha-mate­r­i­al.?? Rör det sig om ett nytt pro­jekt? Lägg till det på din projektöversikt.
5. När du är klar och inko­r­gen tom, är du redo för vad som än dyk­er upp härnäst.

Inko­r­gen som en trampett

Pré­cis som du strä­var efter att var­je dag kom­ma ner till noll mail i din mail­box, strä­va efter att ta snab­ba beslut om allt i din inko­rg så att ock­så den är tom några gånger om dagen. Inko­r­gen skall inte vara en lagringsplats, utan innehål­let ska bara ​“studsa” där så det får ny fart framåt.

Du kom­mer att i större utsträck­n­ing göra rätt sak i rätt tid, efter­som du snabbt får in allt i din att-göra-lista, var­ifrån du ständigt plockar de högst pri­or­it­er­ade uppgifterna.

Du sparar tid genom att du slip­per leta efter mate­r­i­al lika myck­et som tidi­gare, efter­som du har ännu färre ställen att leta på. Förut kunde kvit­tot lig­ga i fick­an, i väskan, till höger på skrivbor­det, till vän­ster eller i högen med det som du ska hantera se’n, nå‘ngång. Nu lig­ger det anti­n­gen i inbox­en (men inte så länge till), eller på det enda ställe du sam­lar dina kvit­ton inför att du skriv­er reseräkn­ing en gång i månaden.

Hur gör du?

Hur gör du för att hål­la skrivbor­det rent, så du slip­per dis­tra­heras av allt mate­r­i­al i högar­na du ändå inte job­bar med just nu?

Kom­mentera!