Fem starka skäl till att ha en inkorg på… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

24 nov.

Fem starka skäl till att ha en inkorg på skrivbordet


Datum: 2010-11-24 07:30

Tyvärr är det inte bara mail, tele­fon­sam­tal och goda idéer som vi behöver ta hand om i varda­gen, utan de fles­ta av oss har ock­så en strid ström av inkom­mande pap­pers­ma­te­r­i­al att hantera.

Brev kom­mer via posten, lap­par kom­mer från kol­le­gor, möte­san­teck­ningar från oss själ­va och kvit­ton från när vi lunchat.

Det är lätt hänt att vi sprid­er alla dessa pap­per litet varstans, med följ­den att vi inte hit­tar det vi sök­er, att lap­par försvin­ner och vi blir dis­tra­her­ade av allt som dräller på skrivbordet.

Om du inte redan har det, skaf­fa dig en hed­erlig, rejäl inko­rg till ditt skrivbord.

Låt höra de fem skälen!”

Var­för en inko­rg? Jo,

  • Du har då ett självk­lart ställe att läg­ga de pap­per du ska hantera så fort du får några minut­er över.
  • Dina kol­le­gor har ett lika självk­lart ställe att läg­ga tele­fon­lap­par eller andra infor­ma­tions­blad de vill göra dig upp­märk­sam på, istäl­let för att läg­ga dem i travar på tan­gent­bor­det eller tej­pa upp dem på skär­men för att du inte ska mis­sa dem.
  • Du kan hål­la resten av skrivbor­det fritt från pap­per, så du har rejäl arbet­sy­ta för de uppgifter du job­bar med för ögonblicket.
  • Du arbe­tar mer fokuser­at igenom de pap­per du har att hantera, efter­som du betar av en enda hög istäl­let för att ploc­ka litet här och litet där bland högar­na på skrivbordet.
  • Det blir tydligt för dig att du inte har mer att proces­sa när inko­r­gen är tom och du kan tryg­gt nju­ta av att du har koll på läget.

Gör så här

  1. När du kom­mer till kon­toret, töm fick­o­r­na på kvit­ton och lap­par och töm väskan på de pap­per du stop­pat undan där. 
  2. Lägg allt i din inkorg.
  3. Lägg ock­så dit de strö­pap­per som råkat ham­na på skrivbordet.
  4. Så fort du bara kan, gå igenom var­je ark, lapp eller bunt av pap­per för sig och ta ställ­ning till vad du ska göra med det.??Ska du definiera näs­ta steg, d v s en att-göra-uppgift, som har med doku­mentet att göra? Ska du t ex göra det du noter­at på möte­san­teck­nin­gen att ni kom överens om på mötet nyss???Behöver du inte göra något särskilt, men doku­mentet är ändå bra att ha? Sortera in det på den självk­lara plat­sen i ditt sys­tem för bra-att-ha-mate­r­i­al.?? Rör det sig om ett nytt pro­jekt? Lägg till det på din projektöversikt.
  5. När du är klar och inko­r­gen tom, är du redo för vad som än dyk­er upp härnäst.

Inko­r­gen som en trampett

Pré­cis som du strä­var efter att var­je dag kom­ma ner till noll mail i din mail­box, strä­va efter att ta snab­ba beslut om allt i din inko­rg så att ock­så den är tom några gånger om dagen. Inko­r­gen skall inte vara en lagringsplats, utan innehål­let ska bara studsa” där så det får ny fart framåt.

Du kom­mer att i större utsträck­n­ing göra rätt sak i rätt tid, efter­som du snabbt får in allt i din att-göra-lista, var­ifrån du ständigt plockar de högst pri­or­it­er­ade uppgifterna.

Du sparar tid genom att du slip­per leta efter mate­r­i­al lika myck­et som tidi­gare, efter­som du har ännu färre ställen att leta på. Förut kunde kvit­tot lig­ga i fick­an, i väskan, till höger på skrivbor­det, till vän­ster eller i högen med det som du ska hantera se’n, nå‘ngång. Nu lig­ger det anti­n­gen i inbox­en (men inte så länge till), eller på det enda ställe du sam­lar dina kvit­ton inför att du skriv­er reseräkn­ing en gång i månaden.

Hur gör du?

Hur gör du för att hål­la skrivbor­det rent, så du slip­per dis­tra­heras av allt mate­r­i­al i högar­na du ändå inte job­bar med just nu?

Kom­mentera!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.