Det första av sju väldigt vanliga krångel jag tar upp i min bok ”Förenkla på jobbet - gör det krångliga lätt” är ...
När jag talar i telefon eller sitter i möte, föredrar jag att göra noteringar på papper. Använder jag ...
När allt klaffar i vårt arbete har vi tillgång till det vi behöver för att arbeta med våra uppgifter precis när vi behöver det. Vi tittar ...
På 3minTalk.com publiceras de närmaste veckorna fyra ...
Bank- och betaltjänstföretaget Klarna bad mig tipsa om fyra fokus-hack, det vill säga knep, som ...
När vi förbättrar vår struktur, skapar vi nya saker. Vi börjar använda ...
Att strukturera vårt arbete inbegriper till en del standardisering, det vill säga att vi inte ...
Då och då skriver vi lappar. När vi i ett telefonsamtal kommer överens om att vi ska göra något, noterar vi det kvickt på en gul lapp så att vi kommer ihåg det. När vi sitter och ...
Briljanta idéer kommer när som helst - ofta när vi gör något helt annat än sitter still i ...
Låt säga att du kan något som en kollega inte kan och du vill lära den här kollegan hur det går till. Det behöver inte vara ...
Det blir så lätt mer av allting överallt - digitala dokument, till exempel. Vi sparar undan och sparar undan, skapar nya och lägger dit. Där vi sparar hamnar allt fler filer - nya och gamla, temporärt praktiska och långsiktigt avgörande.
Även om vi oftast söker fram de dokument vi behöver (och därmed sällan är inne i mapparna eller på platserna och tittar omkring), händer det att vi stannar upp och frågar oss vilken av de sju nästan likadant namngivna filerna i sökresultatet eller i mappen som är den rätta filen vi vill åt. Vi tvekar, gissar och öppnar en av dem. Nej, det var inte den vi var ute efter. Kanske var det den bredvid? Ja, just det, det var rätt.
En hastig inbromsning
Vi hindras i vår framfart och även om vi såklart inte måste ha full fart hela tiden hela dagen, är det smått frustrerande att behöva stanna upp oönskat. Åtminstone jag tar hellre en paus när jag vill det än när jag plötsligt tvingas till det.
Lite och ofta istället för mycket och aldrig
Det är gott att sträva efter att göra sig av med de inaktuella filerna så att de vi letar bland i större utsträckning är de aktuella, eftersom det då torde gå fortare att hitta rätt. Men, hur ofta avsätter vi tid till att rensa bort gammalt? När blir filstädningen någonsin den högst prioriterade uppgiften? Förmodligen när det bara inte går längre, när fil-oredan är så graverande att den lägger riktig hämsko på våra möjligheter att nå de mål vi ansvarar för. Jag gissar att först då är uppgiften “Rensa gamla filer” såväl viktig som brådskande.
Då är det så dags. Fram till dess, när det inte var så illa men ändå allt annat än enkelt, har vi lidit och frustat över vilken ansträngande hinderlöpning det inneburit att hoppa över fel fil efter fel fil för att till sist landa på den vi verkligen var ute efter.
Men, om vi snabbgallrar helt kort där vi ändå är när vi ska “plocka upp” ett dokument, blir det ett uns mer rensat utan att vi behöver anstränga oss nämnvärt.
Gör så här
Vill du lite raskare än tidigare hitta den fil du behöver i fortsättningen, gör så här:
Lättare hittat och oerhört mycket skönare
Om du rensar helt kort och lätt där du ändå är och letar efter något, får du successivt allt färre oväsentliga dokument att leta bland. Du städar förvisso inte bland allt du har sparat, men du gör det där du oftast är inne och “tittar” om dagarna. Även om ansträngningen är liten, blir den upplevda effekten därför högst påtaglig. På detta sätt behöver du inte heller avsätta någon extra tid till gallringen. Och, om du är som jag, kommer du ofta att få känna den befriande känsla det skänker att bli av med åtminstone något. Nog är det en poäng i sig.
Hur gör du?
Hur gör du för att enkelt rensa undan så att inaktuella dokument inte “ligger i vägen” för de aktuella du vill åt? Kommentera och berätta.
När jag för ett tag sedan lät ett av dessa blogginlägg handla om att rensa bland filer där vi är när vi ändå är där och bad om läsares tips om hur de gör för att hålla nere antalet digitala dokument, var det flera som ...
En central aspekt av struktur, och kanske det många först associerar med ordet, är att sortera något i någon slags ordning. Tja, själva ordet “sortera” betyder ju ...
Häromveckan, i ett samtal med en kund som hade bekymmer med hur de skulle sprida nödvändiga kunskaper till flera ...
Att etablera nya vanor och börja göra saker på annat sätt än tidigare är understundom en utmaning ...
