Strukturbloggen

Trots dina ido­ga struk­tur-ansträngningar hän­der det att du upp­täck­er att du fått för myck­et av något och att du behöver rensa. 

Måhän­da har det upp­stått en hög av pap­per (eller flera) och säk­ert har du ock­så upplevt att antalet mail i inbox­en är fler än du skulle önska. 

Du vet att du har för mån­ga mail när du kom­mer på dig med att bläd­dra ner och bläd­dra upp i lis­tan för att kol­la om du mis­sat något, fler än en gång per dag.

Har du tes­tat andra metoder och högar­na ändå är kvar, pro­va det här:

Vänd upp och ned. 

Vänd pap­per­shö­gen upp och ned så det under­s­ta kom­mer överst. Sortera inkom­mande-mail-lis­tan efter skick­at­da­tum i sti­gande ord­ning, så de äld­s­ta mailen lig­ger längst upp.

Snabb effekt fort istäl­let för att köra fast

För­mod­li­gen är det mer av mate­ri­alet som är passé i bot­ten än i top­pen, så om du bör­jar gå igenom det som är äldst, kom­mer du att kun­na slän­ga myck­et i bör­jan. Då känns det som att du fort får myck­et ren­sning gjord, vilket ock­så är fallet.

Om du däre­mot bör­jar med det senaste, är det myck­et lätt hänt att du upp­täck­er något som du bara måste göra nu direkt (måste bara svara på det mailet, måste bara ringa det där sam­talet et c). Knappt har du bör­jat ren­sa för­rän du är igång med något annat; det ena ger det andra och rätt som det är har dagen gått och inget har du rensat.

Gör så här

1. Vänd upp och ned, så att det som är äldst lig­ger längst upp.
2. För var­je objekt (mail, pap­per et c), bestäm dig för om det tar­var en att-göra-uppgift, om det är ett-bra-att-ha-mate­r­i­al, om det tar min­dre än två minut­er att göra (då gör du det direkt), om det är ett smärre pro­jekt (då läg­ger du till det på din pro­jek­töver­sikt), om det innebär att du vän­tar på något från någon annan (då ska det upp på din vän­tar-på-lista) eller rent av om det är skräp (Grat­tis, du är av med det!)
3. Gå igenom hela högen/​maillistan tills du kom­mit till bot­ten (som ursprung­li­gen var toppen).
4. Nu trodde du kanske att jag skulle säga att du skulle vän­da till­ba­ka på högen när du är klar, så rätt sida kom upp igen. Nej, självk­lart finns det ingen hög kvar. Det som var bra-att-ha har du sorter­at in i ditt smar­ta sys­tem för ref­er­ens­ma­te­r­i­al, det som var skräp och det som du inte behövde ha kvar har du slängt, det som du behöver vid ett känt tillfälle i framti­den har du lagt i din tick­ler file.
5. Fix­at!

Hur gör du?

Hur gör du för att bli av med högar­na av pap­per och mail om det trots allt skulle upp­stå sådana i ett svagt ögonblick? Låt mig och andra få veta genom att läm­na en kommentar.