Strukturbloggen

Kän­ner du igen dig i att du återkom­mande gör uppgifter som är pré­cis vad du gjort tidi­gare, men för en annan månad, för ett annat pro­jekt eller annan kund? 

Det kan hand­la om att ta fram sta­tis­tik, göra en månatlig rap­por­ter­ing, ini­tiera en lever­ans till en ny kund el dyl. Kanske läste du för ett tag sedan ett struk­tur­tips där jag rådde dig att göra en enkel check­lista över alla steg i uppgifter du gör då och då, så du sedan slip­per ansträn­ga dig med att dra dig till minnes hur det är du brukar göra när du … (vad det nu hand­lar om). 

Kän­ner du ock­så igen dig i att du har så myck­et att göra att du inte mäk­tar med att ta fram fina, kom­plet­ta, väl­struk­tur­erade check­lis­tor eller process­beskrivningar? Det är van­ligt att dra sig för att införa ett verk­tyg som verk­li­gen skulle under­lät­ta, av den enda anled­nin­gen att det känns så mastigt att kom­ma igång med själ­va verk­tyget i sig, även om vi vet att det skulle vara nyt­tigt för oss.

Känn dig inte upp­giv­en — världen är så trevligt beskaf­fad att du inte behöver göra en kom­plett doku­men­ta­tion av var­je rutin. Det räck­er med litet grann, i syn­ner­het dess början.

En sak vi kan lära av folkmusike®n

Jag har näm­li­gen en god fiol­spel­mans­vän som är en rik­tigt sli­pad folk­musik­er. Om du är bevan­drad i den sven­s­ka folk­musiken, vet du att det finns otroligt mån­ga låtar och att man säl­lan spelar efter not­er. Så, det vill till att man kom­mer ihåg hur alla bitar går när man ska spela tillsammans.

Istäl­let för att bära med sig några kar­tonger med not­er, har hon en myck­et tunnare packe not­blad där hon har skriv­it ut hur var­je låt (som hon kan) bör­jar, t ex de fyra förs­ta tak­ter­na. Bör­jar hon spela de förs­ta tak­ter­na efter not­er, kom­mer hon raskt på hur fort­sät­tnin­gen är och hur resten av låten går, så då är hon igång. 

Det där kän­ner jag igen. Kom­mer jag bara igång, går ofta resten av sig själv. Det fina är att vi kan nyt­t­ja den erfaren­heten när det gäller att beskri­va våra rutiner.

Gör så här

1. Välj en av alla de ruti­n­er, uppgifter, sak­er du gör unge­fär likadant då och då.
2. När du ska göra den näs­ta gång, öpp­na ett tomt doku­ment i din favoritordbehandlare.
3. Om det känns över­mäk­tigt att beskri­va hela ruti­nen, bör­ja med de få förs­ta ste­gen, t ex de förs­ta tre. Skriv ​“Först …”, ​“Sedan …” och ​“Och efter det, …” all­tefter­som du kom­mer på hur det är du brukar göra.
4. Nöj dig med doku­men­ta­tio­nen efter dessa förs­ta tre steg och spara check­lis­tan på det enda ställe där du sparar dina check­lis­tor (så du lätt hit­tar den) och döp den till något rik­tigt beskri­vande filnamn.
5. Näs­ta gång det är dags att göra ruti­nen, leta upp check­lis­tan med de tre förs­ta ste­gen och följ den.
6. Lägg märke till om du fort­sät­ter med uppgiften av bara farten eller om du skulle behö­va beskri­va resten av ste­gen ock­så, för att check­lis­tan ska vara till hjälp. Justera om du behöver.
7. Tyck­er du att det funkar, doku­mentera bör­jan på en rutin till och en till, et c.

Det­ta är nyttan

Gör du trösklar­na för att kom­ma igång låga med den här meto­den, kom­mer du att hin­na mer, efter­som ställti­den mel­lan uppgifter min­skar, efter­som du kom­mer snab­bare igång, efter­som du läg­ger min­dre tid på att dra dig till minnes hur du gjorde senast. Dessu­tom är det skönt att inte skju­ta upp sådant du drar dig för på grund av att du inte rik­tigt minns hur du gjorde.
Risken med att bara doku­mentera bör­jan på uppgifter är att du kanske inte minns hur du ska fort­sät­ta när du tag­it de tre ste­gen du skriv­it ned. Då står du där.
Kan du leva med den risken, njut av att du slip­per göra så kom­plet­ta check­lis­tor och åt att du ändå drar stor nyt­ta av det arbete du redan gjort tidigare.
Det funger­ar för min fiol­spelande vän — kanske funger­ar det för dig.

Hur gör du?

Hur gör du för att slip­pa tän­ka efter så myck­et när du bara ska göra en ruti­n­uppgift? Låt mig och andra läsare veta genom att läm­na en kommentar.