Gör trösklarna låga | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

20 apr.

Gör trösklarna låga


Datum: 2011-04-20 15:38

Kän­ner du igen dig i att du återkom­mande gör uppgifter som är pré­cis vad du gjort tidi­gare, men för en annan månad, för ett annat pro­jekt eller annan kund? 

Det kan hand­la om att ta fram sta­tis­tik, göra en månatlig rap­por­ter­ing, ini­tiera en lever­ans till en ny kund el dyl. Kanske läste du för ett tag sedan ett struk­tur­tips där jag rådde dig att göra en enkel check­lista över alla steg i uppgifter du gör då och då, så du sedan slip­per ansträn­ga dig med att dra dig till minnes hur det är du brukar göra när du … (vad det nu hand­lar om). 

Kän­ner du ock­så igen dig i att du har så myck­et att göra att du inte mäk­tar med att ta fram fina, kom­plet­ta, väl­struk­tur­erade check­lis­tor eller process­beskrivningar? Det är van­ligt att dra sig för att införa ett verk­tyg som verk­li­gen skulle under­lät­ta, av den enda anled­nin­gen att det känns så mastigt att kom­ma igång med själ­va verk­tyget i sig, även om vi vet att det skulle vara nyt­tigt för oss.

Känn dig inte upp­giv­en — världen är så trevligt beskaf­fad att du inte behöver göra en kom­plett doku­men­ta­tion av var­je rutin. Det räck­er med litet grann, i syn­ner­het dess början.

En sak vi kan lära av folkmusike®n

Jag har näm­li­gen en god fiol­spel­mans­vän som är en rik­tigt sli­pad folk­musik­er. Om du är bevan­drad i den sven­s­ka folk­musiken, vet du att det finns otroligt mån­ga låtar och att man säl­lan spelar efter not­er. Så, det vill till att man kom­mer ihåg hur alla bitar går när man ska spela tillsammans.

Istäl­let för att bära med sig några kar­tonger med not­er, har hon en myck­et tunnare packe not­blad där hon har skriv­it ut hur var­je låt (som hon kan) bör­jar, t ex de fyra förs­ta tak­ter­na. Bör­jar hon spela de förs­ta tak­ter­na efter not­er, kom­mer hon raskt på hur fort­sät­tnin­gen är och hur resten av låten går, så då är hon igång. 

Det där kän­ner jag igen. Kom­mer jag bara igång, går ofta resten av sig själv. Det fina är att vi kan nyt­t­ja den erfaren­heten när det gäller att beskri­va våra rutiner.

Gör så här

  1. Välj en av alla de ruti­n­er, uppgifter, sak­er du gör unge­fär likadant då och då.
  2. När du ska göra den näs­ta gång, öpp­na ett tomt doku­ment i din favoritordbehandlare.
  3. Om det känns över­mäk­tigt att beskri­va hela ruti­nen, bör­ja med de få förs­ta ste­gen, t ex de förs­ta tre. Skriv Först …”, Sedan …” och Och efter det, …” all­tefter­som du kom­mer på hur det är du brukar göra.
  4. Nöj dig med doku­men­ta­tio­nen efter dessa förs­ta tre steg och spara check­lis­tan på det enda ställe där du sparar dina check­lis­tor (så du lätt hit­tar den) och döp den till något rik­tigt beskri­vande filnamn.
  5. Näs­ta gång det är dags att göra ruti­nen, leta upp check­lis­tan med de tre förs­ta ste­gen och följ den.
  6. Lägg märke till om du fort­sät­ter med uppgiften av bara farten eller om du skulle behö­va beskri­va resten av ste­gen ock­så, för att check­lis­tan ska vara till hjälp. Justera om du behöver.
  7. Tyck­er du att det funkar, doku­mentera bör­jan på en rutin till och en till, et c.

Det­ta är nyttan

Gör du trösklar­na för att kom­ma igång låga med den här meto­den, kom­mer du att hin­na mer, efter­som ställti­den mel­lan uppgifter min­skar, efter­som du kom­mer snab­bare igång, efter­som du läg­ger min­dre tid på att dra dig till minnes hur du gjorde senast. Dessu­tom är det skönt att inte skju­ta upp sådant du drar dig för på grund av att du inte rik­tigt minns hur du gjorde.
Risken med att bara doku­mentera bör­jan på uppgifter är att du kanske inte minns hur du ska fort­sät­ta när du tag­it de tre ste­gen du skriv­it ned. Då står du där.
Kan du leva med den risken, njut av att du slip­per göra så kom­plet­ta check­lis­tor och åt att du ändå drar stor nyt­ta av det arbete du redan gjort tidigare.
Det funger­ar för min fiol­spelande vän — kanske funger­ar det för dig.

Hur gör du?

Hur gör du för att slip­pa tän­ka efter så myck­et när du bara ska göra en ruti­n­uppgift? Låt mig och andra läsare veta genom att läm­na en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.