STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

20 Apr

Gör trösklarna låga


Datum: 2011-04-20 15:38 Kommentarer: 0 st

Känner du igen dig i att du återkommande gör uppgifter som är precis vad du gjort tidigare, men för en annan månad, för ett annat projekt eller annan kund?

Det kan handla om att ta fram statistik, göra en månatlig rapportering, initiera en leverans till en ny kund el dyl. Kanske läste du för ett tag sedan ett strukturtips där jag rådde dig att göra en enkel checklista över alla steg i uppgifter du gör då och då, så du sedan slipper anstränga dig med att dra dig till minnes hur det är du brukar göra när du ... (vad det nu handlar om).

Känner du också igen dig i att du har så mycket att göra att du inte mäktar med att ta fram fina, kompletta, välstrukturerade checklistor eller processbeskrivningar? Det är vanligt att dra sig för att införa ett verktyg som verkligen skulle underlätta, av den enda anledningen att det känns så mastigt att komma igång med själva verktyget i sig, även om vi vet att det skulle vara nyttigt för oss.

Känn dig inte uppgiven - världen är så trevligt beskaffad att du inte behöver göra en komplett dokumentation av varje rutin. Det räcker med litet grann, i synnerhet dess början.

En sak vi kan lära av folkmusike(r)n

Jag har nämligen en god fiolspelmansvän som är en riktigt slipad folkmusiker. Om du är bevandrad i den svenska folkmusiken, vet du att det finns otroligt många låtar och att man sällan spelar efter noter. Så, det vill till att man kommer ihåg hur alla bitar går när man ska spela tillsammans.

Istället för att bära med sig några kartonger med noter, har hon en mycket tunnare packe notblad där hon har skrivit ut hur varje låt (som hon kan) börjar, t ex de fyra första takterna. Börjar hon spela de första takterna efter noter, kommer hon raskt på hur fortsättningen är och hur resten av låten går, så då är hon igång.

Det där känner jag igen. Kommer jag bara igång, går ofta resten av sig själv. Det fina är att vi kan nyttja den erfarenheten när det gäller att beskriva våra rutiner.

Gör så här

  1. Välj en av alla de rutiner, uppgifter, saker du gör ungefär likadant då och då.
  2. När du ska göra den nästa gång, öppna ett tomt dokument i din favoritordbehandlare.
  3. Om det känns övermäktigt att beskriva hela rutinen, börja med de få första stegen, t ex de första tre. Skriv “Först ...”, “Sedan ...” och “Och efter det, ...” allteftersom du kommer på hur det är du brukar göra.
  4. Nöj dig med dokumentationen efter dessa första tre steg och spara checklistan på det enda ställe där du sparar dina checklistor (så du lätt hittar den) och döp den till något riktigt beskrivande filnamn.
  5. Nästa gång det är dags att göra rutinen, leta upp checklistan med de tre första stegen och följ den.
  6. Lägg märke till om du fortsätter med uppgiften av bara farten eller om du skulle behöva beskriva resten av stegen också, för att checklistan ska vara till hjälp. Justera om du behöver.
  7. Tycker du att det funkar, dokumentera början på en rutin till och en till, et c.

Detta är nyttan

Gör du trösklarna för att komma igång låga med den här metoden, kommer du att hinna mer, eftersom ställtiden mellan uppgifter minskar, eftersom du kommer snabbare igång, eftersom du lägger mindre tid på att dra dig till minnes hur du gjorde senast. Dessutom är det skönt att inte skjuta upp sådant du drar dig för på grund av att du inte riktigt minns hur du gjorde.
Risken med att bara dokumentera början på uppgifter är att du kanske inte minns hur du ska fortsätta när du tagit de tre stegen du skrivit ned. Då står du där.
Kan du leva med den risken, njut av att du slipper göra så kompletta checklistor och åt att du ändå drar stor nytta av det arbete du redan gjort tidigare.
Det fungerar för min fiolspelande vän - kanske fungerar det för dig.

Hur gör du?

Hur gör du för att slippa tänka efter så mycket när du bara ska göra en rutinuppgift? Låt mig och andra läsare veta genom att lämna en kommentar.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.