STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

16 Mar

Lek kontor och skapa en smidigare ?jobbvardag!


Datum: 2011-03-16 15:31 Kommentarer: 0 st

När du märker att något har fallit mellan stolarna, när du inte lyckats fullfölja en uppgift så som du hade tänkt, när det blivit högar om och om igen, fast du inte vill det, när du kommer efter igen, även om du jobbade undan i söndags, då har jag ett förslag på vad du kan göra:

Lek kontor.

Du vet, när du var liten kanske du liksom jag hade en leksakslåda med allt för “det lilla postkontoret” eller “handelsboden”.

Med de leksakerna köpte och sålde du varor, tog emot pengar, stämplade, skrev kvitton och annat. Du övade på att jobba på kontor och på att interagera med kunder, kollegor och leverantörer.

Det där var inte så dumt, faktiskt. Du lekte dig fram till arbetssätt (“en lek”) som fungerade. Om något inte riktigt klaffade, använde du din rika fantasi för att snabbt hitta en lösning. Det kan du göra idag också, som vuxen.

Om du märker att något i din jobbvardagstruktur fallerar, kan du behöva kliva ur din vanliga kontext (ur ditt vanliga kontor, bort från ditt skrivbord) för att se på hur du arbetar på ett “utifrån”-sätt. Du får ett annat perspektiv och ser klarare vad som inte fungerar, vad som saknas och vad du behöver åtgärda.

Gör så här

  1. Ta dig till en tom whiteboard eller ta helt enkelt ett tomt, blankt blad i liggande format.
  2. Rita upp ditt skrivbord och de strukturverktyg du har. De kan vara en inkorg, ett bra-att-ha-material-system, en mailbox, en att-göra-lista, tja, allt det där jag brukar tala om i strukturtipsen.
  3. Tänk igenom vilka typer av material som du får till dig, t ex
    • Leverantörsfakturor
    • Beställningar
    • Inbjudningar
    • Information
    • Idéer
    • Kollegor som frågar efter saker
  4. Låtsas att det är vilken vardag som helst och att något dyker upp:

    • Ett mail med en förfrågan från en ny kund
    • Fakturan på det där du fick levererat i förra veckan
    • Ett telefonsamtal från en kollega på resa
    • En briljant idé om en tjänst som kommer att bräda konkurrenterna
  5. Bestäm dig för var du ska göra av det.
  6. Rita en pil från där det kommer in (t ex i mailboxen) till där du gör av det (t ex att-göra-listan).??Var vaksam,

    • Du får inte lägga pappret/fakturan/mailet i en hög
    • Du får inte läsa mailet och sedan bara låta det ligga kvar i mailboxen
    • Du får inte släppa telefonsamtalet vind för våg, utan bestäm dig för vad som är nästa, konkreta steg som du kan göra i en ansats
  7. Antingen är det skräp, eller så är det ”bra att ha”-material, eller så är det ”behöver då, sen, men inte nu”-information, eller en tvåminutare eller en att-göra-uppgift eller en någongång/kanske-idé, eller ett projekt eller något du väntar på från andra. ??Något av detta är det och för detta något behöver du ha ett och endast ett ställe du bestämt dig för och en metod för att lägga in det där, så det är lätt för dig att göra det.
  8. Lägg märke till de typsituationer då det inte är självklart vart materialet ska. Det är inte självklart heller i verkligheten och det är här det skapas högar och det är här du stoppar undan materialet på det där fiffiga stället du sedan glömmer av var någonstans det var. Märker du att du tvekar och börjar dra dig mot högen, är det en indikation på att du saknar ett strukturverktyg.
  9. Om processen går fort och är självklar, är allt gott. Om du märker att något inte är optimalt, bestäm dig för vad du ska köpa, skapa eller fixa för att din kontorsvardagsprocess ska bli ett snäpp bättre.

Mer tid till det som är viktigt

Förfinar du dina vardagsprocesser så de alla går riktigt smidigt, kommer du att ha mer energi och tid över till det som är viktigt i din verksamhet, i ditt jobb och för dig själv. Du blir mindre frustrerad, mindre stressad och istället känner du dig mer handlingskraftig i vardagen.

Genom att leka kontor ser du tydligt vad du saknar för komponenter i ditt struktur-system. Just därför kan du snabbt ta tag i saken och skaffa det du saknar, så kunder eller kollegor inte faller mellan stolarna igen.

Hur gör du?

Hur gör du för att förbättra dina personliga processer så du jobbar smidigare och smidigare?

Välkommen att kommentera nedan.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

Commenting is not available in this channel entry.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.