Lek kontor och skapa en smidigare ?jobbvardag! | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

16 mars

Lek kontor och skapa en smidigare ?jobbvardag!


Datum: 2011-03-16 15:31

När du märk­er att något har fal­lit mel­lan sto­lar­na, när du inte lyck­ats fullföl­ja en uppgift så som du hade tänkt, när det bliv­it högar om och om igen, fast du inte vill det, när du kom­mer efter igen, även om du job­bade undan i söndags, då har jag ett förslag på vad du kan göra:

Lek kon­tor.

Du vet, när du var liten kanske du lik­som jag hade en lek­sak­slå­da med allt för det lil­la postkon­toret” eller han­dels­bo­den”.

Med de lek­sak­er­na köpte och sålde du varor, tog emot pen­gar, stäm­plade, skrev kvit­ton och annat. Du övade på att job­ba på kon­tor och på att inter­agera med kun­der, kol­le­gor och leverantörer.

Det där var inte så dumt, fak­tiskt. Du lek­te dig fram till arbetssätt (“en lek”) som funger­ade. Om något inte rik­tigt klaf­fade, använde du din rika fan­tasi för att snabbt hit­ta en lös­ning. Det kan du göra idag ock­så, som vuxen.

Om du märk­er att något i din job­b­vardagstruk­tur fall­er­ar, kan du behö­va kli­va ur din van­li­ga kon­text (ur ditt van­li­ga kon­tor, bort från ditt skrivbord) för att se på hur du arbe­tar på ett utifrån”-sätt. Du får ett annat per­spek­tiv och ser klarare vad som inte funger­ar, vad som sak­nas och vad du behöver åtgärda.

Gör så här

  1. Ta dig till en tom white­board eller ta helt enkelt ett tomt, blankt blad i lig­gande format.
  2. Rita upp ditt skrivbord och de struk­turverk­tyg du har. De kan vara en inko­rg, ett bra-att-ha-mate­r­i­al-sys­tem, en mail­box, en att-göra-lista, tja, allt det där jag brukar tala om i strukturtipsen.
  3. Tänk igenom vil­ka typer av mate­r­i­al som du får till dig, t ex 
    • Lever­an­törs­fak­tur­or
    • Beställ­ningar
    • Inbjud­ningar
    • Infor­ma­tion
    • Idéer
    • Kol­le­gor som frå­gar efter saker
  4. Låt­sas att det är vilken vardag som helst och att något dyk­er upp:

    • Ett mail med en för­frå­gan från en ny kund
    • Fak­tu­ran på det där du fick lev­er­erat i för­ra veckan
    • Ett tele­fon­sam­tal från en kol­le­ga på resa
    • En bril­jant idé om en tjänst som kom­mer att brä­da konkurrenterna
  5. Bestäm dig för var du ska göra av det.
  6. Rita en pil från där det kom­mer in (t ex i mail­box­en) till där du gör av det (t ex att-göra-listan).??Var vaksam,

    • Du får inte läg­ga pappret/​fakturan/​mailet i en hög
    • Du får inte läsa mailet och sedan bara låta det lig­ga kvar i mailboxen
    • Du får inte släp­pa tele­fon­sam­talet vind för våg, utan bestäm dig för vad som är näs­ta, konkre­ta steg som du kan göra i en ansats
  7. Anti­n­gen är det skräp, eller så är det bra att ha”-material, eller så är det behöver då, sen, men inte nu”-information, eller en tvåmin­utare eller en att-göra-uppgift eller en någongång/kanske-idé, eller ett pro­jekt eller något du vän­tar på från andra. ??Något av det­ta är det och för det­ta något behöver du ha ett och endast ett ställe du bestämt dig för och en metod för att läg­ga in det där, så det är lätt för dig att göra det.
  8. Lägg märke till de typ­si­t­u­a­tion­er då det inte är självk­lart vart mate­ri­alet ska. Det är inte självk­lart heller i verk­ligheten och det är här det ska­pas högar och det är här du stop­par undan mate­ri­alet på det där fif­fi­ga stäl­let du sedan glöm­mer av var någon­stans det var. Märk­er du att du tvekar och bör­jar dra dig mot högen, är det en indika­tion på att du sak­nar ett strukturverktyg.
  9. Om processen går fort och är självk­lar, är allt gott. Om du märk­er att något inte är opti­malt, bestäm dig för vad du ska köpa, ska­pa eller fixa för att din kon­torsvardagsprocess ska bli ett snäpp bättre.

Mer tid till det som är viktigt

För­fi­nar du dina vardagsprocess­er så de alla går rik­tigt smidigt, kom­mer du att ha mer ener­gi och tid över till det som är vik­tigt i din verk­samhet, i ditt jobb och för dig själv. Du blir min­dre frus­tr­erad, min­dre stres­sad och istäl­let kän­ner du dig mer han­dlingskraftig i vardagen.

Genom att leka kon­tor ser du tydligt vad du sak­nar för kom­po­nen­ter i ditt struk­tur-sys­tem. Just där­för kan du snabbt ta tag i sak­en och skaf­fa det du sak­nar, så kun­der eller kol­le­gor inte fall­er mel­lan sto­lar­na igen.

Hur gör du?

Hur gör du för att för­bät­tra dina per­son­li­ga process­er så du job­bar smidi­gare och smidigare?

Välkom­men att kom­mentera nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.