Hur du skapar ordning bland dokumenten i datorn | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

18 feb.

Hur du skapar ordning bland dokumenten i datorn


Datum: 2011-02-18 09:27
Två manshänder skriver på ett laptoptangentbord; i förgrunden visas digitala mappar i ordning

Hur har du det egentli­gen med alla dina dig­i­ta­la doku­ment och filer? 

Är de sprid­da litet varstans? Några på datorskrivbor­det, några som bilagor i mejl i mejl­pro­gram­met, en hel del på oli­ka ställen i mol­net, och så de där tryck­sak­er­na i pdf-for­mat som du fick air­drop­pade till dig på mötet på reklam­byrån (var lade du dem någon­stans sedan, för­resten?), för att inte tala om de gam­la fil­er­na från den för­ra datorn som du sparat undan på en extern hård­disk du lade i en låda. 


För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:


Kanske har du för­må­nen att job­ba i en större organ­i­sa­tion och därmed har du de mes­ta doku­menten i er Share­point och vis­sa mer per­son­li­ga sak­er på den pri­va­ta” ytan som bara du har till­gång till? Och så var det det där pro­jek­tet du är med i, där ni lagrar pro­jek­t­doku­menten i ett virtuellt pro­jek­trum” så alla kom­mer åt dem.

Eller, har du kanske alla fil­er i en enda klump i Mina dokument”?

Pap­per­shö­gar är åtmin­stone bra på en sak

Ja, det blir lätt mån­ga oli­ka ställen. Pap­per­shö­gar har inte mån­ga förtjän­ster, men en av dem (förtjän­ster­na, allt­så) är att de i alla fall syns. Värre är det med högen” av dig­i­ta­la doku­ment i en mapp någon­stans. Den syns inte för­rän du har den pré­cis fram­för dig.

Hur myck­et tid vill du läg­ga på att leta?

Om du inte har en med­veten och genomtänkt struk­tur för alla dina dig­i­ta­la fil­er, är de svårare att hit­ta när du väl behöver dem, vilket tar län­gre tid än vad det skulle behö­va göra (för att inte tala om frus­tra­tion för att du måste leta). 

Visst, använ­der du ett smart index­erings- och sökverk­tyg som Alfred (MacOS), Microsoft Pow­er­Toys Run (Win) eller för den delen Spot­light (MacOS) och Microsoft Search (Win), kan du hit­ta det du sök­er rätt så snabbt, men minns du inte vad du kallade doku­mentet eller gis­sar fel på ett ord det innehåller, tar det län­gre tid att söka fram det än om du kunde ste­ga dig ner i mapp­struk­turen till just den mapp som rep­re­sen­ter­ar det där pro­jek­tet som du dri­ver med den där kun­den just nu.

Risk för dub­bla ver­sion­er av sam­ma dokument

Ju mer ostruk­tur­erad din mapp­struk­tur är, desto större risk är det att du sparar en ny ver­sion av doku­mentet på ett annat ställe (istäl­let för att skri­va över den gam­la ver­sio­nen), efter­som du inte kom­mer ihåg var du lade den för­ra och rätt som det är har du två vari­anter av det. Vilken ver­sion gäller?

Kom­mer allt verk­li­gen med på backupen?

Har du fil­er både här och där är det ock­så svårt att vara säk­er på att du tar back­up på allt du vill säk­er­het­skopiera. Har du en tydlig struk­tur på dina map­par, kan du i back­up­pro­gram­met bara klic­ka i längst upp i trädet att du vill backup:a allt under.

Om du däre­mot har fil­er­na sprid­da på mån­ga ställen, behöver du leta upp alla ställen där du har fil­er och klic­ka i att du vill säk­er­het­skopiera dem.

Fick du bort allt?

Det­sam­ma gäller när du inte alls vill ha kvar doku­menten, utan tvär­tom vill bli av med dem.

Tänk att du köper en ny dator och vill töm­ma den gam­la på allt som är ditt. Har du fil­er­na sprid­da här och där, är det ett him­la sjå att se till att du tar bort allt. Hade du haft det i en enda träd­struk­tur, skulle du kun­na dra upp trädet ifrå­ga med roten och göra dig av med det i en handvändning.

OK, jag tror du fat­tat poän­gen. Kanske slår jag redan in en öppen dörr.

Genomtänkt och med­veten struktur

Ska­pa en genomtänkt och med­veten mapp­struk­tur för dina dig­i­ta­la fil­er och doku­ment. Strä­va efter att ha så få oli­ka ställen som möjligt för dem, d v s så få ställen som möjligt där du skulle behö­va leta för att hit­ta det du söker.

Men, hur skulle själ­va mapp­struk­turen kun­na se ut? Lägg upp den förs­ta nivån map­par efter t ex något av föl­jande perspektiv:

  • Ämne­som­rå­den, t ex Ekono­mi, Mark­nads­föring, Strate­giskt, Personal
  • Intressen­ter, t ex Kun­der, Lever­an­tör­er, Myn­digheter, Press, Pro­jek­t­grupp A,
  • Tid, t ex 2021, 20222023
  • Eller kom­bi­na­tion­er därav:
    • Ekono­mi
      • 2021
      • 2022
    • Mark­nads­föring
    • Kun­der
      • Kund A
      • Kund B
        • Pro­jekt a
          • Pro­jek­t­grupp a
          • Styr­grupp a
      • Kund C
    • Strate­giskt

Det väsentli­ga är att du själv (och de du arbe­tar till­sam­mans med, om det rör sig om en gemen­sam struk­tur) upplever struk­turen som naturlig.

Gör så här

  1. Bestäm dig för vilken typ av struk­tur du föredrar
  2. Ska­pa en tom mapp var du vill. Den här map­pen får rep­re­sen­tera roten.
  3. I den nya, tom­ma map­pen, lägg upp de map­par du vill ha i förs­ta nivån av trädet.
  4. Från alla de ställen där du har doku­ment idag, som du vill slå ihop till ett, fly­t­ta fil­er och map­par till den just påbör­jade träd­struk­turen, så du suc­ces­sivt gör den till det ställe som gäller.
  5. Ändra inställ­ningar­na i de appar du använ­der, så att de som stan­dard sparar doku­ment någon­stans i din träd­struk­tur (och inte där Microsoft, Apple, Adobe eller någon annan gis­sar att alla vill ha dem).

Du kom­mer att ha mer koll på vart du har ditt mate­r­i­al. Är mapp­struk­turen enty­dig och kon­sekvent, kom­mer du läg­ga min­dre tid på att leta efter fil­er, du kom­mer att slip­pa göra om sak­er beroende på att du inte hit­tar var du lade doku­mentet ifrå­ga och du kom­mer lättare kun­na vara säk­er på att du i din säk­er­het­skopier­ing får med alla fil­er som du verk­li­gen inte vill förlora.

Ren­sa utan ansträngning

När du fly­t­tar data till det nya stäl­let, hit­tar du en mas­sa fil­er och doku­ment du inte behöver. Släng dem, eller arkivera någon­stans där du slip­per se dem.

Du får en fräsch nys­tart”, som om du nyss bytt jobb och fly­t­tar in på ett tomt kon­tor, fullt med möjligheter.

Hur gör du?

Hur ser din mapp­struk­tur ut? Berät­ta för mig om det som funkar kanon för dig!

(Du, har du gjort en dig­i­ta­la-doku­ment-kar­ta? Den tror jag skulle hjäl­pa dig.)

Vänsterhand med röda naglar håller i en telefon som handens ägare tittar på

Mer sådant här?

Du kan få fler alldeles gratis strukturtips i veckobrev, videor, podd, böcker och andra format. De handlar inte bara om mappstruktur utan också om att prioritera, hantera mejl smidigt, få bättre fokus och mycket mer.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.