Blogg / Kategorier / Projekt

Tyvärr är det inte bara mail, telefonsamtal och goda idéer som vi behöver ta hand om i vardagen, utan de flesta av oss har också en strid ström av inkommande pappersmaterial att hantera.

Brev kommer via posten, lappar kommer från kollegor, mötesanteckningar från oss själva och kvitton från när vi lunchat.

Det är lätt hänt att ...

Att vara effektiv för sig själv som vore man isolerad i en egen bubbla är en sak, men hur blir det då vi ska jobba ihop med andra, i ett projekt eller i en vanlig arbetsgrupp?

Så fort vi är fler än en, är det lätt hänt att ...

Det finns vissa saker vi har att göra som, likt en ettrig högsommarflugas ständiga surrande, retar oss så till den milda grad att vi låter för mycket tid och energi gå åt till att gräma oss eller gruva oss eller rent av gå omkring riktigt irriterade.

Vi tappar perspektiven och de där störande sakerna känns inte bara väldigt många utan ...

En av mina främsta inspirationskällor är att läsa bloggar. Ur min blogglista i Google Reader får jag idéer till nya strukturtips, till nya sätt att förpacka mina tjänster fysiskt, till innovativa sätt att marknadsföra min verksamhet.

En av de mest välskrivna och välskötta bloggar jag följer är…

Tycker du att det är jobbigt att sammanställa genomförda aktiviteter i ett projekt eller ett uppdrag i syfte att skriva en rapport eller fakturera upparbetad tid?

Får detta till följd att du sitter inpå småtimmarna för att få klart rapporten i tid eller till att du fakturerar långt senare än du skulle vilja?

Kan det jobbiga bero på att det är arbetssamt att i efterhand dra dig till minnes vad du gjort när och hur länge?

??Här kommer fem enkla tips på hur du kan göra processen gôrenkel.

En av de mest värdefulla komponenterna i ett strukturerat, effektivt, personligt arbetssätt är veckogenomgången.

Om du i vardagen slutför och lägger till uppgifter i att-göra-listan så att det är ett kontinuerligt in- och utflöde av uppgifter, är det i och för sig gott. Ofta tenderar dock bara de uppgifter som känns aktuella för stunden bli slutförda, t ex de som är sist tillagda eller de som du nyss blivit påmind av någon att göra et c.

Litet varstans i listan kan det finnas uppgifter som du lade till för några månader sedan, som är viktiga för din verksamhet, men som du inte kunde agera på just då. Nu kanske är precis rätt tid att genomföra en sådan uppgift och om du inte med jämna mellanrum går igenom hela din lista, kan den försvinna i mängden.

Det är här ...

Under hösten har jag haft glädjen att hjälpa en avdelning i stadsdelen Lundby inom Göteborgs Stad att förbättra sin vardags-jobbstruktur. Vi har arbetat med hur man kan hantera mail på ett effektivare sätt, hur man kan få översikt över de projekt man driver, hur man jobbar systematiskt med sin att-göra-lista, och annat.

Ett av de stora glädjeämnena i mitt arbete är ...

Upplever du, liksom jag, då och då att du bara avverkar uppgift efter uppgift, gör detaljerad sak efter detaljerad sak och att det är som att allt bara snurrar på utan att du hinner reflektera över vilken vecka det är och vad som är inplanerat nästa månad? Det är en sak att vara i ett skönt flöde av att “allt klaffar” och du går från klarhet till klarhet och får en massa saker gjort, men det är inte den typ av situation jag menar.

Det tillstånd jag syftar på kan du kanske märka genom att du upplever att det bara antingen är fredag eller måndag hela tiden, att du slås av häpnad att ett visst möte var “redan denna vecka?!” eller att du tycks få ont om tid på slutet av allt du gör. Du “ser inte skogen för alla träd”, för att använda ett månne slitet, men belysande uttryck.

Lösningen för mig är att ...

Också i höst har jag haft uppdrag för Drivhusets Spira Företag-projekt, där 10 tämligen nystartade företag får hjälp att bygga verksamheten under sex månader.

Min roll var att tidigt i projektet föreläsa och hålla workshop om hur man formulerar en långsiktig vision och hur man bryter ner den i mer konkreta mål och milstolpar att vägledas av i vardagen. Någon månad senare träffade jag varje företagare på tu man hand för att hjälpa dem med deras specifika frågeställningar när det gäller att ta företaget dit man vill så enkelt som möjligt.

När jag träffade ...

Vi är många som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäktar med och trivs med. Man kan lätt uppfatta det som att man är offer för omständigheterna när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effektiv genom att jobba strukturerat även här.

Här är fem konkreta tips på hur du kan arbeta effektivare med inkommande mail.

Igår torsdag hade jag förmånen att tala på Connect Västs återkommande frukostseminarium i magnifika Taube-salen på Elite Park Avenue Hotel här i Göteborg.

Dryga 60 entreprenörer, styrelseproffs, investerare, revisorer, VDar, forskare m fl fick sig till livs fyra tumregler för att etablera och bibehålla god personlig struktur.

När det gäller struktur, ...

Har du, liksom jag, någon gång tänkt en tanke som att “jag skulle verkligen vilja arbeta på det där sättet, börja göra så där, men jag har aldrig tid till att börja med det; det är så mycket hela tiden”? Kanske handlar det om att vara bättre förberedd till möten, kanske om att använda att-göra-listor, kanske om att notera vad ni kom överens om efter kundmötet, kanske något annat.

Det fina är att…