Håll din arbetsbelastning i schack | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

20 mars

Håll din arbetsbelastning i schack


Datum: 2013-03-20 10:17

Om du har en ten­dens att tac­ka ja till för myck­et och sedan ångrar dig, efter­som du får för myck­et att göra, då är du inte ensam.

Du är heller inte utan hjälp.

Till­hör du dem för vil­ka det ständigt kör ihop sig och som får job­ba över fler kväl­lar i veck­an än vad som är önskvärt, då är du i gott säll­skap av mån­ga jag möter dagligen.

Kanske kan dagens blog­gin­lägg pas­sa dig.

Syn­lig­gör det nu osynliga

Såvi­da du inte bara arbe­tar när du sit­ter i möte, är din veckas arbet­skvot fylld långt innan kalen­dervyn är så full av möten att den ser ut som en välka­k­lad badrumsvägg.

Tit­tar vi i vår kalen­der, blir tiden vi behöver för att göra uppgifter på egen hand täm­li­gen osyn­lig, vilket lätt led­er till att vi tackar ja till möten och aktiviteter så länge det finns en lucka.

Men, gör du ock­så på egen hand”-tiden tydlig för dig själv, ska­par du ett san­ningsen­ligt under­lag för beslut när du får erb­ju­dande om att göra något innan ett visst datum och när du får en mötesinbjudan.

Tyd­lighet gör det enklare att ta rätt beslut

Gör där­för en plan över all den tid du redan har inteck­nad för arbete, out­ta­lat eller inte. Du kan till exem­pel använ­da Excel eller något annat kalkyl­bladsverk­tyg för det här. Då ser du näm­li­gen snabbt och lätt hur myck­et du verk­li­gen har att göra framöver och mäng­den tid du har till nya åtaganden.

Gör så här

  1. Tit­ta igenom din kalen­der för det­ta år och leta efter deadlines.

  2. Om du inte redan gjort det, lista alla pro­jekt du dri­ver eller deltar i under året.

  3. Ska­pa ett kalkyl­blad med nam­nen på pro­jek­ten och dina dead­lines i kolum­nen längst till vänster.

  4. Lägg veck­on­um­ren 1 – 52 i kolum­n­er­na B och åt höger.

  5. För var­je dead­line, fun­dera på hur myck­et tid per vec­ka du behöver job­ba och när, från och med idag fram till deadline.

  6. Lägg in antalet tim­mar per vec­ka i respek­tive cell i kalkylbladet.

  7. Hur myck­et tid behöver du läg­ga var­je vec­ka i de oli­ka pro­jek­ten? Lägg ock­så in dessa tim­mar för var­je vec­ka du arbe­tar i projekten.

  8. Info­ga en rad direkt under raden med veck­on­um­mer. Gör där en formel som sum­mer­ar alla veck­ans upp­bokade tim­mar. Där ser du nu dina redan inteck­nade arbet­stim­mar för var vecka.

  9. Vill du göra det än tydli­gare för dig, lägg in en formel som automa­tiskt mark­er­ar veck­on­um­ret rik­tigt ill­rött när antalet bokade tim­mar över­stiger en lämplig sum­ma. Jag har valt att sig­nalera vid 30 bokade tim­mar, efter­som jag räk­nar med att jag behöver 10 tim­mar för att hantera mail, admin­is­tra­ti­va uppgifter och oförutsed­da händelser.

  10. Vill du, gör du lätt ett dia­gram över inteck­nade tim­mar per vec­ka, så du ock­så grafiskt får ett hum om när du kom­mer att ha myck­et att göra. I fort­sät­tnin­gen, innan du glatt säger Javisst!” när någon frå­gar om du till exem­pel kan ta ans­var för att sjösät­ta den där nya lös­nin­gen, kon­sul­tera din totaltid­plan och se om du har utrymme de veck­or det skulle vara aktuellt.

Så fort du läg­ger in några nya tim­mar i kalky­lar­ket, var upp­märk­sam på om någon vec­ka plöt­sligt passer­ar gränsvärdet för vad som är av dig önskad upp­bokad tid. Lyser det rött (eller hur du valt att sig­nalera det), bloc­ka helt soni­ka all till synes ledig tid i kalen­dern för den veck­an, så du inte frestas att läg­ga in ytterli­gare möten, fastän du egentli­gen inte har tid.

Bät­tre fördel­ning ger bät­tre utdelning

Om du i förväg sum­mer­ar den tid du vet att du kom­mer att vara upp­ta­gen var­je vec­ka framöver, kan du med god fram­förhåll­ning se när en vec­ka är full”. Även om du ännu har mötes­bokn­ings­fria luck­or i kalen­dern, kan du lätt bli varse att du inte har utrymme för ett föres­laget möte, utan att det får bli först veck­an där­på. Det­ta hel­hets­grepp gör dig till herre över din egen planer­ing istäl­let för att du råkar ut för att det ideli­gen blir mer att göra om dagar­na än du tänkt dig (och mår bra av).

Hur gör du?

Hur gör du för att förut­spå din arbets­be­last­ning? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.