Strukturbloggen

Det finns en upp­sjö av oli­ka nyck­eltal och processverk­tyg som kan visa hur dina pro­jekt prester­ar för tillfäl­let, men inget förmed­lar en så snabb och rättvis bild som team-medlem­mar­nas egna ord — face to face.

Att regel­bund­na pro­jek­t­möten är helt avgörande för pro­jek­tets framgång är det nog få som förnekar, men prob­lemet med möten är att så fort man sät­ter sig ner så har mötet en ten­dens att alltid ta 1 timme.
Och 1 timme är myck­et tid om det involver­ar ett helt team av dyra konsulter.

Sedan ett år till­ba­ka pro­jek­tled­er jag ett fler­tal team med hjälp av agi­la arbetsme­toder, i syn­ner­het Scrum. Det finns väldigt mån­ga delar inom Scrum-mod­ellen som jag påstår går att applicera på bety­dligt fler verk­samheter än web­byråer, och ​“Dai­ly Scrum Standup” är en sån del.

Vad är Dai­ly Scrum Standup?

Ett Standup-möte är ett pro­jek­t­möte man har med hela teamet var­je dag (med fördel direkt på mor­gonen) där alla pre­sen­ter­ar en sta­tusup­p­da­ter­ing. Den­na semi-realtid­sup­p­da­ter­ing är en enkel kon­troll som hjälper teamet att kom­mu­nicera, självor­gan­is­era, göra rätt pri­or­i­teringar, iden­ti­fiera och undan­rö­ja hin­der, samt ger en bild av hur pro­jek­tet prester­ar totalt och om allt går enligt plan.

Hur du lyckas med super­ef­fek­ti­va Standup-möten

• Möte­na bör vara sam­ma tid och på sam­ma plats var­je dag, helst vid en ​“Task board” så teamet kan upp­dat­era och visa aktuell sta­tus för sina sysslor
• Möte­na måste bör­ja i tid
• Standups bör ha en varak­tighet på 15 minut­er eller mindre
• Låt en pro­jek­tledare (eller Scrum Mas­ter) hål­la i taktpinnen
• Möte­na ska hål­las stående (med fördel i en ring), för att upp­muntra till ett kort möte. Därav nam­net ​“Standup”
• Tillåt inga avvikelser från den fast­ställ­da agen­dan (se nedan). Behövs andra punk­ter tas upp? Boka ett sep­a­rat möte
• Låt en per­son i taget ge sin sta­tus­rap­port, medan alla andra lyssnar
• Tillåt intressen­ter utan­för teamet när­vara vid mötet, men inte delta

Team-medlem­mar­na bör for­mulera sin sta­tusup­p­da­ter­ing genom att svara på föl­jande 3 frå­gor (varken mer eller mindre):

• Vad gjorde du igår?
• Vad ska du göra idag?
• Ser du några hin­der i ditt arbete?

Genom den här mötes­for­men får pro­jek­tledaren en bra koll på läget i pro­jek­tet, och får en möj­lighet att agera på de hin­der som team-medlem­mar­na lyfter upp.
Givetvis kan man (och bör) justera mötes­for­men med tiden för att försö­ka matcha pro­jek­tens varierande behov och förut­sät­tningar. Men för att förstå for­matet rek­om­mender­ar jag att bör­ja med strik­ta Standup-möten under några veckor.

Vad har du för erfaren­heter av Standup-möten och lik­nande mötes­former? Berät­ta gär­na i kommentarsfältet.

- Fredrik Lyreskog, Pro­duc­tion Manager

Fredrik blog­gar van­ligtvis om dig­i­tal mark­nads­föring på Wol​ber​.se, och har en förkär­lek till con­tent mar­ket­ing, pro­duk­tivitet och dig­i­ta­la affär­er. Han job­bar idag som Pro­duc­tion Man­ag­er på Cre­una, Nor­dens ledande web­byrå. Det innebär en vardag med agil pro­jek­tled­ning åt några av Nor­dens störs­ta aktör­er inom sina branscher.
Fredrik trivs med böki­ga Mul­ti Site-plat­tfor­mar med hun­dratals webb­platser, kom­plexa kam­pan­jlös­ningar i flera län­der, och höga krav på mät­bara, affärsmäs­si­ga resul­tat. Du når hon­om enklast på Twit­ter och LinkedIn.

Fredrik är en av 2013 års som­mar­blog­gare på Struk­tur­bloggen. I år har vi valt ut en hand­full per­son­er vi tyck­er har särskilt intres­san­ta tankar när det gäller struk­tur. Du hit­tar alla som­mar­blog­gares inlägg här.

Foto: Drew Stephens/Flickr.com (CC)