STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

17 Jul

Hur man får 100% koll på sina projekt på 15 minuter


Datum: 2013-07-17 12:00 Kommentarer: 0 st

Det finns en uppsjö av olika nyckeltal och processverktyg som kan visa hur dina projekt presterar för tillfället, men inget förmedlar en så snabb och rättvis bild som team-medlemmarnas egna ord - face to face.

Att regelbundna projektmöten är helt avgörande för projektets framgång är det nog få som förnekar, men problemet med möten är att så fort man sätter sig ner så har mötet en tendens att alltid ta 1 timme.
Och 1 timme är mycket tid om det involverar ett helt team av dyra konsulter.

Sedan ett år tillbaka projektleder jag ett flertal team med hjälp av agila arbetsmetoder, i synnerhet Scrum. Det finns väldigt många delar inom Scrum-modellen som jag påstår går att applicera på betydligt fler verksamheter än webbyråer, och "Daily Scrum Standup" är en sån del.

Vad är Daily Scrum Standup?

Ett Standup-möte är ett projektmöte man har med hela teamet varje dag (med fördel direkt på morgonen) där alla presenterar en statusuppdatering. Denna semi-realtidsuppdatering är en enkel kontroll som hjälper teamet att kommunicera, självorganisera, göra rätt prioriteringar, identifiera och undanröja hinder, samt ger en bild av hur projektet presterar totalt och om allt går enligt plan.

Hur du lyckas med supereffektiva Standup-möten

  • Mötena bör vara samma tid och på samma plats varje dag, helst vid en "Task board" så teamet kan uppdatera och visa aktuell status för sina sysslor
  • Mötena måste börja i tid
  • Standups bör ha en varaktighet på 15 minuter eller mindre
  • Låt en projektledare (eller Scrum Master) hålla i taktpinnen
  • Mötena ska hållas stående (med fördel i en ring), för att uppmuntra till ett kort möte. Därav namnet "Standup"
  • Tillåt inga avvikelser från den fastställda agendan (se nedan). Behövs andra punkter tas upp? Boka ett separat möte
  • Låt en person i taget ge sin statusrapport, medan alla andra lyssnar
  • Tillåt intressenter utanför teamet närvara vid mötet, men inte delta

Team-medlemmarna bör formulera sin statusuppdatering genom att svara på följande 3 frågor (varken mer eller mindre):

  • Vad gjorde du igår?
  • Vad ska du göra idag?
  • Ser du några hinder i ditt arbete?

Genom den här mötesformen får projektledaren en bra koll på läget i projektet, och får en möjlighet att agera på de hinder som team-medlemmarna lyfter upp.
Givetvis kan man (och bör) justera mötesformen med tiden för att försöka matcha projektens varierande behov och förutsättningar. Men för att förstå formatet rekommenderar jag att börja med strikta Standup-möten under några veckor.

Vad har du för erfarenheter av Standup-möten och liknande mötesformer? Berätta gärna i kommentarsfältet.

- Fredrik Lyreskog, Production Manager

Fredrik bloggar vanligtvis om digital marknadsföring på Wolber.se, och har en förkärlek till content marketing, produktivitet och digitala affärer. Han jobbar idag som Production Manager på Creuna, Nordens ledande webbyrå. Det innebär en vardag med agil projektledning åt några av Nordens största aktörer inom sina branscher.
Fredrik trivs med bökiga Multi Site-plattformar med hundratals webbplatser, komplexa kampanjlösningar i flera länder, och höga krav på mätbara, affärsmässiga resultat. Du når honom enklast på Twitter och LinkedIn.

Fredrik är en av 2013 års sommarbloggare på Strukturbloggen. I år har vi valt ut en handfull personer vi tycker har särskilt intressanta tankar när det gäller struktur. Du hittar alla sommarbloggares inlägg här.

Foto: Drew Stephens/Flickr.com (CC)

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.