Fem sätt att hålla koll på dina deadlines | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

28 jan.

Fem sätt att hålla koll på dina deadlines


Datum: 2014-01-28 09:02

Nu har säsongen kom­mit igång på rik­tigt. Om det blir som det brukar, kom­mer det att vara fullt spett ända fram till mid­som­mar för de fles­ta av oss.

I inten­si­va peri­oder är det än vik­ti­gare än annars att arbe­ta med rätt sak i rätt tid. Det är knappt om tim­mar och myck­et är det som ska ros i hamn under våren. Ju län­gre fram­förhåll­ning vi har, desto mer rätt kan vi fördela vår tid över de pro­jekt och verk­samhet­som­rå­den vi ans­varar för.

Jag gis­sar att ock­så du har en hand­full dead­lines utsprid­da under de när­maste månader­na; dead­lines som anger när det du ans­varar för ska vara klart, avrap­porter­at, inläm­nat, lev­er­erat, utfört, pro­duc­er­at eller något annat.

Skaf­fa överblick
Tydlig­gör dina dead­lines för den när­maste tiden på ett sätt som ger dig en utmärkt överblick över när vad ska vara klart och när fram till dess du arbe­tar med att få det just klart.

Då slip­per du vak­na upp en mor­gon i panik över insik­ten att det redan är på tors­dag du ska lev­er­era. Istäl­let kan du läg­ga upp ditt arbete så att du får mest gjort när det pas­sar dig bäst, både vad gäller ditt schema och din ork.

Men, hur och var kan vi ska­pa en suverän överblick över våra deadlines?

Gör så här
Här kom­mer fem exempel:

  1. Års­planal­manac­ka på väggen
    • Köp en års­plan i pap­pers­for­mat och mark­era datu­men för dead­line med en färg som verk­li­gen stick­er ut.
    • Häng upp års­pla­nen på väggen och gör en plan för när du ska hin­na göra job­bet som krävs.
    • På den förtryck­ta års­pla­nen har alla datum redan sina rutor och du slip­per läg­ga tid och ener­gi på att des­igna upp­ställ­nin­gen. Å andra sidan får du leva med den estetik som bjuds istäl­let för att sät­ta din egen prägel på din planering.

  2. Han­dri­tad tid­slin­je på rullpapper
    • Gå till en väl­sorter­ad pap­per­shan­del och köp rit­pap­per på rulle.
    • Till­ba­ka på kon­toret, rul­la ut så mån­ga meter som året är långt och rita där­på en tid­slin­je från novem­ber till okto­ber näs­ta år. Dela in lin­jen i månad­er och mark­era med en avvikande pen­na dina deadlines.
    • För veck­o­r­na fram till var­je dead­line, rita in fält som är smala då de rep­re­sen­ter­ar en tim­mas arbete i veck­an och myck­et bredare då det hand­lar om heltid­sar­bete. På så sätt får du lätt en upp­fat­tning om hur upplåst i dead­lin­eanknutet arbete du kom­mer att vara var­je vec­ka och i vilken utsträck­n­ing du är till­gäng­lig för att lösa uppgifter som dyk­er upp ad hoc. — Häf­ta fast en blom­ster­pinne i var­je ände, så du lätt rullar ihop och upp tid­slin­jen vid behov, eller sätt upp hela kar­tan på väggen med följd att du aldrig undgår den.

  3. Årshjul
    • Rita upp året som ett hjul uppde­lat i tolv månadssek­tion­er. Mark­era dina dead­lines i avvikande färg och låt en vis­are ange var i hjulet du befinner dig i dag.

  4. Dig­i­talt tidslinje-system
    • Lägg in dina dead­lines i ett dig­i­talt sys­tem, såsom open source-verk­tyget Time­Flow där du lätt åskådlig­gör för­fal­lo­da­tum i kalender‑, dia­gram- eller tid­slin­jevy, utan att själv behö­va rita så mycket.

  5. Klock­slagslösa kalen­der­bokningar i dig­i­tal kalender
    • Lägg in dina dead­lines som klock­slagslösa bokningar i din dig­i­ta­la kalender.
    • Skriv gär­na en tag i boknin­gens namn, till exem­pel “[Dead­line]” så de stick­er ut bland alla de andra mötes­bokningar­na. Eller, ska­pa en egen kat­e­gori med skrikig färg som du kat­e­goris­er­ar dead­line-boknin­gen med. Då syns de tydligt ock­så i månads-vyn.
    • Läg­ger du dina dead­lines i din dig­i­ta­la kalen­der, är de ständigt med dig vid datorn, i tele­fo­nen och på webben. Beroende på hur din kalen­der­ap­p­lika­tion kan visa bokningar­na i oli­ka vyer, kan det vara litet si och så med överblick­en, dock.

Se över var­je vecka
Vad du än väl­jer för verk­tyg för att lätt se dina kom­mande dead­lines, se till att inklud­era det­ta i din veck­ogenomgång. Åtmin­stone en gång i veck­an, skum­ma igenom över­sik­ten och upp­dat­era dig på när vad ska vara klart och boka in tid i kalen­dern då du ska slut­föra det­ta om du behöver för att hin­na i tid.

God fram­förhåll­ning istäl­let för med andan i halsen
Om du ska­par en tydlig över­sikt över dina dead­lines för det när­maste året, kom­mer du att kän­na större tryg­ghet i att du gör rätt sak i rätt tid, efter­som du lätt kan säk­er­stäl­la att inget av dina åta­gan­den fall­er mel­lan sto­lar­na (om du upp­dat­er­ar kar­tan, det vill säga). Du får ett mer proak­tivt arbetssätt, då du med större fram­förhåll­ning och oftare lätt upp­dat­er­ar dig på vil­ka dead­lines du har och när de inträffar.

Hur gör du?
Hur ser din dead­line-över­sikt ut? Skriv en kom­men­tar och berätta. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.