Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Jag gis­sar att ock­så du har en hand­full dead­lines utsprid­da under de när­maste månader­na; dead­lines som anger när det du ans­varar för ska vara klart, avrap­porter­at, inläm­nat, lev­er­erat, utfört, pro­duc­er­at eller något annat.

Skaf­fa överblick

Tydlig­gör dina dead­lines för den när­maste tiden på ett sätt som ger dig en utmärkt överblick över när vad ska vara klart och när fram till dess du arbe­tar med att få det just klart.

Då slip­per du vak­na upp en mor­gon i panik över insik­ten att det redan är på tors­dag du ska lev­er­era. Istäl­let kan du läg­ga upp ditt arbete så att du får mest gjort när det pas­sar dig bäst, både vad gäller ditt schema och din ork.

Men, hur och var kan vi ska­pa en suverän överblick över våra deadlines?

Gör så här

Här kom­mer fem exempel:

1. Års­planal­manac­ka på väggen
   • Köp en års­plan i pap­pers­for­mat och mark­era datu­men för dead­line med en färg som verk­li­gen stick­er ut.
   • Häng upp års­pla­nen på väggen och gör en plan för när du ska hin­na göra job­bet som krävs.
   • På den förtryck­ta års­pla­nen har alla datum redan sina rutor och du slip­per läg­ga tid och ener­gi på att des­igna upp­ställ­nin­gen. Å andra sidan får du leva med den estetik som bjuds istäl­let för att sät­ta din egen prägel på din planering.
2. Han­dri­tad tid­slin­je på rullpapper
   • Gå till en väl­sorter­ad pap­per­shan­del och köp rit­pap­per på rulle.
   • Till­ba­ka på kon­toret, rul­la ut så mån­ga meter som året är långt och rita där­på en tid­slin­je från novem­ber till okto­ber näs­ta år. Dela in lin­jen i månad­er och mark­era med en avvikande pen­na dina deadlines.
   • För veck­o­r­na fram till var­je dead­line, rita in fält som är smala då de rep­re­sen­ter­ar en tim­mas arbete i veck­an och myck­et bredare då det hand­lar om heltid­sar­bete. På så sätt får du lätt en upp­fat­tning om hur upplåst i dead­lin­eanknutet arbete du kom­mer att vara var­je vec­ka och i vilken utsträck­n­ing du är till­gäng­lig för att lösa uppgifter som dyk­er upp ad hoc. — Häf­ta fast en blom­ster­pinne i var­je ände, så du lätt rullar ihop och upp tid­slin­jen vid behov, eller sätt upp hela kar­tan på väggen med följd att du aldrig undgår den.
3. Årshjul
   • Rita upp året som ett hjul uppde­lat i tolv månadssek­tion­er. Mark­era dina dead­lines i avvikande färg och låt en vis­are ange var i hjulet du befinner dig i dag.
4. Dig­i­talt tidslinje-system
   • Lägg in dina dead­lines i ett dig­i­talt sys­tem, såsom open source-verk­tyget Time­Flow där du lätt åskådlig­gör för­fal­lo­da­tum i kalender‑, dia­gram- eller tid­slin­jevy, utan att själv behö­va rita så mycket.
5. Klock­slagslösa kalen­der­bokningar i dig­i­tal kalender
   • Lägg in dina dead­lines som klock­slagslösa bokningar i din dig­i­ta­la kalender.
   • Skriv gär­na en tag i boknin­gens namn, till exem­pel “[Dead­line]” så de stick­er ut bland alla de andra mötes­bokningar­na. Eller, ska­pa en egen kat­e­gori med skrikig färg som du kat­e­goris­er­ar dead­line-boknin­gen med. Då syns de tydligt ock­så i månads-vyn.
   • Läg­ger du dina dead­lines i din dig­i­ta­la kalen­der, är de ständigt med dig vid datorn, i tele­fo­nen och på webben. Beroende på hur din kalen­der­ap­p­lika­tion kan visa bokningar­na i oli­ka vyer, kan det vara litet si och så med överblick­en, dock.

Se över var­je vecka

Vad du än väl­jer för verk­tyg för att lätt se dina kom­mande dead­lines, se till att inklud­era det­ta i din veck­ogenomgång. Åtmin­stone en gång i veck­an, skum­ma igenom över­sik­ten och upp­dat­era dig på när vad ska vara klart och boka in tid i kalen­dern då du ska slut­föra det­ta om du behöver för att hin­na i tid.

God fram­förhåll­ning istäl­let för med andan i halsen

Om du ska­par en tydlig över­sikt över dina dead­lines för det när­maste året, kom­mer du att kän­na större tryg­ghet i att du gör rätt sak i rätt tid, efter­som du lätt kan säk­er­stäl­la att inget av dina åta­gan­den fall­er mel­lan sto­lar­na (om du upp­dat­er­ar kar­tan, det vill säga). Du får ett mer proak­tivt arbetssätt, då du med större fram­förhåll­ning och oftare lätt upp­dat­er­ar dig på vil­ka dead­lines du har och när de inträffar.

Hur gör du?

Hur ser din dead­line-över­sikt ut? Berät­ta för mig. Jag vill höra.