STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

28 Jan

Fem sätt att hålla koll på dina deadlines


Datum: 2014-01-28 09:02 Kommentarer: 0 st

Nu har säsongen kommit igång på riktigt. Om det blir som det brukar, kommer det att vara fullt spett ända fram till midsommar för de flesta av oss.

I intensiva perioder är det än viktigare än annars att arbeta med rätt sak i rätt tid. Det är knappt om timmar och mycket är det som ska ros i hamn under våren. Ju längre framförhållning vi har, desto mer rätt kan vi fördela vår tid över de projekt och verksamhetsområden vi ansvarar för.

Jag gissar att också du har en handfull deadlines utspridda under de närmaste månaderna; deadlines som anger när det du ansvarar för ska vara klart, avrapporterat, inlämnat, levererat, utfört, producerat eller något annat.

Skaffa överblick
Tydliggör dina deadlines för den närmaste tiden på ett sätt som ger dig en utmärkt överblick över när vad ska vara klart och när fram till dess du arbetar med att få det just klart.

Då slipper du vakna upp en morgon i panik över insikten att det redan är på torsdag du ska leverera. Istället kan du lägga upp ditt arbete så att du får mest gjort när det passar dig bäst, både vad gäller ditt schema och din ork.

Men, hur och var kan vi skapa en suverän överblick över våra deadlines?

Gör så här
Här kommer fem exempel:

  1. Årsplanalmanacka på väggen
    • Köp en årsplan i pappersformat och markera datumen för deadline med en färg som verkligen sticker ut.
    • Häng upp årsplanen på väggen och gör en plan för när du ska hinna göra jobbet som krävs.
    • På den förtryckta årsplanen har alla datum redan sina rutor och du slipper lägga tid och energi på att designa uppställningen. Å andra sidan får du leva med den estetik som bjuds istället för att sätta din egen prägel på din planering.

  2. Handritad tidslinje på rullpapper
    • Gå till en välsorterad pappershandel och köp ritpapper på rulle.
    • Tillbaka på kontoret, rulla ut så många meter som året är långt och rita därpå en tidslinje från november till oktober nästa år. Dela in linjen i månader och markera med en avvikande penna dina deadlines.
    • För veckorna fram till varje deadline, rita in fält som är smala då de representerar en timmas arbete i veckan och mycket bredare då det handlar om heltidsarbete. På så sätt får du lätt en uppfattning om hur upplåst i deadlineanknutet arbete du kommer att vara varje vecka och i vilken utsträckning du är tillgänglig för att lösa uppgifter som dyker upp ad hoc. - Häfta fast en blomsterpinne i varje ände, så du lätt rullar ihop och upp tidslinjen vid behov, eller sätt upp hela kartan på väggen med följd att du aldrig undgår den.

  3. Årshjul
    • Rita upp året som ett hjul uppdelat i tolv månadssektioner. Markera dina deadlines i avvikande färg och låt en visare ange var i hjulet du befinner dig i dag.

  4. Digitalt tidslinje-system
    • Lägg in dina deadlines i ett digitalt system, såsom open source-verktyget TimeFlow där du lätt åskådliggör förfallodatum i kalender-, diagram- eller tidslinjevy, utan att själv behöva rita så mycket.

  5. Klockslagslösa kalenderbokningar i digital kalender
    • Lägg in dina deadlines som klockslagslösa bokningar i din digitala kalender.
    • Skriv gärna en tag i bokningens namn, till exempel "[Deadline]" så de sticker ut bland alla de andra mötesbokningarna. Eller, skapa en egen kategori med skrikig färg som du kategoriserar deadline-bokningen med. Då syns de tydligt också i månads-vyn.
    • Lägger du dina deadlines i din digitala kalender, är de ständigt med dig vid datorn, i telefonen och på webben. Beroende på hur din kalenderapplikation kan visa bokningarna i olika vyer, kan det vara litet si och så med överblicken, dock.

Se över varje vecka
Vad du än väljer för verktyg för att lätt se dina kommande deadlines, se till att inkludera detta i din veckogenomgång. Åtminstone en gång i veckan, skumma igenom översikten och uppdatera dig på när vad ska vara klart och boka in tid i kalendern då du ska slutföra detta om du behöver för att hinna i tid.

God framförhållning istället för med andan i halsen
Om du skapar en tydlig översikt över dina deadlines för det närmaste året, kommer du att känna större trygghet i att du gör rätt sak i rätt tid, eftersom du lätt kan säkerställa att inget av dina åtaganden faller mellan stolarna (om du uppdaterar kartan, det vill säga). Du får ett mer proaktivt arbetssätt, då du med större framförhållning och oftare lätt uppdaterar dig på vilka deadlines du har och när de inträffar.

Hur gör du?
Hur ser din deadline-översikt ut? Skriv en kommentar och berätta. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.