Gör dina nya vanor påtagliga och bärbara | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

12 feb.

Gör dina nya vanor påtagliga och bärbara


Datum: 2013-02-12 14:00

När du är i färd med att för­bät­tra din struk­tur på job­bet, är det stor san­no­likhet att du behöver ändra vis­sa vanor, d v s hur du hanter­ar vis­sa speci­fi­ka sit­u­a­tion­er i vardagen.

Det kan hand­la om hur du gör rent konkret när du anlänt till job­bet på mor­gonen och snabbt vill få stenkoll på vad du ska få gjort under dagen.

Det kan hand­la om hur du ska göra en med­veten pri­or­i­ter­ing när det bara är för myck­et helt plötsligt.

Det kan hand­la om hur du ska hantera de mail du fått så du både bibehåller din koll på läget och und­viker att mail­box­en fylls upp.

Det kan hand­la om hur du ska agera då du blir delegerad en uppgift och du vill försäkra dig om att utföra den till belåten­het i rätt tid.

Det kan hand­la om vad du gör med ett bril­jant för­bät­trings­förslag du får från en medarbetare. 

Eller, du kanske har för­fi­nat till det ytter­s­ta hur du snabbt och smidigt expe­dier­ar en order från en helt ny kund.

Snabbt svar på egen fråga

För att kom­ma ihåg hur du bestämt dig för att agera och etablera den nya vanan fullt ut, behöver du lätt påmin­na dig om den när du ham­nar i sit­u­a­tio­nen i frå­ga. Du ska kun­na frå­ga dig OK, då var jag här igen. Hur var det nu jag skulle göra?” och snabbt få svar.

Så, du behöver ha de nya vanor­na syn­li­ga och bärbara.

Gör så här

  1. Välj ett par nya vanor, arbetssätt, ruti­n­er eller process­er som du vill göra till självk­lara för dig.

    T ex kan det vara Så här gör jag när jag tar emot, behand­lar och lagrar undan mail.”

  2. Beskriv dem som processkar­tor (med boxar, pilar och romber) eller check­lis­tor, efter tycke och smak. Med check­lista menar jag allt­så en instruk­tion i for­men 1), 2), 3) et c

  3. Bestäm dig för om du vill bära med dig dessa beskrivningar dig­i­talt eller fysiskt. I det­ta mol­ntjän­ster­nas tide­varv kanske det frestar att väl­ja det dig­i­ta­la alter­na­tivet, men tänk på att det är helt avgörande att du snabbt kan få fram beskrivningar­na när du behöver dem, utan att behö­va klic­ka, dra, klic­ka, vän­ta, zooma et c och utan att du måste ha bra mobiltäck­n­ing just i det rum du råkar vara.

    Det finns ock­så en risk att du glöm­mer av att beskrivnin­gen ens finns, efter­som du så säl­lan råkar se den när den döl­jer sig så effek­tivt djupt ner på disken.

  4. Men, väl­jer du den dig­i­ta­la, lät­tup­p­dat­er­ade vägen, spara beskrivningar­na som bilder (processkar­tor­na) respek­tive textdoku­ment (check­lis­tor­na) och syn­ka över dem till mobilen eller lägg dem i en tjänst som Ever­note, Drop­box eller någon annan lagringstjänst med total portabilitet.

  5. Kän­ner du mer för den fysiska for­men, skriv ut kar­tor­na och lis­tor­na i fick­for­mat och plas­ta in dem, t ex med hjälp av fif­fi­ga plas­t­fick­or från Janoplast (som jag inte har något samar­bete med, för tyd­lighets skull).

    Eller, spraylim­ma in dem i en mjuk, tunn anteck­n­ings­bok, t ex i Mole­sk­ines min­s­ta variant.

  6. För­vara anteck­n­ings­bo­ken eller de inplas­tade kor­ten på ett ställe där du alltid enkelt kan nå dem. Tänk till här och hit­ta ett rik­tigt lät­till­gäng­ligt ställe, för om du är som jag, är det till och med för hög tröskel med två moment, till exem­pel att dra isär en dragked­ja och sedan öpp­na ett lock.

  7. Närhelst du tvekar på hur det var du bestämde dig för att göra i fort­sät­tnin­gen för att resul­tatet skulle bli sådär extra bra, ta fram beskrivnin­gen och påminn dig själv. Spill inte tid på att försö­ka dra dig till minnes och slipp behö­va bör­ja om på grund av att du mis­sade ett moment i början.

Stöd på arm­längds avstånd

Om du beskriv­er dina för­fi­nade arbetssätt som processkar­tor eller som check­lis­tor och har dem lät­till­gäng­li­ga i din vardag, kom­mer du snab­bare etablera de nya vanor­na. Du har dem som ett nära stöd att ha till­hands så länge du behöver det. Det är större chans att du gör rätt från bör­jan och slip­per läg­ga tid, ener­gi och pen­gar på att rät­ta till det som bliv­it fel. När den dagen kom­mer då du ska lära upp någon annan, är ruti­n­er­na redan beskriv­na och med min­i­mal ansträngn­ing förmed­lar du ditt sätt att arbeta.

Hur gör du?

Hur gör du för att åskådlig­göra dina ruti­n­er och arbetssätt så att du lätt förmed­lar dem till andra? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.