STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

12 Feb

Gör dina nya vanor påtagliga och bärbara


Datum: 2013-02-12 14:00 Kommentarer: 0 st

När du är i färd med att förbättra din struktur på jobbet, är det stor sannolikhet att du behöver ändra vissa vanor, d v s hur du hanterar vissa specifika situationer i vardagen.

Det kan handla om hur du gör rent konkret när du anlänt till jobbet på morgonen och snabbt vill få stenkoll på vad du ska få gjort under dagen.

Det kan handla om hur du ska göra en medveten prioritering när det bara är för mycket helt plötsligt.

Det kan handla om hur du ska hantera de mail du fått så du både bibehåller din koll på läget och undviker att mailboxen fylls upp.

Det kan handla om hur du ska agera då du blir delegerad en uppgift och du vill försäkra dig om att utföra den till belåtenhet i rätt tid.

Det kan handla om vad du gör med ett briljant förbättringsförslag du får från en medarbetare.

Eller, du kanske har förfinat till det yttersta hur du snabbt och smidigt expedierar en order från en helt ny kund.

Snabbt svar på egen fråga

För att komma ihåg hur du bestämt dig för att agera och etablera den nya vanan fullt ut, behöver du lätt påminna dig om den när du hamnar i situationen i fråga. Du ska kunna fråga dig “OK, då var jag här igen. Hur var det nu jag skulle göra?” och snabbt få svar.

Så, du behöver ha de nya vanorna synliga och bärbara.

Gör så här

  1. Välj ett par nya vanor, arbetssätt, rutiner eller processer som du vill göra till självklara för dig.

    T ex kan det vara “Så här gör jag när jag tar emot, behandlar och lagrar undan mail.”

  2. Beskriv dem som processkartor (med boxar, pilar och romber) eller checklistor, efter tycke och smak. Med checklista menar jag alltså en instruktion i formen 1), 2), 3) et c

  3. Bestäm dig för om du vill bära med dig dessa beskrivningar digitalt eller fysiskt. I detta molntjänsternas tidevarv kanske det frestar att välja det digitala alternativet, men tänk på att det är helt avgörande att du snabbt kan få fram beskrivningarna när du behöver dem, utan att behöva klicka, dra, klicka, vänta, zooma et c och utan att du måste ha bra mobiltäckning just i det rum du råkar vara.

    Det finns också en risk att du glömmer av att beskrivningen ens finns, eftersom du så sällan råkar se den när den döljer sig så effektivt djupt ner på disken.

  4. Men, väljer du den digitala, lättuppdaterade vägen, spara beskrivningarna som bilder (processkartorna) respektive textdokument (checklistorna) och synka över dem till mobilen eller lägg dem i en tjänst som Evernote, Dropbox eller någon annan lagringstjänst med total portabilitet.

  5. Känner du mer för den fysiska formen, skriv ut kartorna och listorna i fickformat och plasta in dem, t ex med hjälp av fiffiga plastfickor från Janoplast (som jag inte har något samarbete med, för tydlighets skull).

    Eller, spraylimma in dem i en mjuk, tunn anteckningsbok, t ex i Moleskines minsta variant.

  6. Förvara anteckningsboken eller de inplastade korten på ett ställe där du alltid enkelt kan nå dem. Tänk till här och hitta ett riktigt lättillgängligt ställe, för om du är som jag, är det till och med för hög tröskel med två moment, till exempel att dra isär en dragkedja och sedan öppna ett lock.

  7. Närhelst du tvekar på hur det var du bestämde dig för att göra i fortsättningen för att resultatet skulle bli sådär extra bra, ta fram beskrivningen och påminn dig själv. Spill inte tid på att försöka dra dig till minnes och slipp behöva börja om på grund av att du missade ett moment i början.

Stöd på armlängds avstånd

Om du beskriver dina förfinade arbetssätt som processkartor eller som checklistor och har dem lättillgängliga i din vardag, kommer du snabbare etablera de nya vanorna. Du har dem som ett nära stöd att ha tillhands så länge du behöver det. Det är större chans att du gör rätt från början och slipper lägga tid, energi och pengar på att rätta till det som blivit fel. När den dagen kommer då du ska lära upp någon annan, är rutinerna redan beskrivna och med minimal ansträngning förmedlar du ditt sätt att arbeta.

Hur gör du?

Hur gör du för att åskådliggöra dina rutiner och arbetssätt så att du lätt förmedlar dem till andra? Skriv gärna en kommentar och berätta.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.