STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

17 Oct

Om man frågar får man svar


Datum: 2012-10-17 12:00 Kommentarer: 0 st

Vill du kunna arbeta så ostörd som möjligt?



Vill du kunna delegera uppgifter utan att för den skull behöva förklara i detalj än en gång hur du vill ha det gjort?



Vill du bli mindre avbruten av kollegor som ställer dig frågor som du har svarat på tidigare och som du helst inte vill lägga tid på?



Gör en personlig FAQ.

Svara på frågan innan den ställs

“FAQ” står för “Frequently asked questions” och är ett begrepp hämtat från världen av diskussionsgrupper på internet.

Ursprungligen var en FAQ en lista över ofta förekommande frågor och deras respektive svar, som publicerades för att dessa frågor inte skulle ställas av nytillkomna om och om igen och därmed urvattna innehållet i diskussionsgruppen.



Blir du ofta avbruten av kollegor som “bara ska kolla en grej med dig” eller om du vill underlätta för den du delegerat en viss uppgift till, kan också du göra en FAQ.

FAQ:en kan dels innehålla frågor du ofta får, dels frågor du gissar att du kommer att få när den du delegerat till väl börjar arbeta med uppgiften.

Låt andra bli oberoende av dig

Om dina kollegor (eller projektdeltagare, eller kunder för den delen) lätt hittar svar på sina frågor i en FAQ, kommer de snabbt vidare när de stött på problem. De blir inte bromsade i sitt arbete, de kan snabbare ge korrekta svar till kunden och du kan fokusera på de uppgifter du vikt för dig själv.

Gör så här

  • I dess enklaste form kan FAQ:en vara ett textdokument (en enkel textfil, ett Worddokument eller motsvarande) med varje fråga som en rubrik och dess svar som brödtext därunder.
    Undrar man något, kan man i första hand söka efter något nyckelord i frågan och lätt hitta rätt (om frågan finns, det vill säga).
  • Lägg dokumentet i en av era gemensamma mappar där dina kollegor kommer åt det, som en sida i intranätet eller i ert dokumenthanteringssystem om ni använder det. Eller, dela den med vem som helst via Dropbox.com eller Google Docs.
  • Om du inte vill hänvisa dina frågeställare till en FAQ som ibland kan upplevas opersonlig, kan du använda den för dig själv.
    De färdigformulerade svaren på frågorna kan du kopiera och klistra in i ett mail som svar på frågan, så du slipper formulera det om och om igen.
  • För växande nytta över tid, lägg till nya frågor så fort du kommer på eller får dem ställda till dig, så att FAQ:en blir en ständigt växande kunskapsbank.

Resultatet är effektivitet

Otaliga är de gånger jag hittat svar på mina frågor i FAQ:ar och varje gång är jag så tacksam för att jag sluppit vänta länge på ett svar. Skapar du en FAQ, gör du både dig själv och den som ställer dig frågor en stor tjänst.

Hur gör du?

Hur gör du för att hjälpa dina kollegor få ett svar snabbt, så du får mer tid till dina högprioriterade uppgifter? Skriv mer än gärna en kommentar och dela med dig!

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.