Om man frågar får man svar | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

17 okt.

Om man frågar får man svar


Datum: 2012-10-17 12:00

Vill du kun­na arbe­ta så ostörd som möjligt?



Vill du kun­na delegera uppgifter utan att för den skull behö­va förk­lara i detalj än en gång hur du vill ha det gjort?



Vill du bli min­dre avbruten av kol­le­gor som ställer dig frå­gor som du har svarat på tidi­gare och som du helst inte vill läg­ga tid på?



Gör en per­son­lig FAQ.

Svara på frå­gan innan den ställs

FAQ” står för Fre­quent­ly asked ques­tions” och är ett begrepp häm­tat från världen av diskus­sion­s­grup­per på internet. 

Ursprung­li­gen var en FAQ en lista över ofta förekom­mande frå­gor och deras respek­tive svar, som pub­licer­ades för att dessa frå­gor inte skulle stäl­las av nytil­lkom­na om och om igen och därmed urvat­tna innehål­let i diskussionsgruppen.



Blir du ofta avbruten av kol­le­gor som bara ska kol­la en grej med dig” eller om du vill under­lät­ta för den du delegerat en viss uppgift till, kan ock­så du göra en FAQ.

FAQ:en kan dels innehål­la frå­gor du ofta får, dels frå­gor du gis­sar att du kom­mer att få när den du delegerat till väl bör­jar arbe­ta med uppgiften.

Låt andra bli oberoende av dig

Om dina kol­le­gor (eller pro­jek­t­delt­a­gare, eller kun­der för den delen) lätt hit­tar svar på sina frå­gor i en FAQ, kom­mer de snabbt vidare när de stött på prob­lem. De blir inte brom­sade i sitt arbete, de kan snab­bare ge kor­rek­ta svar till kun­den och du kan fokusera på de uppgifter du vikt för dig själv.

Gör så här

  • I dess enklaste form kan FAQ:en vara ett textdoku­ment (en enkel textfil, ett Word­doku­ment eller motsvarande) med var­je frå­ga som en rubrik och dess svar som bröd­text därunder. 
    Undrar man något, kan man i förs­ta hand söka efter något nyck­elord i frå­gan och lätt hit­ta rätt (om frå­gan finns, det vill säga).
  • Lägg doku­mentet i en av era gemen­sam­ma map­par där dina kol­le­gor kom­mer åt det, som en sida i intranätet eller i ert doku­men­thanter­ingssys­tem om ni använ­der det. Eller, dela den med vem som helst via Drop​box​.com eller Google Docs.
  • Om du inte vill hän­visa dina frågestäl­lare till en FAQ som ibland kan uppl­evas oper­son­lig, kan du använ­da den för dig själv. 
    De färdig­for­muler­ade svaren på frå­gor­na kan du kopiera och klis­tra in i ett mail som svar på frå­gan, så du slip­per for­mulera det om och om igen.
  • För växande nyt­ta över tid, lägg till nya frå­gor så fort du kom­mer på eller får dem ställ­da till dig, så att FAQ:en blir en ständigt växande kunskapsbank.

Resul­tatet är effektivitet

Otal­i­ga är de gånger jag hit­tat svar på mina frå­gor i FAQ:ar och var­je gång är jag så tack­sam för att jag slup­pit vän­ta länge på ett svar. Ska­par du en FAQ, gör du både dig själv och den som ställer dig frå­gor en stor tjänst.

Hur gör du?

Hur gör du för att hjäl­pa dina kol­le­gor få ett svar snabbt, så du får mer tid till dina hög­pri­or­it­er­ade uppgifter? Skriv mer än gär­na en kom­men­tar och dela med dig!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.