Har dina mail en gräddfil? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

12 dec.

Har dina mail en gräddfil?


Datum: 2012-12-12 11:00

Har du en att-göra-lista full av uppgifter du inte job­bar med?



Ska­pade du en gång en väl­struk­tur­erad, kom­plett förteck­n­ing över allt du har att göra, enligt alla kon­stens regler i till exem­pel Uppgifter”-funktionen i Out­look (eller Tasks” som det het­er i den engel­s­ka ver­sio­nen), men nu var det ett bra tag sedan du tit­tade på den?



Du kom­mer aldrig till lis­tan, efter­som det ström­mar in så mån­ga mail hela tiden.



Har du rent av var­it med om att du ägnat en stor del av dagen till att hantera mail, vilket fått till följd att du fått göra det som inte var mail­re­lat­er­at på över­tid eller till och med en annan dag, när det bliv­it ännu mer knappt om tid?



Du har låtit dina mail åka i en gräddfil till din upp­märk­samhet. Du ger dina mail högs­ta pri­or­itet, oavsett vad de hand­lar om.

En och endast en lista

Från och med idag, välj det du gör i förs­ta hand från att-göra-lis­tan, istäl­let för från mailboxen.



Om du tar för vana att ska­pa att-göra-uppgifter av de mail som inte går snabbt att svara på, kom­mer näm­li­gen att-göra-lis­tan ge en mer kom­plett bild över vad du har att göra.



Annars tap­par du en alla de uppgifter som inte har sin upprin­nelse i ett mail. De kom­mer inte med i pri­or­i­terin­gen, efter­som du bara tit­tar i mail­box­en hela tiden.

Gör så här

  • När du kol­lar mail; de mail som går fort att svara på, till exem­pel under två minut­er, svara på dem direkt. De mail som innebär att du ska göra någonting mer, även om det så bara är att läsa igenom det noga och for­mulera ett län­gre svar som tar en stund, ska­pa att-göra-uppgifter av dem.

  • Om du vill, kan du spara undan de mail du ska svara på senare i en Svara på”-mapp, men lägg då ock­så en noter­ing i din att-göra-lista att du ska göra just det. Annars får du två att-göra-lis­tor; dels din van­li­ga lista, dels en mapp med mail du ska svara på. 
    Du behöver inte vara särskilt utförlig när du for­muler­ar en svara på mail”-uppgift, utan det räck­er att du skriv­er Svara Anette” och ref­er­erar till mailet i map­pen (genom att till exem­pel länkar till det, om det är möjligt i ditt mailprogram).

  • Bestäm dig för att öva på att hantera mail på det här sättet.

  • Om du kom­mer på dig själv med att sit­ta och job­ba ur mailen som att-göra-lista, avs­lu­ta det mail du håller på med och ska­pa sedan att-göra-uppgifter av de län­gre mailen, så du kom­mer loss ur mail­box­en och blir fri att job­ba med den uppgift ur attgöra- lis­tan som verk­li­gen har högs­ta pri­or­itet just nu. 
    Det kan vara att svara på ett mail, men skill­naden är att du valt uppgiften i rela­tion till allt du har att göra – inte bara det som kom­mit in via mailboxen.

Mailen får snällt ta sin plats i kön

Om du väl­jer uppgifter ur att-göra-lis­tan istäl­let för ur mail­box­en, kom­mer du att hin­na med ock­så de sak­er som tidi­gare kom på skam. Du pri­or­it­er­ar med­vetet istäl­let för att bara råka få din dag uppäten av alla mail, fast du inte hade tänkt det. Du får mer gjort rätt sak i rätt tid och kan arbe­ta med fram­förhåll­ning istäl­let för i sista sekunden.

Hur gör du?

Vad är ditt bäs­ta knep för att hål­la din mail­box i schack? Skriv en kom­men­tar och berät­ta om dina bäs­ta tips.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.