STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

12 Dec

Har dina mail en gräddfil?


Datum: 2012-12-12 11:00 Kommentarer: 2 st

Har du en att-göra-lista full av uppgifter du inte jobbar med?



Skapade du en gång en välstrukturerad, komplett förteckning över allt du har att göra, enligt alla konstens regler i till exempel “Uppgifter”-funktionen i Outlook (eller “Tasks” som det heter i den engelska versionen), men nu var det ett bra tag sedan du tittade på den?



Du kommer aldrig till listan, eftersom det strömmar in så många mail hela tiden.



Har du rent av varit med om att du ägnat en stor del av dagen till att hantera mail, vilket fått till följd att du fått göra det som inte var mailrelaterat på övertid eller till och med en annan dag, när det blivit ännu mer knappt om tid?



Du har låtit dina mail åka i en gräddfil till din uppmärksamhet. Du ger dina mail högsta prioritet, oavsett vad de handlar om.

En och endast en lista

Från och med idag, välj det du gör i första hand från att-göra-listan, istället för från mailboxen.



Om du tar för vana att skapa att-göra-uppgifter av de mail som inte går snabbt att svara på, kommer nämligen att-göra-listan ge en mer komplett bild över vad du har att göra.



Annars tappar du en alla de uppgifter som inte har sin upprinnelse i ett mail. De kommer inte med i prioriteringen, eftersom du bara tittar i mailboxen hela tiden.

Gör så här

  • När du kollar mail; de mail som går fort att svara på, till exempel under två minuter, svara på dem direkt. De mail som innebär att du ska göra någonting mer, även om det så bara är att läsa igenom det noga och formulera ett längre svar som tar en stund, skapa att-göra-uppgifter av dem.

  • Om du vill, kan du spara undan de mail du ska svara på senare i en “Svara på”-mapp, men lägg då också en notering i din att-göra-lista att du ska göra just det. Annars får du två att-göra-listor; dels din vanliga lista, dels en mapp med mail du ska svara på.
    Du behöver inte vara särskilt utförlig när du formulerar en “svara på mail”-uppgift, utan det räcker att du skriver “Svara Anette” och refererar till mailet i mappen (genom att till exempel länkar till det, om det är möjligt i ditt mailprogram).

  • Bestäm dig för att öva på att hantera mail på det här sättet.

  • Om du kommer på dig själv med att sitta och jobba ur mailen som att-göra-lista, avsluta det mail du håller på med och skapa sedan att-göra-uppgifter av de längre mailen, så du kommer loss ur mailboxen och blir fri att jobba med den uppgift ur attgöra- listan som verkligen har högsta prioritet just nu.
    Det kan vara att svara på ett mail, men skillnaden är att du valt uppgiften i relation till allt du har att göra – inte bara det som kommit in via mailboxen.

Mailen får snällt ta sin plats i kön

Om du väljer uppgifter ur att-göra-listan istället för ur mailboxen, kommer du att hinna med också de saker som tidigare kom på skam. Du prioriterar medvetet istället för att bara råka få din dag uppäten av alla mail, fast du inte hade tänkt det. Du får mer gjort rätt sak i rätt tid och kan arbeta med framförhållning istället för i sista sekunden.

Hur gör du?

Vad är ditt bästa knep för att hålla din mailbox i schack? Skriv en kommentar och berätta om dina bästa tips.

Kommentera

Hanna

Hanna skriver:

#1 - 2012-12-22, 10:02

Instämmer, vanligt problem för många, både mig och min personal. Jag brukar kika på min att-göra-lista och prioritera vilka saker som är ett verkligt måste idag/denna vecka och markera dem särskilt. För till slut hamnar man i det du beskriver ovan, då när paniken börjar komma (helst innan) så bestämmer man sig helt enkelt, exv på bussen på väg till jobbet att när jag kommer fram, innan jag gör något annat så ska jag beta av de mest prioriterade sakerna på listan. På något sätt att jag har bestämt mig innan jag kommer fram till jobbet hjälper att stå emot när folk börjar dra i en eller mailskörden lockar.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2012-12-28, 16:21

Hanna: Bra; det låter utmärkt att tydligt markera vad du (i lugn och ro) beslutat vara de högst prioriterade uppgifterna, så du kan luta dig mot det när andra “förslag” dyker upp från höger och vänster.

Jag upplever att den stund i avskildhet vi kan vika är så avgörande för att bibehålla kontrollen över vår egen prioritering.

/David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.