Strukturbloggen

Alla uppgifter vi gör i vårt arbete är inte lika bety­delse­ful­la. Vis­sa är sådant som bara ska göras och andra är uppgifter­na som gör att verk­samheten tar kvantsprång i rätt riktning.



Vi som har myck­et att göra och som lätt fyller våra dagar upp till bräd­den (vem gör inte det, för­resten), vill ägna oss mest åt det som ger mest effekt.



Det skulle här vara lätt för mig att dra till med kläm­mi­ga tru­is­mer som ​“Gör rätt sak­er!”, men det är inte så jag arbetar.

”Men, hur?”

I att vara struk­tör lig­ger att vara sys­tem­a­tisk och konkret. Där­för frå­gar jag ​“hur?” mån­ga gånger dagli­gen; kanske ibland över gränsen för vad mina kun­der tyck­er är trevligt.



Så, när jag förs­ta gån­gen hörde talas om Vil­fre­do Pare­tos prin­cip (pop­ulärt kallad 80/20-regeln) och att den kan tilläm­pas på per­son­lig effek­tivitet, frå­gade jag mig myck­et rik­tigt ​“men, hur?”.



Nu, några år av struk­törar­bete senare, har jag åtmin­stone ett svar på det. Men, först mer om Pare­tos princip.

Få står ofta för mycket

Den i slutet av 1800-talet verk­samme ital­ienske nationalekonomen Vil­fre­do Pare­to fann att 80% av lan­de­gen­do­mar­na i Ital­ien ägdes av 20% av befolknin­gen. Han fann lik­nande rela­tion­er på så mån­ga andra områ­den att han myn­tade den prin­cip som säger att, i mån­ga fall gener­erar 20% av orsak­er­na hela 80% av effek­ter­na.
Genom åren har Pare­tos prin­cip spritts till allt fler områ­den (bland annat av Juran i sitt kvalitet­sar­bete) och den används nu inom såväl ekono­mi som organ­i­sa­tion­ste­ori och soci­olo­gi med mera. Ibland är rela­tio­nen ⁸⁰⁄₂₀, ibland är den ⁷⁰⁄₃₀, ⁸⁰⁄₃₀ eller rent av ⁹⁵⁄₁₀. Det
genomgående är att få står för mycket.

Stor effekt med liten insats

När Pare­tos prin­cip tilläm­pas på per­son­lig effek­tivitet, innebär det att en liten andel av allt vi gör står för en stor andel av våra resul­tat. Så, om vi skulle göra min­dre av de sak­er som inte ger så sto­ra resul­tat, skulle vi få mer tid och utrymme att göra mer av de sak­er som ger sto­ra resul­tat. Allt­så skulle vi kun­na få ännu bät­tre resul­tat utan att för den skull arbe­ta mer.



Värdet av det­ta är allt­så min­dre jobb med bibehållen effekt. Eller, om man så vill, lika myck­et jobb, men med bät­tre effekt än idag.

Gör så här

OK, om jag nu vill job­ba min­dre utan att få säm­re resul­tat, hur gör jag? Jo, här kom­mer ett
sätt.

1. Under den när­maste veck­an, med bör­jan idag, skriv upp allt du gör. (Jag vet, det låter otroligt job­bigt. Inte nog med att du har myck­et att göra, nu säger den där struk­tören att du ska skri­va vad det är ock­så. Men, min vän, om vi inte bara ska skju­ta från höften och om du ska kun­na ta mina tips med något mer än bara en nypa salt, behöver vi göra det ordentligt. Vi behöver data att arbe­ta med.) 
   • Du kan till exem­pel bör­ja i ett nytt kalkyl­blad i Excel eller i ett textdoku­ment i Word eller Notepad. Gör du det dig­i­talt nu, blir det smidi­gare senare. Här kan dulad­da ner en enkel Excel-mall: http://​stiern​holm​.com/​p​a​r​e​t​omall.
   • Alter­na­tivt tar du ett blankt pap­per och bör­jar fyl­la på där. Går du någon­stans, vik ihop pap­pret och stop­pa det i fick­an, så du kan fyl­la på vad du gör där du nu är.
   • Eller, köp en liten fin, tunn anteck­n­ings­bok där du skriv­er upp allt.




2. När du kart­lagt vad du gör under en hel vec­ka, gör dig påmind om dina vik­ti­gaste mål för det när­maste året.




3. I din lista över allt du gjort, lägg till en kol­umn till höger och sätt rubriken till ​“Påverkan”. För var­je sak du gjort, ange i Påverkan-kolum­nen i hur hög grad på en tiogr­a­dig skala det du gjort bidrar till att du når dina vik­ti­gaste mål för det när­maste året. Vis­sa uppgifter får påverkans­graden 10 och andra 0.




4. När du är klar, sum­mera all påverkansgrad.




5. Sortera lis­tan efter påverkans­grad i fal­lande ordning.




6. Till höger om påverkans­grad­kolum­nen, ska­pa en kol­umn som anger hur mån­ga pro­cent av den tota­la påverkans­graden var­je sak du gjort bidrar med.




7. Till höger om den kolum­nen, ska­pa en kol­umn som ack­u­muler­ar alla pro­centsatser så att du lätt kan se hur stor andel av den tota­la påverkan de 20% förs­ta uppgifter­na bidrar med. Lägg märke till vad som är rela­tio­nen för det du gjort den här veckan.




8. Nu drar vi slut­satser och går till han­dling. Gå igenom de 80% uppgifter som har lägst påverkan på upp­fyll­naden av dina mål.

   • Vil­ka av dessa kan du helt frackt låta bli att göra i fortsättningen?
   • Vil­ka kan du delegera till någon annan?
   • Vil­ka kan du fören­kla, så de var och en tar min­dre tid i anspråk?
   • Vil­ka vill du fort­sät­ta göra, efter­som de är vik­ti­ga för att upp­fyl­la mål som du inte haft med i bedömnin­gen i den här övningen?
   • Vil­ka av de 20% uppgifter som har högst påverkan kan du ägna dig åt mer?




9. Om du bestäm­mer dig för något, ska­pa nu en konkret att-göra-uppgift som innebär att du tar det förs­ta steget för att avveck­la, delegera, fören­kla eller expandera uppgifter.

Gör lättare rätt sak­er, trots allt

Om du tydlig­gör för dig själv vil­ka av dina uppgifter som mest påverkar huru­vi­da du upp­fyller dina mål, kan du lättare se till att du läg­ger tid på rätt sak­er. Du kom­mer att behö­va arbe­ta min­dre utan att för den skull få min­dre väsentligt gjort.

Hur gör du?

Har du tilläm­pat Pare­tos prin­cip på ett annat sätt eller i ett annat sam­man­hang? Hur? Var? Berät­ta! Skriv en kommentar!