Hur ska vi göra med herr Pareto och hans princip? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

21 nov.

Hur ska vi göra med herr Pareto och hans princip?


Datum: 2012-11-21 11:00

Alla uppgifter vi gör i vårt arbete är inte lika bety­delse­ful­la. Vis­sa är sådant som bara ska göras och andra är uppgifter­na som gör att verk­samheten tar kvantsprång i rätt riktning.



Vi som har myck­et att göra och som lätt fyller våra dagar upp till bräd­den (vem gör inte det, för­resten), vill ägna oss mest åt det som ger mest effekt.



Det skulle här vara lätt för mig att dra till med kläm­mi­ga tru­is­mer som Gör rätt sak­er!”, men det är inte så jag arbetar.

Men, hur?”

I att vara struk­tör lig­ger att vara sys­tem­a­tisk och konkret. Där­för frå­gar jag hur?” mån­ga gånger dagli­gen; kanske ibland över gränsen för vad mina kun­der tyck­er är trevligt.



Så, när jag förs­ta gån­gen hörde talas om Vil­fre­do Pare­tos prin­cip (pop­ulärt kallad 80/20-regeln) och att den kan tilläm­pas på per­son­lig effek­tivitet, frå­gade jag mig myck­et rik­tigt men, hur?”.



Nu, några år av struk­törar­bete senare, har jag åtmin­stone ett svar på det. Men, först mer om Pare­tos princip.

Få står ofta för mycket

Den i slutet av 1800-talet verk­samme ital­ienske nationalekonomen Vil­fre­do Pare­to fann att 80% av lan­de­gen­do­mar­na i Ital­ien ägdes av 20% av befolknin­gen. Han fann lik­nande rela­tion­er på så mån­ga andra områ­den att han myn­tade den prin­cip som säger att, i mån­ga fall gener­erar 20% av orsak­er­na hela 80% av effek­ter­na.
Genom åren har Pare­tos prin­cip spritts till allt fler områ­den (bland annat av Juran i sitt kvalitet­sar­bete) och den används nu inom såväl ekono­mi som organ­i­sa­tion­ste­ori och soci­olo­gi med mera. Ibland är rela­tio­nen 8020, ibland är den 7030, 8030 eller rent av 9510. Det
genomgående är att få står för mycket.

Stor effekt med liten insats

När Pare­tos prin­cip tilläm­pas på per­son­lig effek­tivitet, innebär det att en liten andel av allt vi gör står för en stor andel av våra resul­tat. Så, om vi skulle göra min­dre av de sak­er som inte ger så sto­ra resul­tat, skulle vi få mer tid och utrymme att göra mer av de sak­er som ger sto­ra resul­tat. Allt­så skulle vi kun­na få ännu bät­tre resul­tat utan att för den skull arbe­ta mer.



Värdet av det­ta är allt­så min­dre jobb med bibehållen effekt. Eller, om man så vill, lika myck­et jobb, men med bät­tre effekt än idag.

Gör så här

OK, om jag nu vill job­ba min­dre utan att få säm­re resul­tat, hur gör jag? Jo, här kom­mer ett
sätt.

  1. Under den när­maste veck­an, med bör­jan idag, skriv upp allt du gör. (Jag vet, det låter otroligt job­bigt. Inte nog med att du har myck­et att göra, nu säger den där struk­tören att du ska skri­va vad det är ock­så. Men, min vän, om vi inte bara ska skju­ta från höften och om du ska kun­na ta mina tips med något mer än bara en nypa salt, behöver vi göra det ordentligt. Vi behöver data att arbe­ta med.) 
    • Du kan till exem­pel bör­ja i ett nytt kalkyl­blad i Excel eller i ett textdoku­ment i Word eller Notepad. Gör du det dig­i­talt nu, blir det smidi­gare senare. Här kan dulad­da ner en enkel Excel-mall: http://​stiern​holm​.com/​p​a​r​e​t​omall.
    • Alter­na­tivt tar du ett blankt pap­per och bör­jar fyl­la på där. Går du någon­stans, vik ihop pap­pret och stop­pa det i fick­an, så du kan fyl­la på vad du gör där du nu är.
    • Eller, köp en liten fin, tunn anteck­n­ings­bok där du skriv­er upp allt.

  2. När du kart­lagt vad du gör under en hel vec­ka, gör dig påmind om dina vik­ti­gaste mål för det när­maste året.

  3. I din lista över allt du gjort, lägg till en kol­umn till höger och sätt rubriken till Påverkan”. För var­je sak du gjort, ange i Påverkan-kolum­nen i hur hög grad på en tiogr­a­dig skala det du gjort bidrar till att du når dina vik­ti­gaste mål för det när­maste året. Vis­sa uppgifter får påverkans­graden 10 och andra 0.

  4. När du är klar, sum­mera all påverkansgrad.

  5. Sortera lis­tan efter påverkans­grad i fal­lande ordning.

  6. Till höger om påverkans­grad­kolum­nen, ska­pa en kol­umn som anger hur mån­ga pro­cent av den tota­la påverkans­graden var­je sak du gjort bidrar med.

  7. Till höger om den kolum­nen, ska­pa en kol­umn som ack­u­muler­ar alla pro­centsatser så att du lätt kan se hur stor andel av den tota­la påverkan de 20% förs­ta uppgifter­na bidrar med. Lägg märke till vad som är rela­tio­nen för det du gjort den här veckan.

  8. Nu drar vi slut­satser och går till han­dling. Gå igenom de 80% uppgifter som har lägst påverkan på upp­fyll­naden av dina mål.

    • Vil­ka av dessa kan du helt frackt låta bli att göra i fortsättningen?
    • Vil­ka kan du delegera till någon annan?
    • Vil­ka kan du fören­kla, så de var och en tar min­dre tid i anspråk?
    • Vil­ka vill du fort­sät­ta göra, efter­som de är vik­ti­ga för att upp­fyl­la mål som du inte haft med i bedömnin­gen i den här övningen?
    • Vil­ka av de 20% uppgifter som har högst påverkan kan du ägna dig åt mer?

  9. Om du bestäm­mer dig för något, ska­pa nu en konkret att-göra-uppgift som innebär att du tar det förs­ta steget för att avveck­la, delegera, fören­kla eller expandera uppgifter.

Gör lättare rätt sak­er, trots allt

Om du tydlig­gör för dig själv vil­ka av dina uppgifter som mest påverkar huru­vi­da du upp­fyller dina mål, kan du lättare se till att du läg­ger tid på rätt sak­er. Du kom­mer att behö­va arbe­ta min­dre utan att för den skull få min­dre väsentligt gjort.

Hur gör du?

Har du tilläm­pat Pare­tos prin­cip på ett annat sätt eller i ett annat sam­man­hang? Hur? Var? Berät­ta! Skriv en kommentar!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.