Prioritering i de stressigaste av dagar | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

05 dec.

Prioritering i de stressigaste av dagar


Datum: 2012-12-05 10:59

När vi har knappt om tid och myck­et att göra, då behöver vi prioritera.



Mån­ga gånger är det ful­lkom­ligt självk­lart för oss vad som bara måste göras”, men när det är rik­tigt inten­sivt, är det lätt att bli i det när­maste paral­y­ser­ad av att det just är så myck­et att göra.



Då tyck­er åtmin­stone jag att det är skönt att ha en metod att hål­la mig i, så jag slip­per tän­ka så myck­et utan istäl­let mest kan kom­ma igång med görandet.



Så, då och då har Klart! hand­lat om metoder för pri­or­i­ter­ing och här kom­mer en till. Pri­or­i­ter­ing är en så kom­plex uppgift att det vore för­mätet att säga att det­ta är den ulti­ma­ta meto­den”. Låt oss istäl­let säga att det­ta är ett sätt att pri­or­it­era. Kanske pas­sar det just dig.

Gör så här

  1. Ta fram din kom­plet­ta lista över allt du har att göra (d v s din enda att-göra-lista)

  2. Välj bort alla de uppgifter som 
    • du inte måste göra idag
    • inte direkt led­er till upp­fyll­nad av dina mål

  3. Hur du väl­jer bort rent konkret beror på i vilken form din att-göra-lista är:

    • Du av-stjärn-mark­er­ar uppgifter
    • Du skriv­er inte upp uppgifter­na på den dags-lista du just nu skriv­er för hand
    • Du fly­t­tar uppgifter­na en för­fal­lodag framåt

  4. Av de som är pri­or­it­er­ade (d v s de som är kvar), välj vil­ka som bör/​måste göras först. Ju fler du väl­jer, desto mer meningslöst är det att väl­ja, så var snål med hur mån­ga uppgifter som måste göras först. Själv väl­jer jag inte fler än fem i stöten.

    • Skic­ka dem till top­pen av lis­tan, eller
    • sätt en 1:a på dem

  5. Gör de högst prioriterade

  6. När ettor­na är avk­la­rade, gå till­ba­ka till lis­tan över de pri­or­it­er­ade uppgifter­na och välj ånyo vil­ka 3 – 5 uppgifter som behöver göras först av dessa de återstående.



    Det kan hän­da att under tiden du arbe­tat med de högst pri­or­it­er­ade uppgifter­na, har det kom­mit in ytterli­gare uppgifter, via mail, från en kol­le­ga eller genom ett telefonsamtal.


  7. Direkt när en uppgift kom­mer in, avgör om den ska göras direkt (med all­ra högs­ta pri­or­itet) (t ex om den tar min­dre än två minut­er att göra, så är den avk­larad), om den är pri­or­it­er­ad och behöver göras idag eller om den läg­gs i poolen av uppgifter som görs senare.

Boka in de bortvalda

Om du är som folk är mest (som jag), kom­mer du att ha uppgifter som blir bort­val­da flera dagar i rad. Det­ta är helt naturligt, efter­som högre pri­or­it­er­ade uppgifter dyk­er upp och kom­mer emellan.



Men, giss­ningsvis vill du ändå få dessa uppgifter gjor­da (om de är vik­ti­ga för att upp­fyl­la dina mål, det vill säga). Så, när du märk­er att en uppgift bliv­it bort­vald var­je dag under en veckas tid, ta för vana att boka in en speci­fik tid en speci­fik dag då du gör den här uppgiften.

Ifall det fallerar

OK, även om du gör rätt pri­or­i­ter­ing var­je dag, kan det hän­da att du ändå inte hin­ner allt du har på lis­tan, över tid.



Anti­n­gen har du helt enkelt för myck­et att göra, så du behöver avsä­ga dig uppgifter (eller delegera dem till någon annan). Låt då dina mål vara vägledande för vil­ka du gör dig av med.



Eller skulle du kun­na bli snab­bare på att göra de uppgifter du har, så du hin­ner fler. I så fall, bestäm dig då för att resten av veck­an försö­ka kom­ma på så mån­ga sätt du kan att göra de detal­jer­ade uppgifter du gör på ett snab­bare sätt, till exem­pel genom att använ­da halvfärdi­ga mal­lar eller genom att sam­la ihop lik­nande uppgifter så du slip­per springa så myck­et fram och till­ba­ka, eller något annat.



Du kan ock­så bestäm­ma dig för att notera alla tillfällen under en vec­ka då du blir stop­pad och behöver vän­ta på något eller någon. Fun­dera på hur du kan elim­in­era den vän­tan eller göra något pro­duk­tivt av den. Mer om det­ta i ett kom­mande strukturtips.

Dyr­bar tid bät­tre nyttjad

Om du pri­or­it­er­ar på ett metodiskt och sys­tem­a­tiskt sätt, kom­mer du säkrare och snab­bare fram till vad som är rätt sak att fokusera just i det­ta nu. Du kom­mer att uppl­e­va att du nyt­t­jar din dyr­bara tid på ett mer värde­fullt sätt än annars.

Hur gör du?

Du som tes­tar den här meto­den — hur funger­ade det för dig? Är det något moment du vill justera för att bät­tre pas­sa din sit­u­a­tion? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.