Strukturbloggen

När vi har knappt om tid och myck­et att göra, då behöver vi prioritera.



Mån­ga gånger är det ful­lkom­ligt självk­lart för oss vad som ​“bara måste göras”, men när det är rik­tigt inten­sivt, är det lätt att bli i det när­maste paral­y­ser­ad av att det just är så myck­et att göra.



Då tyck­er åtmin­stone jag att det är skönt att ha en metod att hål­la mig i, så jag slip­per tän­ka så myck­et utan istäl­let mest kan kom­ma igång med görandet.



Så, då och då har Klart! hand­lat om metoder för pri­or­i­ter­ing och här kom­mer en till. Pri­or­i­ter­ing är en så kom­plex uppgift att det vore för­mätet att säga att ​“det­ta är den ulti­ma­ta meto­den”. Låt oss istäl­let säga att det­ta är ett sätt att pri­or­it­era. Kanske pas­sar det just dig.

Gör så här

1. Ta fram din kom­plet­ta lista över allt du har att göra (d v s din enda att-göra-lista)


2. Välj bort alla de uppgifter som 
   • du inte måste göra idag
   • inte direkt led­er till upp­fyll­nad av dina mål




3. Hur du väl­jer bort rent konkret beror på i vilken form din att-göra-lista är:

   • Du av-stjärn-mark­er­ar uppgifter
   • Du skriv­er inte upp uppgifter­na på den dags-lista du just nu skriv­er för hand
   • Du fly­t­tar uppgifter­na en för­fal­lodag framåt




4. Av de som är pri­or­it­er­ade (d v s de som är kvar), välj vil­ka som bör/​måste göras först. Ju fler du väl­jer, desto mer meningslöst är det att väl­ja, så var snål med hur mån­ga uppgifter som måste göras först. Själv väl­jer jag inte fler än fem i stöten.

   • Skic­ka dem till top­pen av lis­tan, eller
   • sätt en 1:a på dem




5. Gör de högst prioriterade




6. När ettor­na är avk­la­rade, gå till­ba­ka till lis­tan över de pri­or­it­er­ade uppgifter­na och välj ånyo vil­ka 3 – 5 uppgifter som behöver göras först av dessa de återstående.
   
   
   
   Det kan hän­da att under tiden du arbe­tat med de högst pri­or­it­er­ade uppgifter­na, har det kom­mit in ytterli­gare uppgifter, via mail, från en kol­le­ga eller genom ett telefonsamtal.




7. Direkt när en uppgift kom­mer in, avgör om den ska göras direkt (med all­ra högs­ta pri­or­itet) (t ex om den tar min­dre än två minut­er att göra, så är den avk­larad), om den är pri­or­it­er­ad och behöver göras idag eller om den läg­gs i poolen av uppgifter som görs senare.

Boka in de bortvalda

Om du är som folk är mest (som jag), kom­mer du att ha uppgifter som blir bort­val­da flera dagar i rad. Det­ta är helt naturligt, efter­som högre pri­or­it­er­ade uppgifter dyk­er upp och kom­mer emellan.



Men, giss­ningsvis vill du ändå få dessa uppgifter gjor­da (om de är vik­ti­ga för att upp­fyl­la dina mål, det vill säga). Så, när du märk­er att en uppgift bliv­it bort­vald var­je dag under en veckas tid, ta för vana att boka in en speci­fik tid en speci­fik dag då du gör den här uppgiften.

Ifall det fallerar

OK, även om du gör rätt pri­or­i­ter­ing var­je dag, kan det hän­da att du ändå inte hin­ner allt du har på lis­tan, över tid.



Anti­n­gen har du helt enkelt för myck­et att göra, så du behöver avsä­ga dig uppgifter (eller delegera dem till någon annan). Låt då dina mål vara vägledande för vil­ka du gör dig av med.



Eller skulle du kun­na bli snab­bare på att göra de uppgifter du har, så du hin­ner fler. I så fall, bestäm dig då för att resten av veck­an försö­ka kom­ma på så mån­ga sätt du kan att göra de detal­jer­ade uppgifter du gör på ett snab­bare sätt, till exem­pel genom att använ­da halvfärdi­ga mal­lar eller genom att sam­la ihop lik­nande uppgifter så du slip­per springa så myck­et fram och till­ba­ka, eller något annat.



Du kan ock­så bestäm­ma dig för att notera alla tillfällen under en vec­ka då du blir stop­pad och behöver vän­ta på något eller någon. Fun­dera på hur du kan elim­in­era den vän­tan eller göra något pro­duk­tivt av den. Mer om det­ta i ett kom­mande strukturtips.

Dyr­bar tid bät­tre nyttjad

Om du pri­or­it­er­ar på ett metodiskt och sys­tem­a­tiskt sätt, kom­mer du säkrare och snab­bare fram till vad som är rätt sak att fokusera just i det­ta nu. Du kom­mer att uppl­e­va att du nyt­t­jar din dyr­bara tid på ett mer värde­fullt sätt än annars.

Hur gör du?

Du som tes­tar den här meto­den — hur funger­ade det för dig? Är det något moment du vill justera för att bät­tre pas­sa din sit­u­a­tion? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.