STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

05 Dec

Prioritering i de stressigaste av dagar


Datum: 2012-12-05 10:59 Kommentarer: 0 st

När vi har knappt om tid och mycket att göra, då behöver vi prioritera.



Många gånger är det fullkomligt självklart för oss vad som “bara måste göras”, men när det är riktigt intensivt, är det lätt att bli i det närmaste paralyserad av att det just är så mycket att göra.



Då tycker åtminstone jag att det är skönt att ha en metod att hålla mig i, så jag slipper tänka så mycket utan istället mest kan komma igång med görandet.



Så, då och då har Klart! handlat om metoder för prioritering och här kommer en till. Prioritering är en så komplex uppgift att det vore förmätet att säga att “detta är den ultimata metoden”. Låt oss istället säga att detta är ett sätt att prioritera. Kanske passar det just dig.

Gör så här

  1. Ta fram din kompletta lista över allt du har att göra (d v s din enda att-göra-lista)

  2. Välj bort alla de uppgifter som
    • du inte måste göra idag
    • inte direkt leder till uppfyllnad av dina mål

  3. Hur du väljer bort rent konkret beror på i vilken form din att-göra-lista är:

    • Du av-stjärn-markerar uppgifter
    • Du skriver inte upp uppgifterna på den dags-lista du just nu skriver för hand
    • Du flyttar uppgifterna en förfallodag framåt

  4. Av de som är prioriterade (d v s de som är kvar), välj vilka som bör/måste göras först. Ju fler du väljer, desto mer meningslöst är det att välja, så var snål med hur många uppgifter som måste göras först. Själv väljer jag inte fler än fem i stöten.

    • Skicka dem till toppen av listan, eller
    • sätt en 1:a på dem

  5. Gör de högst prioriterade

  6. När ettorna är avklarade, gå tillbaka till listan över de prioriterade uppgifterna och välj ånyo vilka 3-5 uppgifter som behöver göras först av dessa de återstående.



    Det kan hända att under tiden du arbetat med de högst prioriterade uppgifterna, har det kommit in ytterligare uppgifter, via mail, från en kollega eller genom ett telefonsamtal.


  7. Direkt när en uppgift kommer in, avgör om den ska göras direkt (med allra högsta prioritet) (t ex om den tar mindre än två minuter att göra, så är den avklarad), om den är prioriterad och behöver göras idag eller om den läggs i poolen av uppgifter som görs senare.

Boka in de bortvalda

Om du är som folk är mest (som jag), kommer du att ha uppgifter som blir bortvalda flera dagar i rad. Detta är helt naturligt, eftersom högre prioriterade uppgifter dyker upp och kommer emellan.



Men, gissningsvis vill du ändå få dessa uppgifter gjorda (om de är viktiga för att uppfylla dina mål, det vill säga). Så, när du märker att en uppgift blivit bortvald varje dag under en veckas tid, ta för vana att boka in en specifik tid en specifik dag då du gör den här uppgiften.

Ifall det fallerar

OK, även om du gör rätt prioritering varje dag, kan det hända att du ändå inte hinner allt du har på listan, över tid.



Antingen har du helt enkelt för mycket att göra, så du behöver avsäga dig uppgifter (eller delegera dem till någon annan). Låt då dina mål vara vägledande för vilka du gör dig av med.



Eller skulle du kunna bli snabbare på att göra de uppgifter du har, så du hinner fler. I så fall, bestäm dig då för att resten av veckan försöka komma på så många sätt du kan att göra de detaljerade uppgifter du gör på ett snabbare sätt, till exempel genom att använda halvfärdiga mallar eller genom att samla ihop liknande uppgifter så du slipper springa så mycket fram och tillbaka, eller något annat.



Du kan också bestämma dig för att notera alla tillfällen under en vecka då du blir stoppad och behöver vänta på något eller någon. Fundera på hur du kan eliminera den väntan eller göra något produktivt av den. Mer om detta i ett kommande strukturtips.

Dyrbar tid bättre nyttjad

Om du prioriterar på ett metodiskt och systematiskt sätt, kommer du säkrare och snabbare fram till vad som är rätt sak att fokusera just i detta nu. Du kommer att uppleva att du nyttjar din dyrbara tid på ett mer värdefullt sätt än annars.

Hur gör du?

Du som testar den här metoden - hur fungerade det för dig? Är det något moment du vill justera för att bättre passa din situation? Skriv gärna en kommentar och berätta.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.