Ur syn, ur sinn | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

17 apr.

Ur syn, ur sinn


Datum: 2013-04-17 09:22

Häromda­gen satt jag och arbe­tade med en av mina enmans-ses­sion-adepter. Vi tit­tade igenom vad vi åstad­kom­mit under processen till­sam­mans och bland doku­menten vi arbe­tat med hit­tade vi ett vi inte kände igen. Nam­net lät bekant, men vi var tvek­sam­ma om vad det egentli­gen hand­lade om.

Vi öpp­nade doku­mentet och såg att det var en vari­ant av en check­lista hon använ­der nu, men som vi ska­pade någon av de förs­ta gånger­na vi träf­fades. Vi ögnade igenom den och det visade sig att den inte län­gre var aktuell att använ­da. Fem minut­er hade för­flu­tit och vi hade tap­pat den tråd vi arbe­tade med, helt i onödan.

Knap­past once in a lifetime”

Hade det var­it en enda gång det­ta inträf­fade, med en enda fil, hade det inte var­it något större prob­lem. Men, ju fler gam­la doku­ment vi låter lig­ga kvar bland de aktuel­la, desto mer tid och fokus ägnar vi åt att upp­dat­era oss på vad de gam­la doku­menten hand­lade om och åt att om igen ta ställ­ning till om vi fort­farande behöver dem. Mån­ga tap­pade trå­dar blir det. Det som inte län­gre är aktuellt och som du inte län­gre arbe­tar aktivt med, ta bort eller lägg åtmin­stone undan det någon­stans där du slip­per se det i ditt arbete i varda­gen. Då slip­per du dis­tra­heras av det, utan kan helt fokusera på det mate­r­i­al som fak­tiskt är det aktuel­la. Du får det ur syn och därmed ur sinn(et).

Gör så här

  1. Bestäm dig för hur du från och med nu ska döpa dig­i­ta­la map­par där du sparar undan sådant som är inak­tuellt, men som du ändå vill ha kvar, för säk­er­hets skull. De kan till exem­pel heta Arkiv”, _​old” eller för den delen _​gammalt”.

  2. När du i Utforskaren (eller Find­er om du har en Mac) hit­tar ett doku­ment som inte län­gre är aktuellt, avgör om du kan slän­ga det (vilket är att före­dra) eller om du vill spara det.

  3. Behöver du ändå ha det kvar, lägg det i arkivmap­pen i den aktuel­la map­pen (ska­pa den om den inte redan finns).

  4. Njut av att du nu bara behöver se de doku­ment som du använ­der ofta och de som är av senaste, gäl­lande version.

Hit­ta rätt fortare

Ser du till att slip­pa se inak­tuel­la doku­ment, slip­per du ock­så läg­ga tid på att ta reda på vad något nu inak­tuellt och oväsentligt är. Du behöver inte se flera gam­la ver­sion­er av doku­mentet, döp­ta på mer och mer kreati­va sätt (“Utkast till affär­s­plan, ver­sion 3‑senaste ver­sio­nen-OBS-det-är-den-här-som-gäller, med Tom­mys jus­teringar, under arbete.docx”).

Du hit­tar snab­bare just det doku­ment du sök­er, efter­som det är färre andra fil­er på sam­ma ställe som dis­tra­her­ar. Nack­de­len är att du får mån­ga map­par litet varstans på disken som alla het­er _​old” (eller lik­nande), men det kanske du kan leva med.

Hur gör du?

Hur gör du för att slip­pa se det du inte behöver se just nu? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.