STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

17 Apr

Ur syn, ur sinn


Datum: 2013-04-17 09:22 Kommentarer: 0 st

Häromdagen satt jag och arbetade med en av mina enmans-session-adepter. Vi tittade igenom vad vi åstadkommit under processen tillsammans och bland dokumenten vi arbetat med hittade vi ett vi inte kände igen. Namnet lät bekant, men vi var tveksamma om vad det egentligen handlade om.

Vi öppnade dokumentet och såg att det var en variant av en checklista hon använder nu, men som vi skapade någon av de första gångerna vi träffades. Vi ögnade igenom den och det visade sig att den inte längre var aktuell att använda. Fem minuter hade förflutit och vi hade tappat den tråd vi arbetade med, helt i onödan.

Knappast ”once in a lifetime”

Hade det varit en enda gång detta inträffade, med en enda fil, hade det inte varit något större problem. Men, ju fler gamla dokument vi låter ligga kvar bland de aktuella, desto mer tid och fokus ägnar vi åt att uppdatera oss på vad de gamla dokumenten handlade om och åt att om igen ta ställning till om vi fortfarande behöver dem. Många tappade trådar blir det. Det som inte längre är aktuellt och som du inte längre arbetar aktivt med, ta bort eller lägg åtminstone undan det någonstans där du slipper se det i ditt arbete i vardagen. Då slipper du distraheras av det, utan kan helt fokusera på det material som faktiskt är det aktuella. Du får det ur syn och därmed ur sinn(et).

Gör så här

  1. Bestäm dig för hur du från och med nu ska döpa digitala mappar där du sparar undan sådant som är inaktuellt, men som du ändå vill ha kvar, för säkerhets skull. De kan till exempel heta “Arkiv”, “_old” eller för den delen “_gammalt”.

  2. När du i Utforskaren (eller Finder om du har en Mac) hittar ett dokument som inte längre är aktuellt, avgör om du kan slänga det (vilket är att föredra) eller om du vill spara det.

  3. Behöver du ändå ha det kvar, lägg det i arkivmappen i den aktuella mappen (skapa den om den inte redan finns).

  4. Njut av att du nu bara behöver se de dokument som du använder ofta och de som är av senaste, gällande version.

Hitta rätt fortare

Ser du till att slippa se inaktuella dokument, slipper du också lägga tid på att ta reda på vad något nu inaktuellt och oväsentligt är. Du behöver inte se flera gamla versioner av dokumentet, döpta på mer och mer kreativa sätt (“Utkast till affärsplan, version 3-senaste versionen-OBS-det-är-den-här-som-gäller, med Tommys justeringar, under arbete.docx”).

Du hittar snabbare just det dokument du söker, eftersom det är färre andra filer på samma ställe som distraherar. Nackdelen är att du får många mappar litet varstans på disken som alla heter “_old” (eller liknande), men det kanske du kan leva med.

Hur gör du?

Hur gör du för att slippa se det du inte behöver se just nu? Skriv gärna en kommentar och berätta.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.