Strukturbloggen

Häromda­gen satt jag och arbe­tade med en av mina enmans-ses­sion-adepter. Vi tit­tade igenom vad vi åstad­kom­mit under processen till­sam­mans och bland doku­menten vi arbe­tat med hit­tade vi ett vi inte kände igen. Nam­net lät bekant, men vi var tvek­sam­ma om vad det egentli­gen hand­lade om.

Vi öpp­nade doku­mentet och såg att det var en vari­ant av en check­lista hon använ­der nu, men som vi ska­pade någon av de förs­ta gånger­na vi träf­fades. Vi ögnade igenom den och det visade sig att den inte län­gre var aktuell att använ­da. Fem minut­er hade för­flu­tit och vi hade tap­pat den tråd vi arbe­tade med, helt i onödan.

Knap­past ​”once in a lifetime”

Hade det var­it en enda gång det­ta inträf­fade, med en enda fil, hade det inte var­it något större prob­lem. Men, ju fler gam­la doku­ment vi låter lig­ga kvar bland de aktuel­la, desto mer tid och fokus ägnar vi åt att upp­dat­era oss på vad de gam­la doku­menten hand­lade om och åt att om igen ta ställ­ning till om vi fort­farande behöver dem. Mån­ga tap­pade trå­dar blir det. Det som inte län­gre är aktuellt och som du inte län­gre arbe­tar aktivt med, ta bort eller lägg åtmin­stone undan det någon­stans där du slip­per se det i ditt arbete i varda­gen. Då slip­per du dis­tra­heras av det, utan kan helt fokusera på det mate­r­i­al som fak­tiskt är det aktuel­la. Du får det ur syn och därmed ur sinn(et).

Gör så här

1. Bestäm dig för hur du från och med nu ska döpa dig­i­ta­la map­par där du sparar undan sådant som är inak­tuellt, men som du ändå vill ha kvar, för säk­er­hets skull. De kan till exem­pel heta ​“Arkiv”, ​“_​old” eller för den delen ​“_​gammalt”.


2. När du i Utforskaren (eller Find­er om du har en Mac) hit­tar ett doku­ment som inte län­gre är aktuellt, avgör om du kan slän­ga det (vilket är att före­dra) eller om du vill spara det.


3. Behöver du ändå ha det kvar, lägg det i arkivmap­pen i den aktuel­la map­pen (ska­pa den om den inte redan finns).


4. Njut av att du nu bara behöver se de doku­ment som du använ­der ofta och de som är av senaste, gäl­lande version.

Hit­ta rätt fortare

Ser du till att slip­pa se inak­tuel­la doku­ment, slip­per du ock­så läg­ga tid på att ta reda på vad något nu inak­tuellt och oväsentligt är. Du behöver inte se flera gam­la ver­sion­er av doku­mentet, döp­ta på mer och mer kreati­va sätt (“Utkast till affär­s­plan, ver­sion 3‑senaste ver­sio­nen-OBS-det-är-den-här-som-gäller, med Tom­mys jus­teringar, under arbete.docx”).

Du hit­tar snab­bare just det doku­ment du sök­er, efter­som det är färre andra fil­er på sam­ma ställe som dis­tra­her­ar. Nack­de­len är att du får mån­ga map­par litet varstans på disken som alla het­er ​“_​old” (eller lik­nande), men det kanske du kan leva med.

Hur gör du?

Hur gör du för att slip­pa se det du inte behöver se just nu? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.