STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

10 Oct

Att rensa är blott hälften


Datum: 2012-10-10 12:00 Kommentarer: 0 st

En av de vanligaste sakerna deltagarna bestämmer sig för i slutet av mina kurser är att rensa på skrivbordet när de dagen efter är tillbaka på kontoret.



Det är naturligtvis en bra sak att besluta sig för.



Men, när jag hör det, hör jag också en varningsklocka ringa.

Tillbaka på ruta ett

Målsättningen att städa skrivbordet ser jag som ett tecken på längtan efter en mer distraktionsfri vardag, efter mer utrymme att arbeta med det som är rätt att arbeta med just nu, efter en lättare börda att bära.



När vi bara bestämmer oss för att rensa skrivbordet, är det stor risk att vi efter ett tag har ett fullt skrivbord igen. Om vi endast gör oss av med vad som finns där och inte löser grundproblemet, är det en tidsfråga innan vi är tillbaka där vi började.



Att nöja sig med att bara rensa är som om trafikpolitikern skulle pusta ut när köerna släpper vid lunchtid varje förmiddag, och tänka “Jaha, då var det problemet ur världen”.

Att förfina lagringssättet är andra halvan

Men, “jag ska städa mitt skrivbord” i kombination med “och jag ska samtidigt ändra mitt sätt att lagra det jag behöver ha kvar” är den gyllene kombinationen.

Gör så här

  1. Om du skulle vilja ha mindre på skrivbordet, boka nu in i din kalender en timme då du skulle kunna göra ett röj (visst, du hinner säkert inte helt klart på en timme, men det är i alla fall ett steg på vägen).

  2. När timmen infaller, börja röja.

  3. När du går igenom vad som ligger i högarna du vill bli av med, fundera på varför det ligger där och inte är insorterat i pärmar eller hängmappar eller inscannat till digital form. Det finns nämligen alltid en god anledning. Det är inte för att du är “dålig” på något sätt. Det kan till exempel bero på någon av dessa tre saker:

    • Du har velat ha det framme så du inte glömmer att göra något du ska göra som materialet handlar om. 

      Du skulle behöva hitta ett mer utrymmessnålt sätt att hålla koll på vad du har att göra, förslagsvis en att-göra-lista i Outlook eller i en trevlig app i din telefon. I att-göra-uppgiften du definierar som ersättning för högen på skrivbordet, referera till var materialet är insorterat, så du slipper leta efter det när du väl ska göra det du ska göra.

    • Du har tänkt att du ska sortera undan det, men du har lagt det i en hög så länge.
       
      Förmodligen är det onödigt krångligt, tidsödande eller omständligt att spara undan papper där du har papper idag. Kan du scanna in det istället, så du har det lättillgängligt och utanför synfältet, fast digitalt? Kan du skippa pärmarna och lagra i hängmappar istället, som ger bättre översikt, går fortare att sortera in i, enkelt lagrar fler sorters material och rensas lättare? Kan du flytta bokhyllan närmare, så du bara behöver snurra 90 grader på stolen för att sortera in?

    • Du har velat ha pappren framme, eftersom du inte velat riskera att de försvinner bland allt annat om du sorterar undan dem.

      Jag gissar att du har flera möjliga ställen att lagra just den typen av dokument och att du riskerar att behöva leta på flera platser när du behöver det igen. Välj vilket av de olika ställena som ska vara det gällande i fortsättningen och samla ihop det spridda materialet där. Se till att du alltid har en tom pärm (om pärmar är ditt valda lagringsverktyg) eller en tom hängmapp (om hängmappar är det), så du lätt kan spara undan nya papper utan att behöva vänta till dess du har vägarna förbi kontorsmaterialförrådet.

  4. Bestäm dig för en förbättring att genomföra, baserat på orsaken till att det bildats högar.

  5. Definiera första steget som en att-göra-uppgift som du kan göra i ett enda steg och planera in när du ska göra det.

När du slutfört uppgiften, har du tagit ett konkret steg mot en mer distraktionsfri jobbvardag, där du inte behöver stanna upp och röja så ofta. När andan faller på, upprepa ovanstående och ta ett steg till. Och ett till.

Hur gör du?

Hur gör du för att hålla ditt skrivbord fritt från papper, så du kan arbeta mer distraktionsfritt? Skriv gärna en kommentar och berätta.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.