Strukturbloggen

En av de van­li­gaste sak­er­na delt­a­gar­na bestäm­mer sig för i slutet av mina kurs­er är att ren­sa på skrivbor­det när de dagen efter är till­ba­ka på kontoret. 



Det är naturligtvis en bra sak att beslu­ta sig för. 



Men, när jag hör det, hör jag ock­så en varn­ingskloc­ka ringa.

Till­ba­ka på ruta ett

Mål­sät­tnin­gen att stä­da skrivbor­det ser jag som ett teck­en på läng­tan efter en mer dis­trak­tions­fri vardag, efter mer utrymme att arbe­ta med det som är rätt att arbe­ta med just nu, efter en lättare bör­da att bära.



När vi bara bestäm­mer oss för att ren­sa skrivbor­det, är det stor risk att vi efter ett tag har ett fullt skrivbord igen. Om vi endast gör oss av med vad som finns där och inte lös­er grund­prob­lemet, är det en tids­frå­ga innan vi är till­ba­ka där vi började.



Att nöja sig med att bara ren­sa är som om trafikpoli­tik­ern skulle pus­ta ut när köer­na släp­per vid lunchtid var­je för­mid­dag, och tän­ka ​“Jaha, då var det prob­lemet ur världen”.

Att för­fi­na lagringssät­tet är andra halvan

Men, ​“jag ska stä­da mitt skrivbord” i kom­bi­na­tion med ​“och jag ska sam­tidigt ändra mitt sätt att lagra det jag behöver ha kvar” är den gyl­lene kombinationen.

Gör så här

1. Om du skulle vil­ja ha min­dre på skrivbor­det, boka nu in i din kalen­der en timme då du skulle kun­na göra ett röj (visst, du hin­ner säk­ert inte helt klart på en timme, men det är i alla fall ett steg på vägen).


2. När tim­men infall­er, bör­ja röja.


3. När du går igenom vad som lig­ger i högar­na du vill bli av med, fun­dera på var­för det lig­ger där och inte är insorter­at i pär­mar eller hängmap­par eller inscan­nat till dig­i­tal form. Det finns näm­li­gen alltid en god anled­ning. Det är inte för att du är ​“dålig” på något sätt. Det kan till exem­pel bero på någon av dessa tre saker: 
   
   
   • Du har velat ha det framme så du inte glöm­mer att göra något du ska göra som mate­ri­alet hand­lar om. 
     
     Du skulle behö­va hit­ta ett mer utrymmess­nålt sätt att hål­la koll på vad du har att göra, förslagsvis en att-göra-lista i Out­look eller i en trevlig app i din tele­fon. I att-göra-uppgiften du definier­ar som ersät­tning för högen på skrivbor­det, ref­er­era till var mate­ri­alet är insorter­at, så du slip­per leta efter det när du väl ska göra det du ska göra.
   
   
   • Du har tänkt att du ska sortera undan det, men du har lagt det i en hög så länge.
      
     För­mod­li­gen är det onödigt krång­ligt, tid­sö­dande eller omständligt att spara undan pap­per där du har pap­per idag. Kan du scan­na in det istäl­let, så du har det lät­till­gäng­ligt och utan­för syn­fäl­tet, fast dig­i­talt? Kan du skip­pa pär­mar­na och lagra i hängmap­par istäl­let, som ger bät­tre över­sikt, går fort­are att sortera in i, enkelt lagrar fler sorters mate­r­i­al och ren­sas lättare? Kan du fly­t­ta bokhyl­lan när­mare, så du bara behöver snur­ra 90 grad­er på stolen för att sortera in?
   
   
   • Du har velat ha pap­pren framme, efter­som du inte velat riskera att de försvin­ner bland allt annat om du sorter­ar undan dem.
     
     Jag gis­sar att du har flera möjli­ga ställen att lagra just den typen av doku­ment och att du risker­ar att behö­va leta på flera platser när du behöver det igen. Välj vilket av de oli­ka stäl­lena som ska vara det gäl­lande i fort­sät­tnin­gen och sam­la ihop det sprid­da mate­ri­alet där. Se till att du alltid har en tom pärm (om pär­mar är ditt val­da lagringsverk­tyg) eller en tom hängmapp (om hängmap­par är det), så du lätt kan spara undan nya pap­per utan att behö­va vän­ta till dess du har vägar­na för­bi kontorsmaterialförrådet.




4. Bestäm dig för en för­bät­tring att genom­föra, baser­at på orsak­en till att det bil­dats högar.




5. Definiera förs­ta steget som en att-göra-uppgift som du kan göra i ett enda steg och plan­era in när du ska göra det.

När du slut­fört uppgiften, har du tag­it ett konkret steg mot en mer dis­trak­tions­fri job­b­vardag, där du inte behöver stan­na upp och röja så ofta. När andan fall­er på, upprepa ovanstående och ta ett steg till. Och ett till.

Hur gör du?

Hur gör du för att hål­la ditt skrivbord fritt från pap­per, så du kan arbe­ta mer dis­trak­tions­fritt? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.