Blogg / Kategorier / Att göra-uppgifter

Under hösten har jag haft glädjen att hjälpa en avdelning i stadsdelen Lundby inom Göteborgs Stad att förbättra sin vardags-jobbstruktur. Vi har arbetat med hur man kan hantera mail på ett effektivare sätt, hur man kan få översikt över de projekt man driver, hur man jobbar systematiskt med sin att-göra-lista, och annat.

Ett av de stora glädjeämnena i mitt arbete är ...

Ett verkningsfullt sätt att få gjort rätt sak i rätt tid med lätthet är att använda sig av en att göra-lista, där man skriver upp allt man har att göra och bockar av när man gjort dem. Den största vinsten är som jag ser det att ...

Jag har en förkärlek för att alltid ha något med mig att skriva på eller notera i. Det kan vara en anteckningsbok eller en bunt Koll-på-läget-kort.
Åtminstone för mig är idéer flyktiga. Rätt som det är när jag funderar på någonting i vardagen, ...

Handen på hjärtat, också en struktör gör strukturtabbar ibland. Det är så sant som det är sagt: det är av misstagen man lär sig.

Här är mina sju mest dyrköpta misstag när det gäller struktur

Upplever du, liksom jag, då och då att du bara avverkar uppgift efter uppgift, gör detaljerad sak efter detaljerad sak och att det är som att allt bara snurrar på utan att du hinner reflektera över vilken vecka det är och vad som är inplanerat nästa månad? Det är en sak att vara i ett skönt flöde av att “allt klaffar” och du går från klarhet till klarhet och får en massa saker gjort, men det är inte den typ av situation jag menar.

Det tillstånd jag syftar på kan du kanske märka genom att du upplever att det bara antingen är fredag eller måndag hela tiden, att du slås av häpnad att ett visst möte var “redan denna vecka?!” eller att du tycks få ont om tid på slutet av allt du gör. Du “ser inte skogen för alla träd”, för att använda ett månne slitet, men belysande uttryck.

Lösningen för mig är att ...

Vi är många som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäktar med och trivs med. Man kan lätt uppfatta det som att man är offer för omständigheterna när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effektiv genom att jobba strukturerat även här.

Här är fem konkreta tips på hur du kan arbeta effektivare med inkommande mail.

Allt vi har att göra kan vi inte göra överallt eller var som helst. Till vissa saker behöver vi en dator, till andra en telefon, och några kan vi bara göra på kontoret.

Vi vinner koncentration om vi vid varje tillfälle bara behöver bry oss om de uppgifter som vi kan jobba med just där vi är då.

Så, hur gör du för att veta vad du kan göra just här och nu, av allt du har att göra?

Ja, ibland drömmer jag faktiskt om att någon gång sadla om (!) och bli cykelbud. Det är verkligen något attraktivt med cykelbudsyrket. Alltså, att ...

När du upplever mer kaos i din jobbvardag än du trivs med och du vill förbättra strukturen, är det fullt förståeligt om du bävar inför omfattningen på uppgiften. Kanske tvekar du och undrar om det ens är möjligt och kanske befarar du att just din arbetssituation är ett hopplöst fall.

Jag är övertygad om att inga fall är hopplösa och jag är lika övertygad om att mycket kan göras bättre med små medel.

Försök inte förbättra allt på en gång, utan välj en enda åtgärd att börja med, så kommer du lättare att lyckas. När det är klart, välj ytterligare en o s v.
Lugnt och stadigt kommer du att få bättre struktur och mer tid över, ett steg i taget.

Här följer tre idéer på olika steg att sätta igång med.

När man sätter upp sitt system för dokument, att-göra- listor, referensmaterial och annat, är det naturligt att fråga sig hur det ska utformas, t ex hur jag ska förvara dokument jag kan behöva en dag.

Ska jag sätta artiklarna eller broschyrmaterialen och vad det nu kan vara i pärmar eller ska jag använda hängmappar? Ska jag göra mina att-göra-listor i Outlook, i min handdator eller på papperslappar?

Har du, liksom jag, någon gång tänkt en tanke som att “jag skulle verkligen vilja arbeta på det där sättet, börja göra så där, men jag har aldrig tid till att börja med det; det är så mycket hela tiden”? Kanske handlar det om att vara bättre förberedd till möten, kanske om att använda att-göra-listor, kanske om att notera vad ni kom överens om efter kundmötet, kanske något annat.

Det fina är att…

Ett genomgående tema när det gäller att skapa god struktur är förenkling, att göra saker enklare. Jag upplever att när det går segt och långsamt framåt, när vi rent av kör fast, kan vi och vår verksamhet komma loss om vi gör det hela enkelt.

Men, hur?

Många jag träffar i mitt dagliga värv säger “Å, det skulle jag verkligen behöva!” när de hör att jag jobbar med att skapa god struktur i verksamheter och för individer. När de säger så upplever jag ofta att de får något uppgivet i blicken, som att det skulle vara svårt att skapa den goda personliga strukturen.

Som jag ser det, är det lika lätt att skapa god struktur som att bibehålla bristande struktur. Det är bara en fråga om vanor och enkla hjälpmedel.

Här följer nio vanliga misstag vi gör som hindrar god personlig struktur och hur vi skulle kunna göra istället. Flera av misstagen har jag själv gjort, så i det avseendet vet jag vad jag talar om.

En central del i ett strukturerat, personligt arbetssätt är att-göra-listan. Då menar jag en lista som du har över tid, snarare än en som du börjar på nytt med varje morgon. En samlad lista över allt du har att göra, konkret beskrivet och lagom stora uppgifter, ger dig lätt och snabb översikt över det du åtagit dig. Den gör det möjligt för dig att i lugn och ro helt fokusera på det du gör just nu, utan att du behöver hålla en massa andra saker i huvudet samtidigt och den ger dig dessutom en tillfredsställelsens endorfinkick varje gång du bockar av en uppgift när du slutfört den.

Men, i vilken form ska att-göra-listan vara? Ja, det är en smaksak. Här följer sex varianter på format.

Välkommen till det första i en serie strukturtips från Stiernholm Consulting.

Jag, David Stiernholm, är alltså struktör, vilket innebär att jag skapar struktur och systematik i verksamheter och för individer. Men, varför struktur? Vad är nyttan med god struktur? Är det inte väldigt fyrkantigt och begränsande?

Som jag ser det, tvärt om.