Strukturbloggen

Det här med god struk­tur — visst kan det vara så att vi verk­li­gen kän­ner att vi skulle behö­va arbe­ta effek­ti­vare till vardags, men att vi inte vet var vi ska bör­ja? Det är bara för myck­et nu och vi hin­ner knappt hål­la näsan över vattenytan.

Vi har så ont om tid att vi inte hin­ner ändra vårt arbetssätt för att få mer tid över. Det får bli en annan gång, när vi har tid. Men, om vi fort­sät­ter så här, kom­mer den dag kom­ma då vi har till­räck­ligt med tid för att bör­ja job­ba smidi­gare? Behöver vi verk­li­gen vänta?

Nej, inte som jag ser det. Just nu är det näst bäs­ta tillfäl­let att bör­ja. Det bäs­ta tillfäl­let var igår.

Så, låt oss just nu ta ett enda enkelt steg i rätt rik­t­ning. Vad skulle det då vara?

Ett ständigt inflöde

Cen­tralt i ett smidigt, sys­tem­a­tiskt arbetssätt är att-göra-lis­tan. Dit kom­mer ett inflöde av uppgifter från tele­fon­sam­tal, posten, mailen, möten, min­gel och det är därifrån du plockar alla uppgifter du gör var­je dag. Att du kan lita på lis­tan och slapp­na av i vet­skapen att allt du ska göra står där, utan att du behöver ha det i huvudet, är själ­va vit­sen med att ha en.

Och, se till att du gör det enkelt. Det­ta är det förs­ta steget mot ett effek­ti­vare arbetssätt. Gör tröskeln låg för att kom­ma igång.

Sex snab­ba steg

Om du vill, gör nu så här:

1. Bestäm dig för om du vill att lis­tan ska vara elek­tro­n­isk eller på papper.
2. Avsätt 15 minut­er då du kan arbe­ta ostört. Det är inte län­gre än en fika­paus eller en ovän­tad förs­en­ing i trafikstockning.
3. I ditt val­da medi­um (Out­looks uppgifts­funk­tion, ett blankt pap­per, Excel, anteck­ningar i datorn, iCals-to-do-funk­tion el dyl), skriv ned allt du har i huvudet som du vet att du har att göra — en uppgift per rad. Skriv hela meningar, d v s istäl­let för bara ​“Lokal”, skriv ​“Kon­tak­ta fastighets­bo­laget ang ledi­ga lokaler”; istäl­let för bara ​“Bil­jet­ter”, skriv ​“Ring rese­byrån och boka bil­jet­ter till NY”.
4. Bestäm dig för hur du gör det lätt för dig att notera i lis­tan och stry­ka ur lis­tan. T ex bestäm dig för att alltid ha lis­tan i ett särskilt fack i väskan, eller lägg en gen­väg till doku­mentet på datorns skrivbord.
5. Fort­sätt nu vara kon­sekvent. När du kom­mer på nya uppgifter, skriv upp dem i lis­tan om de tar län­gre än 2 minut­er att genom­föra (annars gör du dem direkt). Om du försök­er hål­la nya uppgifter i huvudet istäl­let för i lis­tan, kom­mer inte lis­tan göra nyt­ta för dig. Inte heller om du gör en ny lista var­je dag utan att föra över uppgifter från orig­i­nal­lis­tan eller om du skriv­er upp uppgifter på andra lap­par istäl­let för på listan.
6. Bestäm dig för en fast tid eller dag per vec­ka då du går igenom hela lis­tan och läg­ger till eller stryk­er uppgifter.

Men, var­för?

Du kom­mer att uppl­e­va att du har bät­tre koll på vad du har att göra. Du kom­mer att slut­föra dina uppgifter tidi­gare och mis­sa färre dead­lines. Du kom­mer att kän­na dig min­dre stres­sad och du kop­plar lättare av när du är ledig.

Hur gör du?

Hur funkade det här för dig? Har du andra tips på förs­ta enkla steg att ta mot ett smidi­gare arbetssätt? 

Kom­mentera nedan!