"Jag vill jobba mer strukturerat, men var ska jag… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

28 okt.

"Jag vill jobba mer strukturerat, men var ska jag börja?"


Datum: 2009-10-28 10:21

När du upplever mer kaos i din job­b­vardag än du trivs med och du vill för­bät­tra struk­turen, är det fullt förståeligt om du bävar inför omfat­tnin­gen på uppgiften. Kanske tvekar du och undrar om det ens är möjligt och kanske befarar du att just din arbetssi­t­u­a­tion är ett hop­plöst fall.

Jag är över­ty­gad om att inga fall är hop­plösa och jag är lika över­ty­gad om att myck­et kan göras bät­tre med små medel.

Försök inte för­bät­tra allt på en gång, utan välj en enda åtgärd att bör­ja med, så kom­mer du lättare att lyckas. När det är klart, välj ytterli­gare en o s v. 
Lugnt och stadigt kom­mer du att få bät­tre struk­tur och mer tid över, ett steg i taget.

Här föl­jer tre idéer på oli­ka steg att sät­ta igång med.

Har du så mån­ga bol­lar i luften att du tap­par en del av dem och sak­nar över­sikt över allt du har att göra?

Bör­ja använ­da dig av en att-göra-lista. Gör så här:

  1. Bestäm dig för var du vill ha den, på ett löst pap­per du alltid kan ha med dig, i Out­look i datorn, i ett Word-doku­ment eller motsvarande et c. Det du väl­jer behöver inte vara ditt slut­gilti­ga val, utan du kan väl­ja om senare.
  2. På lis­tan, skriv upp allt du vet att du har att göra som tar län­gre tid än 2 min.
  3. Har du uppgifter kvar vid dagens slut, låt dem stå kvar på lis­tan och job­ba vidare med sam­ma lista imor­gon. Gör inte en helt ny lista var­je mor­gon, utan låt den leva över tid.
  4. Så fort du kom­mer på något att göra som du inte gör med en gång, skriv upp det i att-göra- listan.
  5. En gång per vec­ka, skum­ma igenom lis­tan och stryk uppgifter du slut­fört men glömt stry­ka, lägg till uppgifter du glömt skri­va upp och ta bort uppgifter som inte län­gre är aktuella.

Översväm­mas du av mail och bör­jar ofta ären­der­aden unge­fär RE: SV: RE: SV: SVSV:”?

Bli mer konkret och kon­cis i din mail­hanter­ing. Gör så här:

  1. Från och med idag, uttryck dig tydligt i näs­ta steg”-termer (=att-göra-uppgifter) när du for­muler­ar mail. Ber du någon om att göra något eller om du ställer frå­gor till någon i ett mail, sep­a­r­era begäran/​frågan tydligt från annan text i mailet, t ex genom att skri­va i punk­t­form eller 1, 2, 3”-form.
  2. I alla mail du får till dig, leta efter att-göra-uppgifter (utta­lade eller out­ta­lade) och skriv upp dem på din att-göra-lista.
  3. Om mailkon­ver­sa­tio­nen ten­der­ar att bli lång (mån­ga SV: SV:…), skriv en ny ären­der­ad när du svarar, efter­som ämnet i mailet för­mod­li­gen suc­ces­sivt har förän­drats från det att det ursprung­li­ga mailet skrevs. 

Är ditt skrivbord så fullt av pap­per och högar så du har svårt att kon­cen­tr­era dig på det du ska job­ba med just nu?


Gör det enkelt att stop­pa undan pap­per du inte behöver nu och lätt att hit­ta pap­per du behöver, när du behöver dem. Gör så här:

  1. Gå igenom alla pap­per och högar på skrivbor­det och notera på var­je bunt näs­ta steg på en Pos­tIt-lapp, samt sätt upp det steget på din att-göra-lista.
  2. Skaf­fa ett 50-tal hängmappar.
  3. Skaf­fa ett arkivskåp eller en arkivlå­da i styv papp (som ofta finns i kontorsmaterialhandeln).
  4. Märk upp 28 hängmap­par med en bok­stav vardera och märk dessu­tom upp några map­par med nam­net på särskilt vik­ti­ga pro­jekt, kun­der eller ämne­som­rå­den, för vil­ka du vill ha en egen mapp. Bok­stavsor­d­nin­gen gör att det är lika lätt att stop­pa undan doku­menten som att hit­ta dem när du behöver.
  5. Sortera in skrivbor­dets alla pap­per i hängmap­par­na och sätt in dem i ditt nya arkiv. Eller, fören­klat: Känns det för omständigt att skaf­fa arkivskåp och hängmap­par, köp istäl­let ett 50- tal A3-blad i en färg du tyck­er om, vik dem på mit­ten, märk upp dem med en bok­stav vardera, sortera in skrivbor­dets alla pap­per däri och arrangera dem i pry­dli­ga högar på ditt kon­tor. Du har vis­serli­gen dina högar kvar, men du har koll på vad som finns i dem och du kan lätt sortera in nytt mate­r­i­al och lika lätt hit­ta sådant du behöver. När du till slut tröt­tnar på att se alla högar, gå åstad och köp det där arkivskåpet. 

Hur gjorde du?

Om du kom­mit en bit på väg när det gäller god struk­tur, vad var det förs­ta steg du tog som fick dig att sät­ta fart? Läm­na en kom­men­tar nedan och berät­ta. Som du förstår är det här med god struk­tur ett kärt ämne för mig och jag är alltid nyfiken på att höra andras erfaren­heter. Kanske tar jag själv intryck, kanske delar jag med mig av dina erfaren­heter till andra.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.