Hur informatören skaffade en smidigare jobbvardag | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

25 jan.

Hur informatören skaffade en smidigare jobbvardag


Datum: 2010-01-25 07:58

Under hösten har jag haft gläd­jen att hjäl­pa en avdel­ning i stads­de­len Lund­by inom Göte­borgs Stad att för­bät­tra sin vardags-jobb­struk­tur. Vi har arbe­tat med hur man kan hantera mail på ett effek­ti­vare sätt, hur man kan få över­sikt över de pro­jekt man dri­ver, hur man job­bar sys­tem­a­tiskt med sin att-göra-lista, och annat.

Ett av de sto­ra gläd­jeäm­ne­na i mitt arbete är att se vil­ka fina, nya verk­tyg som mina adepter ska­par med avstamp i det arbete vi gör tillsammans.

Mer ful­lödi­ga beställningar

Ett exem­pel jag inte kan hål­la mig från att lyf­ta fram är vad infor­matören Joan­na Glad gjorde för att fören­kla arbetet med alla de beställ­ningar av infor­ma­tion­s­ma­te­r­i­al hon får dagli­gen. Vi räk­nade vid ett tillfälle ut att hon hade unge­fär 150 oli­ka möjli­ga (inter­na) bestäl­lare av sina tjän­ster, så du förstår att det blir mån­ga upp­drag att hål­la igång samtidigt.

Joan­na ville hit­ta ett sätt att ta emot en beställ­ning så att risken för miss­förstånd min­imeras, så att behovet av att kom­plet­tera med mer infor­ma­tion blir ringa och så att det blir så enkelt som möjligt att snabbt ta reda på var hon står i var­je upp­drag och vad som är näs­ta steg.

Vi slog våra klo­ka huvu­den ihop och skissade på en blan­kett, som Joan­na sedan utveck­lade vidare och för­fi­nade. Och, inte så litet heller.

Här kan du se blanketten.

Så här går det till

Sit­u­a­tio­nen är allt­så att någon inom stads­för­valt­nin­gen kon­tak­tar Joan­na för att be henne des­igna och pro­duc­era en tryck­sak av något slag. Hon tar då fram ett nytt exem­plar av blan­ket­ten och fyller i:

  • Start­da­tum
  • Projektets/​uppdragets namn
  • Dead­line
  • Bestäl­lare, ans­varig chef och avdelning
  • Vem som oke­jar”; bestäl­laren eller hans/​hennes chef
  • Vad syftet är
  • Vad de förvän­tar sig för resul­tat, d v s mål
  • Vilket över­gri­pande poli­tiskt mål det förvän­tade resul­tatet stöd­jer upp­fyl­lan­det av. (Visst är det strå­lande att så här konkret kop­pla det­ta speci­fi­ka upp­drag till det sto­ra, långsik­ti­ga målet!)
  • Fria anteck­ningar

Nu är vi halvvägs genom sidan. På andra hal­van finns det plats att skri­va sex sty­ck­en näs­ta steg, vem som ska göra dem och när det ska vara klart. Snarare än att fyl­la i alla näs­ta steg på en gång, låter Joan­na ste­gen växa fram suc­ces­sivt under upp­dragets gång. Efter­som hon har alla sina andra att-göra-uppgifter i Lotus Notes, ser hon till att läg­ga in ock­så dessa näs­ta steg där (hon bockar sedan av att steget i frå­ga är inlagt som en att-göra-uppgift), så inget fall­er mel­lan sto­lar­na. Det­ta gäller ock­så de näs­ta steg som andra ska göra, som hon mark­er­ar som Vän­tar på” eller Delegerat”.

Dessu­tom — tidrapportering

Län­gre ned på blan­ket­ten finns ett långs­malt rut­sys­tem med 44 rutor, där var­je ruta rep­re­sen­ter­ar en arbet­stimme. All­tefter­som Joan­na arbe­tar med upp­draget, fyller hon i så mån­ga rutor som hon arbe­tar. Hon använ­der sig då av främst tre sym­bol­er: M” för möte, W” för work­shop och T” för textbear­bet­ning. Hon har ock­så ska­p­at plats för ytterli­gare eventuel­la sym­bol­er hon kan behö­va vid ett visst upp­drag. På så sätt kan hon vid avstämnin­gen när upp­draget är slut klart och tydligt redovisa hur myck­et tid hon lagt ned och på vad.

Den här blan­ket­ten föl­jer allt­så med genom hela upp­draget, till dess att allt är lev­er­erat, då Joan­na skriv­er in slut­da­tum och bockar av att upp­draget är klart.

… och utvärdering

Som prick­en över i:et har hon till och med fått in en utvärder­ing av processen. I rutan Återkop­pling” kan hon krys­sa i hur bestäl­laren upplevde dels arbet­sprocessen, dels resul­tatet, med graderingar­na myck­et nöjd”, nöjd” och miss­nöjd”. Kund­nöjd­hets­graden kan hon föl­ja upp och se hur den utveck­lar sig över tid.

Det är nog inte för inte jag har valt att arbe­ta som struk­tör, med tanke på hur exal­ter­ad jag kän­ner mig när jag får se sådana här fan­tastiska tillämp­ningar hos mina kunder.

Har du ock­så gjort en blan­kett som är helt skräd­darsy­dd för ditt jobb? Vad blev effek­ten för dig?

Välkom­men att kom­mentera nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.