Hur informatören skaffade en smidigare jobbvardag
Datum: 2010-01-25 07:58
Under hösten har jag haft glädjen att hjälpa en avdelning i stadsdelen Lundby inom Göteborgs Stad att förbättra sin vardags-jobbstruktur. Vi har arbetat med hur man kan hantera mail på ett effektivare sätt, hur man kan få översikt över de projekt man driver, hur man jobbar systematiskt med sin att-göra-lista, och annat.
Ett av de stora glädjeämnena i mitt arbete är att se vilka fina, nya verktyg som mina adepter skapar med avstamp i det arbete vi gör tillsammans.
Mer fullödiga beställningar
Ett exempel jag inte kan hålla mig från att lyfta fram är vad informatören Joanna Glad gjorde för att förenkla arbetet med alla de beställningar av informationsmaterial hon får dagligen. Vi räknade vid ett tillfälle ut att hon hade ungefär 150 olika möjliga (interna) beställare av sina tjänster, så du förstår att det blir många uppdrag att hålla igång samtidigt.
Joanna ville hitta ett sätt att ta emot en beställning så att risken för missförstånd minimeras, så att behovet av att komplettera med mer information blir ringa och så att det blir så enkelt som möjligt att snabbt ta reda på var hon står i varje uppdrag och vad som är nästa steg.
Vi slog våra kloka huvuden ihop och skissade på en blankett, som Joanna sedan utvecklade vidare och förfinade. Och, inte så litet heller.
Så här går det till
Situationen är alltså att någon inom stadsförvaltningen kontaktar Joanna för att be henne designa och producera en trycksak av något slag. Hon tar då fram ett nytt exemplar av blanketten och fyller i:
- Startdatum
- Projektets/uppdragets namn
- Deadline
- Beställare, ansvarig chef och avdelning
- Vem som “okejar”; beställaren eller hans/hennes chef
- Vad syftet är
- Vad de förväntar sig för resultat, d v s mål
- Vilket övergripande politiskt mål det förväntade resultatet stödjer uppfyllandet av. (Visst är det strålande att så här konkret koppla detta specifika uppdrag till det stora, långsiktiga målet!)
- Fria anteckningar
Nu är vi halvvägs genom sidan. På andra halvan finns det plats att skriva sex stycken nästa steg, vem som ska göra dem och när det ska vara klart. Snarare än att fylla i alla nästa steg på en gång, låter Joanna stegen växa fram successivt under uppdragets gång. Eftersom hon har alla sina andra att-göra-uppgifter i Lotus Notes, ser hon till att lägga in också dessa nästa steg där (hon bockar sedan av att steget i fråga är inlagt som en att-göra-uppgift), så inget faller mellan stolarna. Detta gäller också de nästa steg som andra ska göra, som hon markerar som “Väntar på” eller “Delegerat”.
Dessutom — tidrapportering
Längre ned på blanketten finns ett långsmalt rutsystem med 44 rutor, där varje ruta representerar en arbetstimme. Allteftersom Joanna arbetar med uppdraget, fyller hon i så många rutor som hon arbetar. Hon använder sig då av främst tre symboler: “M” för möte, “W” för workshop och “T” för textbearbetning. Hon har också skapat plats för ytterligare eventuella symboler hon kan behöva vid ett visst uppdrag. På så sätt kan hon vid avstämningen när uppdraget är slut klart och tydligt redovisa hur mycket tid hon lagt ned och på vad.
Den här blanketten följer alltså med genom hela uppdraget, till dess att allt är levererat, då Joanna skriver in slutdatum och bockar av att uppdraget är klart.
… och utvärdering
Som pricken över i:et har hon till och med fått in en utvärdering av processen. I rutan “Återkoppling” kan hon kryssa i hur beställaren upplevde dels arbetsprocessen, dels resultatet, med graderingarna “mycket nöjd”, “nöjd” och “missnöjd”. Kundnöjdhetsgraden kan hon följa upp och se hur den utvecklar sig över tid.
Det är nog inte för inte jag har valt att arbeta som struktör, med tanke på hur exalterad jag känner mig när jag får se sådana här fantastiska tillämpningar hos mina kunder.
Har du också gjort en blankett som är helt skräddarsydd för ditt jobb? Vad blev effekten för dig?
Välkommen att kommentera nedan.
Dela med dig:
