STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

17 Mar

En hög är inte en hög


Datum: 2010-03-17 17:26 Kommentarer: 2 st

Man kan lätt förledas att tro att högarna på skrivbordet främst är ett estetiskt problem; att det ger ett negativt intryck hos den som kommer på besök. Eller, att det bara är ett ordningsproblem; att högarna gör det svårt att hitta de dokument du söker när du behöver dem.

Men, problemet är tyvärr allvarligare än så.

Det som döljs i…

En hög är nämligen inte bara en hög. Hade det varit bara en hög med papper och om problemet bara var estetiskt, skulle det inte bli någon skillnad om man bytte ut pappren i högarna mot tomma blad; men det gör du inte, eller hur?

Nej, för alla papper i högarna har något värde på något sätt. I högarna ligger i själva verket en kund som väntar på att du ska komma tillbaka, en leverantör som väntar på betalning och som nu filar på kravbrevet och där ligger också den idé som skulle kunnat ta din verksamhet till nya höjder men som nu kallnar långsamt för att till sist dö högdöden.

Det är inte högarna som är orsaken till problemet, egentligen. De är bara symptom på att dina “kontorsprocesser” inte löper så smidigt som de skulle kunna göra. De signalerar att “här har du pengar att tjäna”, “här har du nya kunder”, “här ligger tid låst som du skulle kunna få över”.

Högarna är i sig ett löfte om att en enklare jobbvardag är möjlig.

Uppåt, framåt

Du vill att din verksamhet ska röra sig framåt ditåt du vill, mot din vision. Driver du inte företag, är det kanske det projekt du ansvarar för som du vill ska gå framåt, eller din karriär. Varje företag är summan av dess detaljerade komponenter. Ska verksamheten gå framåt, behöver allt den består av också röra sig framåt. När att-göra-uppgifter och bra-att-ha-material är dolda i högar, står de still, men om de istället finns på de enda ställen där du valt att hantera dem, bidrar de till verksamhetens framåtrörelse. Du har fattat beslut om vad som är nästa steg, du har lagrat undan dokumenten på det ställe där du snabbt och lätt hittar dem när du behöver dem i farten, du har placerat de briljanta idéerna i din idébank, där de ligger och mognar i väntan på exakt rätt tillfälle att sättas i verket, utan risk för att de rinner ut i sanden.

Varje sak finns på exakt rätt plats. Ingen barlast tynger dig i onödan.

Så, släpp loss all den kraft som ligger låst i högarna!

Gör så här

  1. Välj den hög som lockar dig mest.
  2. Ta upp det första bladet.
  3. Fråga dig; finns det något “nästa steg” med det här bladet eller med det som det här bladet handlar om?
  4. Skriv upp det nästa steget som en att-göra-uppgift på det enda ställe där du samlar dina att-göra-uppgifter. (Om det inte finns något nästa steg, skriv inte upp något, och gå istället vidare till steg 5).
  5. Fråga dig också; kommer jag ha användning för det här bladet eller den här informationen någon gång i framtiden?
  6. Om svaret är “ja, vid ett bestämt senare tillfälle” (på måndag, nästa vecka, senare i månaden, nästa år et c), lägg bladet i den mapp i din tickler file som representerar den tidpunkt då du behöver det.
  7. Om svaret är “ja, men jag vet inte när”, stoppa undan bladet i ditt system för fysiskt referensmaterial, eller skriv av den information du behöver och lagra den i ditt system för digitalt referensmaterial, så du lätt hittar den närhelst du behöver den.
  8. Om svaret är “nej, knappast”, släng bladet.
  9. Fortsätt med nästa blad och nästa och nästa, tills högen är borta.
  10. Så fort det kommer ett mail, ett brev, ett telefonsamtal, en telefonlapp från en kollega el dyl, upprepa stegen 3-8. Då slipper du högar, dina “kontorsprocesser” löper smidigare och du för verksamheten lättare i den riktning du strävar.

Hur gör du?

Vad är ditt smartaste trick för att bli av med dina högar, eller rent av för att det inte ska bli några högar alls?

Berätta i en kommentar nedan!

Kommentera

Carita Holmberg

Carita Holmberg skriver:

#1 - 2010-03-23, 16:13

Vilken fantastisk känsla att hitta denna blogg! Tack, precis vad jag behöver. Just nu upplever jag att det pågår ett världsmästerskap i pingpong i mitt huvud och jag försöker ha koll på alla bollar.
Du har så många goda råd och jag kommer att läsa vart enda ett. Jag har redan lovat mig själv att städa skrivbordet och börja använda min att-göra-lista igen, på riktigt den här gången. Jag upptäckte att jag precis som du beskrev bara använder den till saker jag inte hinner med, och listan blir bara längre och längre ...

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2010-03-24, 11:46

Carita: Det var kul att höra! Du är så välkommen. Stiligt att du redan anammat några av tipsen! /David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.