En hög är inte en hög | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

17 mars

En hög är inte en hög


Datum: 2010-03-17 17:26

Man kan lätt förledas att tro att högar­na på skrivbor­det främst är ett estetiskt prob­lem; att det ger ett neg­a­tivt intryck hos den som kom­mer på besök. Eller, att det bara är ett ord­ning­sprob­lem; att högar­na gör det svårt att hit­ta de doku­ment du sök­er när du behöver dem. 

Men, prob­lemet är tyvärr all­varli­gare än så.

Det som döljs i…

En hög är näm­li­gen inte bara en hög. Hade det var­it bara en hög med pap­per och om prob­lemet bara var estetiskt, skulle det inte bli någon skill­nad om man bytte ut pap­pren i högar­na mot tom­ma blad; men det gör du inte, eller hur? 

Nej, för alla pap­per i högar­na har något värde på något sätt. I högar­na lig­ger i själ­va ver­ket en kund som vän­tar på att du ska kom­ma till­ba­ka, en lever­an­tör som vän­tar på betal­ning och som nu filar på kravbrevet och där lig­ger ock­så den idé som skulle kun­nat ta din verk­samhet till nya höjder men som nu kall­nar långsamt för att till sist dö högdöden.

Det är inte högar­na som är orsak­en till prob­lemet, egentli­gen. De är bara symp­tom på att dina kon­tor­sprocess­er” inte löper så smidigt som de skulle kun­na göra. De sig­naler­ar att här har du pen­gar att tjä­na”, här har du nya kun­der”, här lig­ger tid låst som du skulle kun­na få över”. 

Högar­na är i sig ett löfte om att en enklare job­b­vardag är möjlig.

Uppåt, framåt

Du vill att din verk­samhet ska röra sig framåt ditåt du vill, mot din vision. Dri­ver du inte före­tag, är det kanske det pro­jekt du ans­varar för som du vill ska gå framåt, eller din kar­riär. Var­je före­tag är sum­man av dess detal­jer­ade kom­po­nen­ter. Ska verk­samheten gå framåt, behöver allt den består av ock­så röra sig framåt. När att-göra-uppgifter och bra-att-ha-mate­r­i­al är dol­da i högar, står de still, men om de istäl­let finns på de enda ställen där du valt att hantera dem, bidrar de till verk­samhetens framåtrörelse. Du har fat­tat beslut om vad som är näs­ta steg, du har lagrat undan doku­menten på det ställe där du snabbt och lätt hit­tar dem när du behöver dem i farten, du har plac­er­at de bril­jan­ta idéer­na i din idébank, där de lig­ger och mog­nar i vän­tan på exakt rätt tillfälle att sät­tas i ver­ket, utan risk för att de rin­ner ut i sanden.

Var­je sak finns på exakt rätt plats. Ingen bar­last tyn­ger dig i onödan.

Så, släpp loss all den kraft som lig­ger låst i högarna!

Gör så här

  1. Välj den hög som lockar dig mest.
  2. Ta upp det förs­ta bladet.
  3. Frå­ga dig; finns det något näs­ta steg” med det här bladet eller med det som det här bladet hand­lar om? 
  4. Skriv upp det näs­ta steget som en att-göra-uppgift på det enda ställe där du sam­lar dina att-göra-uppgifter. (Om det inte finns något näs­ta steg, skriv inte upp något, och gå istäl­let vidare till steg 5).
  5. Frå­ga dig ock­så; kom­mer jag ha använd­ning för det här bladet eller den här infor­ma­tio­nen någon gång i framtiden?
  6. Om svaret är ja, vid ett bestämt senare tillfälle” (på måndag, näs­ta vec­ka, senare i månaden, näs­ta år et c), lägg bladet i den mapp i din tick­ler file som rep­re­sen­ter­ar den tid­punkt då du behöver det.
  7. Om svaret är ja, men jag vet inte när”, stop­pa undan bladet i ditt sys­tem för fysiskt ref­er­ens­ma­te­r­i­al, eller skriv av den infor­ma­tion du behöver och lagra den i ditt sys­tem för dig­i­talt ref­er­ens­ma­te­r­i­al, så du lätt hit­tar den närhelst du behöver den.
  8. Om svaret är nej, knap­past”, släng bladet.
  9. Fort­sätt med näs­ta blad och näs­ta och näs­ta, tills högen är borta.
  10. Så fort det kom­mer ett mail, ett brev, ett tele­fon­sam­tal, en tele­fon­lapp från en kol­le­ga el dyl, upprepa ste­gen 3 – 8. Då slip­per du högar, dina kon­tor­sprocess­er” löper smidi­gare och du för verk­samheten lättare i den rik­t­ning du strävar.

Hur gör du?

Vad är ditt smar­taste trick för att bli av med dina högar, eller rent av för att det inte ska bli några högar alls?

Berät­ta i en kom­men­tar nedan!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.