Strukturbloggen

Man kan lätt förledas att tro att högar­na på skrivbor­det främst är ett estetiskt prob­lem; att det ger ett neg­a­tivt intryck hos den som kom­mer på besök. Eller, att det bara är ett ord­ning­sprob­lem; att högar­na gör det svårt att hit­ta de doku­ment du sök­er när du behöver dem. 

Men, prob­lemet är tyvärr all­varli­gare än så.

Det som döljs i…

En hög är näm­li­gen inte bara en hög. Hade det var­it bara en hög med pap­per och om prob­lemet bara var estetiskt, skulle det inte bli någon skill­nad om man bytte ut pap­pren i högar­na mot tom­ma blad; men det gör du inte, eller hur? 

Nej, för alla pap­per i högar­na har något värde på något sätt. I högar­na lig­ger i själ­va ver­ket en kund som vän­tar på att du ska kom­ma till­ba­ka, en lever­an­tör som vän­tar på betal­ning och som nu filar på kravbrevet och där lig­ger ock­så den idé som skulle kun­nat ta din verk­samhet till nya höjder men som nu kall­nar långsamt för att till sist dö högdöden.

Det är inte högar­na som är orsak­en till prob­lemet, egentli­gen. De är bara symp­tom på att dina ​“kon­tor­sprocess­er” inte löper så smidigt som de skulle kun­na göra. De sig­naler­ar att ​“här har du pen­gar att tjä­na”, ​“här har du nya kun­der”, ​“här lig­ger tid låst som du skulle kun­na få över”. 

Högar­na är i sig ett löfte om att en enklare job­b­vardag är möjlig.

Uppåt, framåt

Du vill att din verk­samhet ska röra sig framåt ditåt du vill, mot din vision. Dri­ver du inte före­tag, är det kanske det pro­jekt du ans­varar för som du vill ska gå framåt, eller din kar­riär. Var­je före­tag är sum­man av dess detal­jer­ade kom­po­nen­ter. Ska verk­samheten gå framåt, behöver allt den består av ock­så röra sig framåt. När att-göra-uppgifter och bra-att-ha-mate­r­i­al är dol­da i högar, står de still, men om de istäl­let finns på de enda ställen där du valt att hantera dem, bidrar de till verk­samhetens framåtrörelse. Du har fat­tat beslut om vad som är näs­ta steg, du har lagrat undan doku­menten på det ställe där du snabbt och lätt hit­tar dem när du behöver dem i farten, du har plac­er­at de bril­jan­ta idéer­na i din idébank, där de lig­ger och mog­nar i vän­tan på exakt rätt tillfälle att sät­tas i ver­ket, utan risk för att de rin­ner ut i sanden.

Var­je sak finns på exakt rätt plats. Ingen bar­last tyn­ger dig i onödan.

Så, släpp loss all den kraft som lig­ger låst i högarna!

Gör så här

1. Välj den hög som lockar dig mest.
2. Ta upp det förs­ta bladet.
3. Frå­ga dig; finns det något ​“näs­ta steg” med det här bladet eller med det som det här bladet hand­lar om? 
4. Skriv upp det näs­ta steget som en att-göra-uppgift på det enda ställe där du sam­lar dina att-göra-uppgifter. (Om det inte finns något näs­ta steg, skriv inte upp något, och gå istäl­let vidare till steg 5).
5. Frå­ga dig ock­så; kom­mer jag ha använd­ning för det här bladet eller den här infor­ma­tio­nen någon gång i framtiden?
6. Om svaret är ​“ja, vid ett bestämt senare tillfälle” (på måndag, näs­ta vec­ka, senare i månaden, näs­ta år et c), lägg bladet i den mapp i din tick­ler file som rep­re­sen­ter­ar den tid­punkt då du behöver det.
7. Om svaret är ​“ja, men jag vet inte när”, stop­pa undan bladet i ditt sys­tem för fysiskt ref­er­ens­ma­te­r­i­al, eller skriv av den infor­ma­tion du behöver och lagra den i ditt sys­tem för dig­i­talt ref­er­ens­ma­te­r­i­al, så du lätt hit­tar den närhelst du behöver den.
8. Om svaret är ​“nej, knap­past”, släng bladet.
9. Fort­sätt med näs­ta blad och näs­ta och näs­ta, tills högen är borta.
10. Så fort det kom­mer ett mail, ett brev, ett tele­fon­sam­tal, en tele­fon­lapp från en kol­le­ga el dyl, upprepa ste­gen 3 – 8. Då slip­per du högar, dina ​“kon­tor­sprocess­er” löper smidi­gare och du för verk­samheten lättare i den rik­t­ning du strävar.

Hur gör du?

Vad är ditt smar­taste trick för att bli av med dina högar, eller rent av för att det inte ska bli några högar alls?

Berät­ta i en kom­men­tar nedan!