Kollegor, kollegor, kollegor | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

26 mars

Kollegor, kollegor, kollegor


Datum: 2010-03-26 09:38

Upplever du att du allt­för ofta störs av dina kol­le­gor? Kan du inte gå genom kor­ri­doren utan att bli inropad på någons rum när du har som minst tid för det? Blir du gång efter annan avbruten just när du är i ett kri­tiskt skede i den arbet­suppgift du verk­li­gen behöver fokusera på?

Visst skulle man då och då vil­ja fräsa åt dem att inte störa, men sam­tidigt arbe­tar vi till­sam­mans för att föra verk­samheten framåt. 

Det är knap­past heller så att kol­le­gor­na till­ta­lar dig för att förstöra för dig, utan med störs­ta säk­er­het upplever de sig behö­va dig, din kun­skap eller din kom­pe­tens. De kanske till och med är din under­ställ­da per­son­al och som chef behöver du vara till­gäng­lig och behjälplig för dina medarbetare. 

Så, du behöver ta dem på all­var. På sam­ma gång har du ett tajt schema, ont om tid och en mas­sa brän­der att släcka.

Du kom­mer i intressekon­flikt. Vad göra?

När vi står inför kom­plexa sit­u­a­tion­er, brukar det hjäl­pa att struk­tur­era upp det hela och på så sätt skaf­fa dig över­sikt, varefter du lättare kan fat­ta beslut.

Låt säga att det finns tre orsak­er till att en kol­le­ga pockar på din upp­märk­samhet: för hon vill att du ska göra något, för att han vill diskutera en sak med dig (eller frå­ga något) eller helt enkelt bara pra­ta om en sak som hänt.

Om du har tid över att göra, diskutera eller lyssna, då gör du naturligtvis det, så vad vi ska fokusera på nu är de sit­u­a­tion­er där du inte har tid över, utan då du är upp­ta­gen med annat.

Kol­le­gan vill att du ska göra något

Först, frå­ga dig om det verk­li­gen måste vara du som ska göra den där uppgiften. Kan du lära kol­le­gan hur det går till, det som han behöver hjälp med? Kan du spri­da din kun­skap genom att ge henne en lath­und över de steg som man går igenom när man gör uppgiften? 

Visst, du hin­ner kanske inte hos­ta upp en lath­und nu direkt, men till näs­ta gång det är aktuellt. Det är för­mod­li­gen varken förs­ta eller sista gån­gen kol­le­gan ber dig om hjälp med just det­ta. Kan du ge din kol­le­ga befo­gen­het eller behörighet att göra det som han behöver din hjälp med?

Nåväl, det kanske verk­li­gen är du som ska göra uppgiften ifråga.

Först, frå­ga dig om det behöver göras med en gång. Är det akut? Då gör du det nu direkt. Har du annat som pri­or­it­eras högre, är uppgiften inte akut.

Om det inte är akut, frå­ga dig om det går väldigt fort att göra, på min­dre tid än två minut­er? Om så, och om du har två minut­er över, gör det nu, så är det ur världen och du kan fort­sät­ta med det du själv behöver få gjort idag. 

Om du verk­li­gen inte hin­ner göra uppgiften nu, är den ett typiskt ämne till din att-göra-lista. Du svarar din kol­le­ga att Det där ska jag abso­lut fixa, men just nu behöver jag fokusera på ett par andra sak­er. Jag noter­ar det­ta och återkom­mer till dig. När behöver du det?” Skriv upp det som en uppgift på din att-göra-lista och hantera den som en att-göra-uppgift vilken som helst.

Om du är på språng och inte har din att-göra-lista till­gäng­lig, skriv upp uppgiften på ditt portabla inmat­ningsställe, t ex en lapp du alltid har i inner­fick­an. (När du kom­mer till din att-göra-lista, för över uppgifter­na från lap­pen till att-göra-listan.)

Kol­le­gan vill diskutera något med dig

Återi­gen, fun­dera på om frågeställ­nin­gen är akut, d v s om den kraftigt påverkar verk­samhetens väg till visio­nen. Ta iså­fall diskus­sio­nen direkt. Aku­ta ting pri­or­it­eras naturli­gen högst bland det du har att göra. Om något annat är vik­ti­gare, är det mer akut (och bör tas om hand först).

Är det en icke akut, men ändå kort diskus­sion det hand­lar om? Pra­ta igenom frå­gan direkt, så kan ni bägge ta er vidare sedan.

Tar­var diskus­sio­nen mer tid (som du inte har nu), be kol­le­gan for­mulera frågeställ­nin­gen i ett mail istäl­let. När du får mailet, hanter­ar du det som vilket annat mail som helst (du läg­ger in det som en att-göra-uppgift att slut­föra (svara på) före då kol­le­gan senast behöver ha svar).

Om kol­le­gan verk­li­gen skulle vil­ja diskutera det­ta på tu man hand, bestäm er för att boka ett möte för det (för som du minns, har du inte tid att ta det direkt). Om det tar min­dre tid än två minut­er att boka mötet, gör det direkt. Är det krång­li­gare, be kol­le­gan boka in ett möte med dig när du har ledig tid i kalen­dern. Efter­som ni delar kalen­drar, ser kol­le­gan när du är bokn­ings­bar och ej.

Kol­le­gan vill bara pra­ta om något som hänt

När dina kol­le­gor kom­mer till dig för att bara pra­ta av sig”, se det som en kom­pli­mang och gläds åt den. De tyck­er för­mod­li­gen att du är en god lyssnare och att det är skönt att tän­ka högt” till­sam­mans med dig. Har du inte tid att lyssna just nu, föres­lå att ni tar en fika vid halv elva-snåret (eller en lunch, för all del), då ni kan tala om det angelägna ämnet i lugn och ro, efter­som du just nu behöver pri­or­it­era annat.

Hur brukar du göra?

Hur tack­lar du intressekon­flik­ten mel­lan att dina kol­le­gor behöver din hjälp och att du behöver fokusera på andra uppgifter? 

Välkom­men att kom­mentera nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.