STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

26 Mar

Kollegor, kollegor, kollegor


Datum: 2010-03-26 09:38 Kommentarer: 0 st

Upplever du att du alltför ofta störs av dina kollegor? Kan du inte gå genom korridoren utan att bli inropad på någons rum när du har som minst tid för det? Blir du gång efter annan avbruten just när du är i ett kritiskt skede i den arbetsuppgift du verkligen behöver fokusera på?

Visst skulle man då och då vilja fräsa åt dem att inte störa, men samtidigt arbetar vi tillsammans för att föra verksamheten framåt.

Det är knappast heller så att kollegorna tilltalar dig för att förstöra för dig, utan med största säkerhet upplever de sig behöva dig, din kunskap eller din kompetens. De kanske till och med är din underställda personal och som chef behöver du vara tillgänglig och behjälplig för dina medarbetare.

Så, du behöver ta dem på allvar. På samma gång har du ett tajt schema, ont om tid och en massa bränder att släcka.

Du kommer i intressekonflikt. Vad göra?

När vi står inför komplexa situationer, brukar det hjälpa att strukturera upp det hela och på så sätt skaffa dig översikt, varefter du lättare kan fatta beslut.

Låt säga att det finns tre orsaker till att en kollega pockar på din uppmärksamhet: för hon vill att du ska göra något, för att han vill diskutera en sak med dig (eller fråga något) eller helt enkelt bara prata om en sak som hänt.

Om du har tid över att göra, diskutera eller lyssna, då gör du naturligtvis det, så vad vi ska fokusera på nu är de situationer där du inte har tid över, utan då du är upptagen med annat.

Kollegan vill att du ska göra något

Först, fråga dig om det verkligen måste vara du som ska göra den där uppgiften. Kan du lära kollegan hur det går till, det som han behöver hjälp med? Kan du sprida din kunskap genom att ge henne en lathund över de steg som man går igenom när man gör uppgiften?

Visst, du hinner kanske inte hosta upp en lathund nu direkt, men till nästa gång det är aktuellt. Det är förmodligen varken första eller sista gången kollegan ber dig om hjälp med just detta. Kan du ge din kollega befogenhet eller behörighet att göra det som han behöver din hjälp med?

Nåväl, det kanske verkligen är du som ska göra uppgiften ifråga.

Först, fråga dig om det behöver göras med en gång. Är det akut? Då gör du det nu direkt. Har du annat som prioriteras högre, är uppgiften inte akut.

Om det inte är akut, fråga dig om det går väldigt fort att göra, på mindre tid än två minuter? Om så, och om du har två minuter över, gör det nu, så är det ur världen och du kan fortsätta med det du själv behöver få gjort idag.

Om du verkligen inte hinner göra uppgiften nu, är den ett typiskt ämne till din att-göra-lista. Du svarar din kollega att “Det där ska jag absolut fixa, men just nu behöver jag fokusera på ett par andra saker. Jag noterar detta och återkommer till dig. När behöver du det?” Skriv upp det som en uppgift på din att-göra-lista och hantera den som en att-göra-uppgift vilken som helst.

Om du är på språng och inte har din att-göra-lista tillgänglig, skriv upp uppgiften på ditt portabla inmatningsställe, t ex en lapp du alltid har i innerfickan. (När du kommer till din att-göra-lista, för över uppgifterna från lappen till att-göra-listan.)

Kollegan vill diskutera något med dig

Återigen, fundera på om frågeställningen är akut, d v s om den kraftigt påverkar verksamhetens väg till visionen. Ta isåfall diskussionen direkt. Akuta ting prioriteras naturligen högst bland det du har att göra. Om något annat är viktigare, är det mer akut (och bör tas om hand först).

Är det en icke akut, men ändå kort diskussion det handlar om? Prata igenom frågan direkt, så kan ni bägge ta er vidare sedan.

Tarvar diskussionen mer tid (som du inte har nu), be kollegan formulera frågeställningen i ett mail istället. När du får mailet, hanterar du det som vilket annat mail som helst (du lägger in det som en att-göra-uppgift att slutföra (svara på) före då kollegan senast behöver ha svar).

Om kollegan verkligen skulle vilja diskutera detta på tu man hand, bestäm er för att boka ett möte för det (för som du minns, har du inte tid att ta det direkt). Om det tar mindre tid än två minuter att boka mötet, gör det direkt. Är det krångligare, be kollegan boka in ett möte med dig när du har ledig tid i kalendern. Eftersom ni delar kalendrar, ser kollegan när du är bokningsbar och ej.

Kollegan vill bara prata om något som hänt

När dina kollegor kommer till dig för att “bara prata av sig”, se det som en komplimang och gläds åt den. De tycker förmodligen att du är en god lyssnare och att det är skönt att “tänka högt” tillsammans med dig. Har du inte tid att lyssna just nu, föreslå att ni tar en fika vid halv elva-snåret (eller en lunch, för all del), då ni kan tala om det angelägna ämnet i lugn och ro, eftersom du just nu behöver prioritera annat.

Hur brukar du göra?

Hur tacklar du intressekonflikten mellan att dina kollegor behöver din hjälp och att du behöver fokusera på andra uppgifter?

Välkommen att kommentera nedan.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.