STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

09 Sep

En handfull vanliga misstag och hur du kan göra istället


Datum: 2009-09-09 23:10 Kommentarer: 0 st

Många jag träffar i mitt dagliga värv säger “Å, det skulle jag verkligen behöva!” när de hör att jag jobbar med att skapa god struktur i verksamheter och för individer. När de säger så upplever jag ofta att de får något uppgivet i blicken, som att det skulle vara svårt att skapa den goda personliga strukturen.

Som jag ser det, är det lika lätt att skapa god struktur som att bibehålla bristande struktur. Det är bara en fråga om vanor och enkla hjälpmedel.

Här följer nio vanliga misstag vi gör som hindrar god personlig struktur och hur vi skulle kunna göra istället. Flera av misstagen har jag själv gjort, så i det avseendet vet jag vad jag talar om.

Högar

Vi samlar viktigt material i olika högar på skrivbordet istället för att stoppa undan dem i ett genomtänkt, enkelt system för referensmaterial. Det kan t ex vara en uppsättning hängmappar i bokstavsordning, där det är lika lätt att hitta materialet som att stoppa undan det.

Lösa lappar

Vi skriver att-göra-uppgifter på lösa lappar utan ordning istället för att ha ett stabilt system (på papper eller i datorn) som gör att vi kan vara säkra på att vi när som helst kan få en överblick över alla uppgifter vi har och som gör det möjligt för oss att koppla av i vetskapen att allt är omhändertaget och vi behöver inte hålla kvar något i huvudet.

Otydliga att-göra-uppgifter

När vi skriver en att-göra-uppgift, beskriver vi den för generellt och ospecifikt istället för att beskriva den så konkret och detaljerat att den går att slutföra i en enda, sammanhållen aktivitet. T ex, istället för att skriva “Gör en affär med Acme”, skriv “Ring Kjell på Acme och föreslå ett möte om två veckor”.

”Jag hinner inte börja jobba effektivare nu.


Vi tror att vi måste ha tid över för att börja jobba effektivare så vi får tid över, istället för att helt enkelt börja med en enda, liten förändring i rätt riktning som inte tar mer än en kvart att göra, därpå ännu en och ännu en och sedan aldrig sluta ta små, små steg i rätt riktning. Jag fångades av personlig struktur för sju-åtta år sedan och förfinar fortfarande mitt sätt att arbeta, och jag njuter av varje nytt, smart knep.

Vi håller det i huvudet

Vi gör att-göra-lista, men vi fyller inte på den med nya, akuta att-göra-uppgifter, utan vi försöker istället hålla dem i huvudet. Att-göra-listan blir därför inaktuell och oviktig (och oanvänd). Istället, låt att-göra-listan vara det enda ställe du förvarar dina att-göra-uppgifter. Även om du har något i huvudet, skriv upp det i listan såvida du inte gör det med en gång.

Läser mail nu - agerar se’n (nå’n gång)

Vi skummar igenom nyinkomna mail, tar inte beslut om vad vi ska göra med dom, d v s om mailet medför en uppgift i att-göra-listan, utan vi låter dem ligga kvar i inboxen för att gås igenom “senare”. Istället, låt oss fatta ett snabbt beslut första gången vi tittar på mailet. Ska det slängas eller sparas? Ska jag göra något? Ska jag be någon annan göra något?

Dubbla lagringsställen för dokument

Vi sparar mailen i en uppsättning kundmappar i mailprogrammet och de andra kunddokumenten i en annan uppsättning kundmappar på hårddisken istället för att spara alla dokument som har med kunden att göra på samma ställe, oavsett om de är skrivna i Word, Excel eller ett mailprogram.

Påminnelser när vi som minst behöver det

Vi låter dokument som tarvar en uppgift vi inte får glömma av ligga kvar på skrivbordet så att vi ska komma ihåg dem (även långt innan det egentligen behövs), t ex seminarieinbjudningar, mötesagendor, erbjudanden vi ska svara på före en viss dag, istället för att posta dem till oss själva i en så kallad Tickler-file (som jag beskriver i en kommande utgåva av Klart!).

Överbefolkat datorskrivbord

Vi fyller datorns skrivbord med genvägar och dokument istället för att skapa en mapp på skrivbordet, där vi lägger genvägarna och dokumenten, så vi lätt både kan komma åt allt från skrivbordet och i en knapptryckning tömma skrivbordet i princip helt. Att ha många genvägar och dokument på skrivbordet medför att man dels har svårt att hitta det man behöver, dels blir påmind om saker som är ovidkommande just då, när man som minst behöver det.

Hur gör du (istället)?

Har du gjort andra misstag och har du hittat smarta sätt att skaffa dig nya strukturvanor? Maila mig gärna på .(JavaScript must be enabled to view this email address) eller kommentera nedan. Jag är vetgirig när det gäller smarta tips och kanske sprider jag dina erfarenheter till andra.

För mer strukturtips, gå till Strukturbloggen där du bland mycket annat kan lära dig att jobba effektivt.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.