Strukturbloggen

Mån­ga jag träf­far i mitt dagli­ga värv säger ​“Å, det skulle jag verk­li­gen behö­va!” när de hör att jag job­bar med att ska­pa god struk­tur i verk­samheter och för indi­vider. När de säger så upplever jag ofta att de får något upp­givet i blick­en, som att det skulle vara svårt att ska­pa den goda per­son­li­ga strukturen.

Som jag ser det, är det lika lätt att ska­pa god struk­tur som att bibehål­la bri­s­tande struk­tur. Det är bara en frå­ga om vanor och enkla hjälpmedel.

Här föl­jer nio van­li­ga mis­stag vi gör som hin­drar god per­son­lig struk­tur och hur vi skulle kun­na göra istäl­let. Flera av mis­sta­gen har jag själv gjort, så i det avseen­det vet jag vad jag talar om.

Högar

Vi sam­lar vik­tigt mate­r­i­al i oli­ka högar på skrivbor­det istäl­let för att stop­pa undan dem i ett genomtänkt, enkelt sys­tem för ref­er­ens­ma­te­r­i­al. Det kan t ex vara en upp­sät­tning hängmap­par i bok­stavsor­d­ning, där det är lika lätt att hit­ta mate­ri­alet som att stop­pa undan det.

Lösa lap­par

Vi skriv­er att-göra-uppgifter på lösa lap­par utan ord­ning istäl­let för att ha ett sta­bilt sys­tem (på pap­per eller i datorn) som gör att vi kan vara säkra på att vi när som helst kan få en överblick över alla uppgifter vi har och som gör det möjligt för oss att kop­pla av i vet­skapen att allt är omhän­dertaget och vi behöver inte hål­la kvar något i huvudet.

Oty­dli­ga att-göra-uppgifter

När vi skriv­er en att-göra-uppgift, beskriv­er vi den för generellt och ospeci­fikt istäl­let för att beskri­va den så konkret och detal­jer­at att den går att slut­föra i en enda, sam­man­hållen aktivitet. T ex, istäl­let för att skri­va ​“Gör en affär med Acme”, skriv ​“Ring Kjell på Acme och föres­lå ett möte om två veckor”.

”Jag hin­ner inte bör­ja job­ba effek­ti­vare nu.

”
Vi tror att vi måste ha tid över för att bör­ja job­ba effek­ti­vare så vi får tid över, istäl­let för att helt enkelt bör­ja med en enda, liten förän­dring i rätt rik­t­ning som inte tar mer än en kvart att göra, där­på ännu en och ännu en och sedan aldrig slu­ta ta små, små steg i rätt rik­t­ning. Jag fån­gades av per­son­lig struk­tur för sju-åtta år sedan och för­fi­nar fort­farande mitt sätt att arbe­ta, och jag njuter av var­je nytt, smart knep.

Vi håller det i huvudet

Vi gör att-göra-lista, men vi fyller inte på den med nya, aku­ta att-göra-uppgifter, utan vi försök­er istäl­let hål­la dem i huvudet. Att-göra-lis­tan blir där­för inak­tuell och ovik­tig (och oan­vänd). Istäl­let, låt att-göra-lis­tan vara det enda ställe du för­varar dina att-göra-uppgifter. Även om du har något i huvudet, skriv upp det i lis­tan såvi­da du inte gör det med en gång.

Läs­er mail nu — ager­ar se’n (nå’n gång)

Vi skum­mar igenom nyinkom­na mail, tar inte beslut om vad vi ska göra med dom, d v s om mailet med­för en uppgift i att-göra-lis­tan, utan vi låter dem lig­ga kvar i inbox­en för att gås igenom ​“senare”. Istäl­let, låt oss fat­ta ett snabbt beslut förs­ta gån­gen vi tit­tar på mailet. Ska det slän­gas eller sparas? Ska jag göra något? Ska jag be någon annan göra något?

Dub­bla lagringsställen för dokument

Vi sparar mailen i en upp­sät­tning kundmap­par i mail­pro­gram­met och de andra kund­doku­menten i en annan upp­sät­tning kundmap­par på hård­disken istäl­let för att spara alla doku­ment som har med kun­den att göra på sam­ma ställe, oavsett om de är skriv­na i Word, Excel eller ett mailprogram.

Påmin­nelser när vi som minst behöver det

Vi låter doku­ment som tar­var en uppgift vi inte får glöm­ma av lig­ga kvar på skrivbor­det så att vi ska kom­ma ihåg dem (även långt innan det egentli­gen behövs), t ex sem­i­nar­iein­bjud­ningar, möte­sagen­dor, erb­ju­dan­den vi ska svara på före en viss dag, istäl­let för att pos­ta dem till oss själ­va i en så kallad Tick­ler-file (som jag beskriv­er i en kom­mande utgå­va av Klart!).

Över­be­folkat datorskrivbord

Vi fyller datorns skrivbord med gen­vä­gar och doku­ment istäl­let för att ska­pa en mapp på skrivbor­det, där vi läg­ger gen­vä­gar­na och doku­menten, så vi lätt både kan kom­ma åt allt från skrivbor­det och i en knapp­tryck­n­ing töm­ma skrivbor­det i prin­cip helt. Att ha mån­ga gen­vä­gar och doku­ment på skrivbor­det med­för att man dels har svårt att hit­ta det man behöver, dels blir påmind om sak­er som är ovid­kom­mande just då, när man som minst behöver det.

Hur gör du (istäl­let)?

Har du gjort andra mis­stag och har du hit­tat smar­ta sätt att skaf­fa dig nya struk­tur­vanor? Maila mig gär­na på {encode=“david@stiernholm.com” title=“david@stiernholm.com”} eller kom­mentera nedan. Jag är vet­girig när det gäller smar­ta tips och kanske sprid­er jag dina erfaren­heter till andra.

För mer struk­tur­tips, gå till Struk­tur­bloggen där du bland myck­et annat kan lära dig att job­ba effek­tivt.