Strukturbloggen

När man sät­ter upp sitt sys­tem för doku­ment, att-göra- lis­tor, ref­er­ens­ma­te­r­i­al och annat, är det naturligt att frå­ga sig hur det ska utfor­mas, t ex hur jag ska för­vara doku­ment jag kan behö­va en dag. 

Ska jag sät­ta artik­lar­na eller broschyr­ma­te­ri­alen och vad det nu kan vara i pär­mar eller ska jag använ­da hängmap­par? Ska jag göra mina att-göra-lis­tor i Out­look, i min handda­tor eller på papperslappar?

Det är inte i for­men det sitter

Min erfaren­het är att det inte är i for­men det sit­ter. Det finns inget rätt sätt som är allenarå­dande. Det är inte utformnin­gen i sig som avgör om ditt nya struk­tur­erade arbetssätt blir en vana. 

Välj den form som du tror pas­sar dig och ditt mate­r­i­al. Om en stor del av ref­er­ens­ma­te­ri­alet är annat än pap­pers­blad och där­för svårt att sät­ta in i pärm på ett smidigt sätt, välj ett mapp­sys­tem istäl­let. Tyck­er du det är kul med handda­tor­er, använd en sådan. Om inte, är kanske pap­per det som pas­sar dig bäst.

Det vik­ti­ga är att du är kon­sekvent; inte i bemärkelsen att om du valt en form, måste du hål­la fast vid den i all framtid, utan snarare att du vid ett och sam­ma tillfälle använ­der bara det sät­tet som du valt och inte flera andra samtidigt.

Håll att-göra-lis­tan levande

Låt mig exem­pli­fiera. Om du bestämt dig för att använ­da uppgifts­funk­tio­nen i Out­look för dina att-göra-lis­tor, använd då bara det stäl­let för att-göra-lis­tor. Und­vik att, föru­tom i Out­look, skri­va upp att-göra-uppgifter i din kalen­der och kanske även på ett par lösa lap­par som du stick­er in i almanack­an och dessu­tom ett par blad som lig­ger löst på skrivbordet. 

Sprid­er du ut uppgifter­na på flera ställen, kom­mer du att uppl­e­va att ​“det där med att-göra-lis­tor” inte funger­ar, efter­som du kanske skriv­er upp de all­ra vik­ti­gaste sak­er­na, som du abso­lut inte får mis­sa, på lösa lap­par som du alltid kan ha fram­för dig. Att-göra-lis­tan blir en ele­fan­tkyrkogård dit att-göra-uppgifter går för att dö och bli bort­glöm­da. Du har då inget sys­tem som du kan lita på och du kan inte kop­pla av i den tryg­ga förviss­nin­gen att du lätt kan ha koll på att du inte mis­sar något som du bor­de göra.

Ett, enkom ett

Så, se till att du har ett ställe för dina att-göra-uppgifter, ett ställe för ditt ref­er­ens­ma­te­r­i­al, en mapp per kund (med under­map­par) på din dator så att du har så få ställen att leta på som möjligt när du behöver hit­ta något.

Mer kon­sekvens?

Om du vill, fun­dera nu på vad du i ditt sys­tem eller på ditt kon­tor du skulle kun­na vara mer kon­sekvent med, för att under­lät­ta för dig, så du kan läg­ga din ener­gi på det där den gör som mest nytta.

Hur gör du?

Har du egna tankar om vik­ten av kon­sekvens eller kanske helt andra erfaren­heter? Kom­mentera nedan. Jag är alltid intresser­ad av att höra vad som funger­ar för andra.