STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

21 Oct

Konsekvens är nyckeln


Datum: 2009-10-21 18:01 Kommentarer: 2 st

När man sätter upp sitt system för dokument, att-göra- listor, referensmaterial och annat, är det naturligt att fråga sig hur det ska utformas, t ex hur jag ska förvara dokument jag kan behöva en dag.

Ska jag sätta artiklarna eller broschyrmaterialen och vad det nu kan vara i pärmar eller ska jag använda hängmappar? Ska jag göra mina att-göra-listor i Outlook, i min handdator eller på papperslappar?

Det är inte i formen det sitter

Min erfarenhet är att det inte är i formen det sitter. Det finns inget rätt sätt som är allenarådande. Det är inte utformningen i sig som avgör om ditt nya strukturerade arbetssätt blir en vana.

Välj den form som du tror passar dig och ditt material. Om en stor del av referensmaterialet är annat än pappersblad och därför svårt att sätta in i pärm på ett smidigt sätt, välj ett mappsystem istället. Tycker du det är kul med handdatorer, använd en sådan. Om inte, är kanske papper det som passar dig bäst.

Det viktiga är att du är konsekvent; inte i bemärkelsen att om du valt en form, måste du hålla fast vid den i all framtid, utan snarare att du vid ett och samma tillfälle använder bara det sättet som du valt och inte flera andra samtidigt.

Håll att-göra-listan levande

Låt mig exemplifiera. Om du bestämt dig för att använda uppgiftsfunktionen i Outlook för dina att-göra-listor, använd då bara det stället för att-göra-listor. Undvik att, förutom i Outlook, skriva upp att-göra-uppgifter i din kalender och kanske även på ett par lösa lappar som du sticker in i almanackan och dessutom ett par blad som ligger löst på skrivbordet.

Sprider du ut uppgifterna på flera ställen, kommer du att uppleva att “det där med att-göra-listor” inte fungerar, eftersom du kanske skriver upp de allra viktigaste sakerna, som du absolut inte får missa, på lösa lappar som du alltid kan ha framför dig. Att-göra-listan blir en elefantkyrkogård dit att-göra-uppgifter går för att dö och bli bortglömda. Du har då inget system som du kan lita på och du kan inte koppla av i den trygga förvissningen att du lätt kan ha koll på att du inte missar något som du borde göra.

Ett, enkom ett

Så, se till att du har ett ställe för dina att-göra-uppgifter, ett ställe för ditt referensmaterial, en mapp per kund (med undermappar) på din dator så att du har så få ställen att leta på som möjligt när du behöver hitta något.

Mer konsekvens?

Om du vill, fundera nu på vad du i ditt system eller på ditt kontor du skulle kunna vara mer konsekvent med, för att underlätta för dig, så du kan lägga din energi på det där den gör som mest nytta.

Hur gör du?

Har du egna tankar om vikten av konsekvens eller kanske helt andra erfarenheter? Kommentera nedan. Jag är alltid intresserad av att höra vad som fungerar för andra.

Kommentera

Pär Olanders

Pär Olanders skriver:

#1 - 2009-10-26, 20:33

Hej

Jag använder excell med där jag har min göra lista. Där finns en kolumn för graden av viktighet en annan för graden av hur fort det skall göras. i tredje så multipliceras dessa ihop och prioriteringen är klar.
Ett blad har jag för att stämma av för uppgifter som andra skall komma med till mig.
ett tredje blad har jag för att skriva in nya uppgifter för hand för att vid genomgången/revideringen mata in.
Alla dessa bladen häftas ihop och kan sedan bockas av efter hand som de är gjorda. De följer med mig när jag har behov av det

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2009-10-28, 22:14

Pär,

Det var en smart lösning, det där med din prioriteringsformel i Excel! Är det på en tre-, fem-, tio-gradig skala?

Så, om jag förstår dig rätt, printar du listan varje dag och bär den med dig under dagen? Då äter du kakan och har den kvar; utmärkt. Den är lättillgänglig och samtidigt “backup:ad”.

Tack för att du delar med dig!

David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.