Strukturbloggen

En av de mest värde­ful­la kom­po­nen­ter­na i ett struk­tur­erat, effek­tivt, per­son­ligt arbetssätt är veckogenomgången.

Om du i varda­gen slut­för och läg­ger till uppgifter i att-göra-lis­tan så att det är ett kon­tin­uerligt in- och utflöde av uppgifter, är det i och för sig gott. Ofta ten­der­ar dock bara de uppgifter som känns aktuel­la för stun­den bli slut­för­da, t ex de som är sist tillag­da eller de som du nyss bliv­it påmind av någon att göra et c.

Litet varstans i lis­tan kan det finnas uppgifter som du lade till för några månad­er sedan, som är vik­ti­ga för din verk­samhet, men som du inte kunde agera på just då. Nu kanske är pré­cis rätt tid att genom­föra en sådan uppgift och om du inte med jäm­na mel­lan­rum går igenom hela din lista, kan den försvin­na i mängden.

Det är här veck­ogenomgån­gen kom­mer in. Bestäm dig för en rad kon­trol­lak­tiviteter som du avsät­ter en stund till var­je vec­ka. Gör en enkel check­lista som du kan föl­ja så du inte mis­sar något.

Genomgån­gen kan t ex innehål­la föl­jande aktiviteter:

Visio­nen

Först, skum­ma igenom den vision du job­bar mot när det gäller verk­samheten och/​eller ditt eget liv. Arbe­tar du i en stor organ­i­sa­tion lig­ger det kanske när­mare till­hands att stäm­ma av det långsik­ti­ga strate­giska målet för just din avdelning/​division/​sektion.

Fun­dera på om det arbete du gjort den senaste veck­an var­it i rik­t­ning mot visio­nen. Den kom­mande veck­an, skulle du vil­ja fokusera något särskilt för att slå in på rätt väg igen? Är visio­nen fort­farande attrak­tiv för dig, eller har du fått erfaren­heter som gjort att du omvärder­at det­ta långsik­ti­ga mål? Du kanske vill justera rik­t­nin­gen något. Eller, är du i prin­cip framme och där­för behöver sät­ta upp en ny vision? Justera visio­nen om du kän­ner att det behövs.

Det du har att göra

Ta så fram din att-göra lista. Gå igenom alla att-göra-uppgifter och ta ställ­ning till vil­ka som ska aktu­alis­eras och pri­or­it­eras högt, vil­ka som redan är genom­för­da, vil­ka som ska tas bort och lägg dessu­tom till nya du kom­mer på under tiden.

Det du vän­tar på från andra

Öpp­na din ​“väntar-på”-lista. Gå igenom alla noteringar om vad andra sagt att de ska kom­ma till­ba­ka med eller vad du bett andra om att göra. Ta ställ­ning till om du ska göra något för att påmin­na dem, t ex ringa eller skic­ka ett mail. Ta bort de noteringar där den andra har gjort det ni kom­mit överens om.

Dina pågående projekt

Gå igenom din över­sikt över dina pågående pro­jekt och lägg till eventuel­la att-göra-uppgifter, d v s näs­ta steg i var­je pro­jekt. Vil­ka pro­jekt har gått i stå, vil­ka är slut­för­da och vil­ka har kom­mit till utan att du ännu fört upp dem på projektöversikten?

Någon gång, kanske-saker

Gå igenom lis­tan på uppgifter du kanske kom­mer att göra någon gång, men inte säk­ert. Ett exem­pel kan vara alla de där goda idéer­na du får då och då, men som behöver ​“lig­ga till sig” innan de är dags att sät­ta i ver­ket. Lägg till, ta bort, boc­ka av, aktualisera.

Ditt bra-att-ha-mate­r­i­al

Gå igenom den del av ditt sys­tem för ​“bra att ha”-dokument som står i tur och släng det som bliv­it inak­tuellt. Har du ett hängmapp­sys­tem, kan du t ex mark­era map­pen på tur med en bit häft­mas­sa som du var­je vec­ka fly­t­tar en mapp framåt. Job­bar du med pär­mar, ren­sa en flik var­je vec­ka (av alla flikar du sam­man­lagt har i dina bokhyllor).

Ditt nätverk

Gå igenom dina kon­tak­ter vars efter­namn bör­jar på den bok­stav som står i tur (d v s en bok­stav per vec­ka) och ta ställ­ning till om du ska läg­ga upp en noter­ing om att hål­la kon­takt med den per­so­n­en minst en gång i kvar­talet, ter­tialet eller halvåret (om ni inte råkas förr).

Din kalen­der

Gå igenom din kalen­der en månad bakåt och en månad framåt och lägg till eventuel­la uppgifter i att-göra-lis­tan som du kom­mer på när du tit­tar på vad du nyss gjort och vad du kom­mer att göra.

Men, var­för?

Nyt­tan med att en gång i veck­an gå igenom hela att-göra-sys­temet är att du än mer kan kän­na dig lugn i att allt du behöver kom­ma ihåg finns där. Du kan ock­så lugnt läg­ga till uppgifter du kom­mer på men inte vill genom­föra just nu, efter­som du vet att du kan lita på att du blir påmind om dem minst en gång i veck­an, så du kom­mer inte mis­sa exakt rätt tillfälle att genom­föra den. 

Att ha full koll hela tiden är en utopi, men att skaf­fa full koll i alla fall en gång i veck­an gör att du kan fokusera på dina långsik­ti­ga mål i trygg förviss­ning att de kort­sik­ti­ga detal­jer­na är omhändertagna.

Vad skulle pas­sa dig?

Det finns säk­ert fler lämpli­ga aktiviteter att läg­ga till veck­ogenomgån­gen. Vil­ka skulle du vil­ja ha i din lista? 

Välkom­men att kom­mentera nedan.