Full koll i alla fall en gång i veckan | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

27 jan.

Full koll i alla fall en gång i veckan


Datum: 2010-01-27 09:59

En av de mest värde­ful­la kom­po­nen­ter­na i ett struk­tur­erat, effek­tivt, per­son­ligt arbetssätt är veckogenomgången.

Om du i varda­gen slut­för och läg­ger till uppgifter i att-göra-lis­tan så att det är ett kon­tin­uerligt in- och utflöde av uppgifter, är det i och för sig gott. Ofta ten­der­ar dock bara de uppgifter som känns aktuel­la för stun­den bli slut­för­da, t ex de som är sist tillag­da eller de som du nyss bliv­it påmind av någon att göra et c.

Litet varstans i lis­tan kan det finnas uppgifter som du lade till för några månad­er sedan, som är vik­ti­ga för din verk­samhet, men som du inte kunde agera på just då. Nu kanske är pré­cis rätt tid att genom­föra en sådan uppgift och om du inte med jäm­na mel­lan­rum går igenom hela din lista, kan den försvin­na i mängden.

Det är här veck­ogenomgån­gen kom­mer in. Bestäm dig för en rad kon­trol­lak­tiviteter som du avsät­ter en stund till var­je vec­ka. Gör en enkel check­lista som du kan föl­ja så du inte mis­sar något.

Genomgån­gen kan t ex innehål­la föl­jande aktiviteter:

Visio­nen

Först, skum­ma igenom den vision du job­bar mot när det gäller verk­samheten och/​eller ditt eget liv. Arbe­tar du i en stor organ­i­sa­tion lig­ger det kanske när­mare till­hands att stäm­ma av det långsik­ti­ga strate­giska målet för just din avdelning/​division/​sektion.

Fun­dera på om det arbete du gjort den senaste veck­an var­it i rik­t­ning mot visio­nen. Den kom­mande veck­an, skulle du vil­ja fokusera något särskilt för att slå in på rätt väg igen? Är visio­nen fort­farande attrak­tiv för dig, eller har du fått erfaren­heter som gjort att du omvärder­at det­ta långsik­ti­ga mål? Du kanske vill justera rik­t­nin­gen något. Eller, är du i prin­cip framme och där­för behöver sät­ta upp en ny vision? Justera visio­nen om du kän­ner att det behövs.

Det du har att göra

Ta så fram din att-göra lista. Gå igenom alla att-göra-uppgifter och ta ställ­ning till vil­ka som ska aktu­alis­eras och pri­or­it­eras högt, vil­ka som redan är genom­för­da, vil­ka som ska tas bort och lägg dessu­tom till nya du kom­mer på under tiden.

Det du vän­tar på från andra

Öpp­na din väntar-på”-lista. Gå igenom alla noteringar om vad andra sagt att de ska kom­ma till­ba­ka med eller vad du bett andra om att göra. Ta ställ­ning till om du ska göra något för att påmin­na dem, t ex ringa eller skic­ka ett mail. Ta bort de noteringar där den andra har gjort det ni kom­mit överens om.

Dina pågående projekt

Gå igenom din över­sikt över dina pågående pro­jekt och lägg till eventuel­la att-göra-uppgifter, d v s näs­ta steg i var­je pro­jekt. Vil­ka pro­jekt har gått i stå, vil­ka är slut­för­da och vil­ka har kom­mit till utan att du ännu fört upp dem på projektöversikten?

Någon gång, kanske-saker

Gå igenom lis­tan på uppgifter du kanske kom­mer att göra någon gång, men inte säk­ert. Ett exem­pel kan vara alla de där goda idéer­na du får då och då, men som behöver lig­ga till sig” innan de är dags att sät­ta i ver­ket. Lägg till, ta bort, boc­ka av, aktualisera.

Ditt bra-att-ha-mate­r­i­al

Gå igenom den del av ditt sys­tem för bra att ha”-dokument som står i tur och släng det som bliv­it inak­tuellt. Har du ett hängmapp­sys­tem, kan du t ex mark­era map­pen på tur med en bit häft­mas­sa som du var­je vec­ka fly­t­tar en mapp framåt. Job­bar du med pär­mar, ren­sa en flik var­je vec­ka (av alla flikar du sam­man­lagt har i dina bokhyllor).

Ditt nätverk

Gå igenom dina kon­tak­ter vars efter­namn bör­jar på den bok­stav som står i tur (d v s en bok­stav per vec­ka) och ta ställ­ning till om du ska läg­ga upp en noter­ing om att hål­la kon­takt med den per­so­n­en minst en gång i kvar­talet, ter­tialet eller halvåret (om ni inte råkas förr).

Din kalen­der

Gå igenom din kalen­der en månad bakåt och en månad framåt och lägg till eventuel­la uppgifter i att-göra-lis­tan som du kom­mer på när du tit­tar på vad du nyss gjort och vad du kom­mer att göra.

Men, var­för?

Nyt­tan med att en gång i veck­an gå igenom hela att-göra-sys­temet är att du än mer kan kän­na dig lugn i att allt du behöver kom­ma ihåg finns där. Du kan ock­så lugnt läg­ga till uppgifter du kom­mer på men inte vill genom­föra just nu, efter­som du vet att du kan lita på att du blir påmind om dem minst en gång i veck­an, så du kom­mer inte mis­sa exakt rätt tillfälle att genom­föra den. 

Att ha full koll hela tiden är en utopi, men att skaf­fa full koll i alla fall en gång i veck­an gör att du kan fokusera på dina långsik­ti­ga mål i trygg förviss­ning att de kort­sik­ti­ga detal­jer­na är omhändertagna.

Vad skulle pas­sa dig?

Det finns säk­ert fler lämpli­ga aktiviteter att läg­ga till veck­ogenomgån­gen. Vil­ka skulle du vil­ja ha i din lista? 

Välkom­men att kom­mentera nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.