STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

27 Jan

Full koll i alla fall en gång i veckan


Datum: 2010-01-27 09:59 Kommentarer: 0 st

En av de mest värdefulla komponenterna i ett strukturerat, effektivt, personligt arbetssätt är veckogenomgången.

Om du i vardagen slutför och lägger till uppgifter i att-göra-listan så att det är ett kontinuerligt in- och utflöde av uppgifter, är det i och för sig gott. Ofta tenderar dock bara de uppgifter som känns aktuella för stunden bli slutförda, t ex de som är sist tillagda eller de som du nyss blivit påmind av någon att göra et c.

Litet varstans i listan kan det finnas uppgifter som du lade till för några månader sedan, som är viktiga för din verksamhet, men som du inte kunde agera på just då. Nu kanske är precis rätt tid att genomföra en sådan uppgift och om du inte med jämna mellanrum går igenom hela din lista, kan den försvinna i mängden.

Det är här veckogenomgången kommer in. Bestäm dig för en rad kontrollaktiviteter som du avsätter en stund till varje vecka. Gör en enkel checklista som du kan följa så du inte missar något.

Genomgången kan t ex innehålla följande aktiviteter:

Visionen

Först, skumma igenom den vision du jobbar mot när det gäller verksamheten och/eller ditt eget liv. Arbetar du i en stor organisation ligger det kanske närmare tillhands att stämma av det långsiktiga strategiska målet för just din avdelning/division/sektion.

Fundera på om det arbete du gjort den senaste veckan varit i riktning mot visionen. Den kommande veckan, skulle du vilja fokusera något särskilt för att slå in på rätt väg igen? Är visionen fortfarande attraktiv för dig, eller har du fått erfarenheter som gjort att du omvärderat detta långsiktiga mål? Du kanske vill justera riktningen något. Eller, är du i princip framme och därför behöver sätta upp en ny vision? Justera visionen om du känner att det behövs.

Det du har att göra

Ta så fram din att-göra lista. Gå igenom alla att-göra-uppgifter och ta ställning till vilka som ska aktualiseras och prioriteras högt, vilka som redan är genomförda, vilka som ska tas bort och lägg dessutom till nya du kommer på under tiden.

Det du väntar på från andra

Öppna din “väntar-på”-lista. Gå igenom alla noteringar om vad andra sagt att de ska komma tillbaka med eller vad du bett andra om att göra. Ta ställning till om du ska göra något för att påminna dem, t ex ringa eller skicka ett mail. Ta bort de noteringar där den andra har gjort det ni kommit överens om.

Dina pågående projekt

Gå igenom din översikt över dina pågående projekt och lägg till eventuella att-göra-uppgifter, d v s nästa steg i varje projekt. Vilka projekt har gått i stå, vilka är slutförda och vilka har kommit till utan att du ännu fört upp dem på projektöversikten?

Någon gång, kanske-saker

Gå igenom listan på uppgifter du kanske kommer att göra någon gång, men inte säkert. Ett exempel kan vara alla de där goda idéerna du får då och då, men som behöver “ligga till sig” innan de är dags att sätta i verket. Lägg till, ta bort, bocka av, aktualisera.

Ditt bra-att-ha-material

Gå igenom den del av ditt system för “bra att ha”-dokument som står i tur och släng det som blivit inaktuellt. Har du ett hängmappsystem, kan du t ex markera mappen på tur med en bit häftmassa som du varje vecka flyttar en mapp framåt. Jobbar du med pärmar, rensa en flik varje vecka (av alla flikar du sammanlagt har i dina bokhyllor).

Ditt nätverk

Gå igenom dina kontakter vars efternamn börjar på den bokstav som står i tur (d v s en bokstav per vecka) och ta ställning till om du ska lägga upp en notering om att hålla kontakt med den personen minst en gång i kvartalet, tertialet eller halvåret (om ni inte råkas förr).

Din kalender

Gå igenom din kalender en månad bakåt och en månad framåt och lägg till eventuella uppgifter i att-göra-listan som du kommer på när du tittar på vad du nyss gjort och vad du kommer att göra.

Men, varför?

Nyttan med att en gång i veckan gå igenom hela att-göra-systemet är att du än mer kan känna dig lugn i att allt du behöver komma ihåg finns där. Du kan också lugnt lägga till uppgifter du kommer på men inte vill genomföra just nu, eftersom du vet att du kan lita på att du blir påmind om dem minst en gång i veckan, så du kommer inte missa exakt rätt tillfälle att genomföra den.

Att ha full koll hela tiden är en utopi, men att skaffa full koll i alla fall en gång i veckan gör att du kan fokusera på dina långsiktiga mål i trygg förvissning att de kortsiktiga detaljerna är omhändertagna.

Vad skulle passa dig?

Det finns säkert fler lämpliga aktiviteter att lägga till veckogenomgången. Vilka skulle du vilja ha i din lista?

Välkommen att kommentera nedan.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.