STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

09 Dec

God struktur när du tar emot mail


Datum: 2009-12-09 09:48 Kommentarer: 0 st

Vi är många som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäktar med och trivs med. Man kan lätt uppfatta det som att man är offer för omständigheterna när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effektiv genom att jobba strukturerat även här.

Här är fem konkreta tips på hur du kan arbeta effektivare med inkommande mail.

Vad innebär mailet för dig?

Besluta dig direkt första gången du läser mailet för om det är något att spara, något som tarvar en att-göra-uppgift eller något som kan slängas.

Alltså, innehåller det någon information som kan vara bra att ha vid ett obestämt senare tillfälle, eller rent av vid ett tillfälle som du redan nu vet när det inträffar, t ex fredag nästa vecka? Eller, innebär mailet en att-göra-uppgift som antingen tar mindre än två minuter och som du då gör direkt, eller en som tar längre tid och som du då skriver upp på din att-göra-lista? Eller innebär det starten på ett stort eller litet projekt som i sig består av flera att-göra-uppgifter? Eller är det rent av något någon annan ska göra och som du ska delegera till denne och sedan notera på din delegerat-lista att du har delegerat, så du kan följa upp att det också blir slutfört i tid?

Spara mailen där du sparar andra dokument

Om du på din disk har en mappstruktur där du sparar dokument efter kund, projekt eller annan kategori, spara mailen där också, på samma sätt. Mailen är dokument som vilka andra som helst, bara i mailform. Låt de inte ligga kvar i inkorgen efter att du behandlat dem.

Om inte annat, spara undan mailen i en mapp i mailboxen, så de försvinner ur sikte efter att du bestämt dig för vad de innebär för dig.

Filtrera för bättre översikt

Utnyttja de flesta e-postprograms funktion som innebär att du kan styra olika mail till olika mappar, beroende på vad det står i ärende-raden eller från vem det skickas. Precis som du i att-göra-listan har olika kontext på att-göra-uppgifterna, kan du på detta sätt lätt fokusera på de mail som hör till det projekt, kund et c du jobbar med precis just nu.

Styr vittjningsfrekvensen

Om du lätt blir distraherad av att det kommer mail, ställ in programmet så det t ex hämtar nya mail automatiskt bara var 90:e minut. Då får du nya mail när du kommer till jobbet, halvvägs in på förmiddagen, vid lunch, halvvägs genom eftermiddagen och innan du går hem.

Signaler och smattrande trumpeter

Om du lätt blir störd av att det kommer mail, stäng av ljudsignalen som signalerar att ett nytt kommit. Stäng också av eventuella små rutor som seglar upp längst ner på skärmen och meddelar att ett mail kommit och ungefär vad det handlar om.

Hur gör du?

Har du fler tips på smart hantering av inkommande mail, dela med dig genom att lämna en kommentar nedan.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.