God struktur när du tar emot mail | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

09 dec.

God struktur när du tar emot mail


Datum: 2009-12-09 09:48

Vi är mån­ga som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäk­tar med och trivs med. Man kan lätt upp­fat­ta det som att man är offer för omständigheter­na när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effek­tiv genom att job­ba struk­tur­erat även här. 

Här är fem konkre­ta tips på hur du kan arbe­ta effek­ti­vare med inkom­mande mail.

Vad innebär mailet för dig?

Beslu­ta dig direkt förs­ta gån­gen du läs­er mailet för om det är något att spara, något som tar­var en att-göra-uppgift eller något som kan slängas. 

Allt­så, innehåller det någon infor­ma­tion som kan vara bra att ha vid ett obestämt senare tillfälle, eller rent av vid ett tillfälle som du redan nu vet när det inträf­far, t ex fredag näs­ta vec­ka? Eller, innebär mailet en att-göra-uppgift som anti­n­gen tar min­dre än två minut­er och som du då gör direkt, eller en som tar län­gre tid och som du då skriv­er upp på din att-göra-lista? Eller innebär det starten på ett stort eller litet pro­jekt som i sig består av flera att-göra-uppgifter? Eller är det rent av något någon annan ska göra och som du ska delegera till denne och sedan notera på din delegerat-lista att du har delegerat, så du kan föl­ja upp att det ock­så blir slut­fört i tid?

Spara mailen där du sparar andra dokument

Om du på din disk har en mapp­struk­tur där du sparar doku­ment efter kund, pro­jekt eller annan kat­e­gori, spara mailen där ock­så, på sam­ma sätt. Mailen är doku­ment som vil­ka andra som helst, bara i mail­form. Låt de inte lig­ga kvar i inko­r­gen efter att du behand­lat dem.

Om inte annat, spara undan mailen i en mapp i mail­box­en, så de försvin­ner ur sik­te efter att du bestämt dig för vad de innebär för dig.

Fil­tr­era för bät­tre översikt

Utnyt­t­ja de fles­ta e‑postprograms funk­tion som innebär att du kan styra oli­ka mail till oli­ka map­par, beroende på vad det står i ärende-raden eller från vem det skickas. Pré­cis som du i att-göra-lis­tan har oli­ka kon­text på att-göra-uppgifter­na, kan du på det­ta sätt lätt fokusera på de mail som hör till det pro­jekt, kund et c du job­bar med pré­cis just nu.

Styr vit­tjn­ings­frekvensen

Om du lätt blir dis­tra­her­ad av att det kom­mer mail, ställ in pro­gram­met så det t ex häm­tar nya mail automa­tiskt bara var 90:e min­ut. Då får du nya mail när du kom­mer till job­bet, halvvägs in på för­mid­da­gen, vid lunch, halvvägs genom efter­mid­da­gen och innan du går hem.

Sig­naler och smat­trande trumpeter

Om du lätt blir störd av att det kom­mer mail, stäng av ljudsig­nalen som sig­naler­ar att ett nytt kom­mit. Stäng ock­så av eventuel­la små rutor som seglar upp längst ner på skär­men och med­de­lar att ett mail kom­mit och unge­fär vad det hand­lar om.

Hur gör du?

Har du fler tips på smart hanter­ing av inkom­mande mail, dela med dig genom att läm­na en kom­men­tar nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.