STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

22 Oct

Få mer gjort på möten med “agenda-metoden”


Datum: 2010-10-22 10:15 Kommentarer: 0 st

Låt säga att du har något du vill tala med en viss person om nästa gång ni träffas. Det är inte så bråttom att du behöver ringa direkt, utan det kan vänta tills ni ses. Kanske rör det sig om någon som är svår att få tag på, även per telefon. Låt oss kalla honom Pär.

Det är enkelt att bara lägga på minnet att “Just det, det måste jag komma ihåg att ta upp med Pär vid tillfälle.” Men det är också då lätt hänt att när du väl träffar honom, blir du så engagerad i det samtal mötet egentligen är till för, att du glömmer ta upp det där du lagt på minnet att tala om.

Tänk om du kunde samla allt du har att tala med Pär om, oavsett när du kommer på det, så att du kan stämma av att ni får avhandlat allt när ni väl sitter i möte?

Gör så här

Du kan lägga upp det här på olika sätt. Här är fem varianter.

  • Agenda-bok - Skaffa en riktigt liten anteckningsbok som du alltid har med dig. I den skriver du bara upp saker du ska ta upp med olika personer. Dedikera ett blad per person. En fördel med det här sättet är att det går fort och lätt att skriva upp det du kommer på när du kommer på det, så du slipper hålla det i minnet. En nackdel är å andra sidan att det blir ytterligare ett “ställe” att ha med dig, att lägga till raden av att-göra-lista, mötesnoteringsblock, telefon, kalender et c. (Ett digitalt alternativ är noteringsfunktionen i din mobiltelefon.)
  • I “Anteckningar”-fältet på kontaktkortet för Pär i Outlook - Du har agenda-ämnena i säkert förvar (och de blir backup:ade), men tänk på vad där står innan du skickar kontaktkortet som en visitkortsfil (.vcf) till någon annan, eftersom anteckningarna följer med.
  • Samla under en särskild kontext i att-göra-listan - Precis som du använder andra kontexter i din att-göra-lista (se detta tidigare inlägg), gör en ny kontext som du kallar “Agenda” el dyl. Skapa en att-göra-uppgift som du inleder med personens namn följt av kolon och sedan uppgiften, t ex “Pär Persson: Fråga hur han uppfattar vår nya site.” Märk uppgiften med “Agenda”- kontexten.
  • Ett särskilt avsnitt i din pappers-att-göra-lista - Samla där alla ämnen du har för möten, uppdelat per person.
  • I mötesbokningen i den digitala kalendern (t ex Outlook, Lotus Notes, iCal, Google Calendar) - När väl dagen för mötet är inne har du agendan lättillgänglig, men innan dess, när du ska skriva upp vad du just kom på, kan det vara krångligt att hitta nästa möte du har med Pär.

Strax före du har ett möte med en person, skummar du igenom det ställe där du för ett tag sedan noterade allt du har att diskutera med henne, vilket ni då också får gjort när ni väl ses (om tiden räcker till).

Den väsentliga vitsen

Vitsen med “agenda-metoden” är att du vinner tid, eftersom du nyttjar ögonblicket då ni har kontakt till max och du behöver inte lägga energi på att boka ett nytt möte eller ringa upp igen p g a att du glömde att ta upp en sak.

Hur gör du?

Hur gör du för att utnyttja tiden i möte så ni får maximalt gjort?

Välkommen att kommentera!

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.