Få mer gjort på möten med “agenda-metoden” | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

22 okt.

Få mer gjort på möten med “agenda-metoden”


Datum: 2010-10-22 10:15

Låt säga att du har något du vill tala med en viss per­son om näs­ta gång ni träf­fas. Det är inte så bråt­tom att du behöver ringa direkt, utan det kan vän­ta tills ni ses. Kanske rör det sig om någon som är svår att få tag på, även per tele­fon. Låt oss kalla hon­om Pär.

Det är enkelt att bara läg­ga på min­net att Just det, det måste jag kom­ma ihåg att ta upp med Pär vid tillfälle.” Men det är ock­så då lätt hänt att när du väl träf­far hon­om, blir du så engager­ad i det sam­tal mötet egentli­gen är till för, att du glöm­mer ta upp det där du lagt på min­net att tala om.

Tänk om du kunde sam­la allt du har att tala med Pär om, oavsett när du kom­mer på det, så att du kan stäm­ma av att ni får avhand­lat allt när ni väl sit­ter i möte?

Gör så här

Du kan läg­ga upp det här på oli­ka sätt. Här är fem varianter.

  • Agen­da-bok — Skaf­fa en rik­tigt liten anteck­n­ings­bok som du alltid har med dig. I den skriv­er du bara upp sak­er du ska ta upp med oli­ka per­son­er. Dedik­era ett blad per per­son. En fördel med det här sät­tet är att det går fort och lätt att skri­va upp det du kom­mer på när du kom­mer på det, så du slip­per hål­la det i min­net. En nack­del är å andra sidan att det blir ytterli­gare ett ställe” att ha med dig, att läg­ga till raden av att-göra-lista, mötes­no­ter­ings­block, tele­fon, kalen­der et c. (Ett dig­i­talt alter­na­tiv är noter­ings­funk­tio­nen i din mobiltelefon.)
  • I Anteckningar”-fältet på kon­tak­tko­rtet för Pär i Out­look — Du har agen­da-ämne­na i säk­ert för­var (och de blir backup:ade), men tänk på vad där står innan du skickar kon­tak­tko­rtet som en vis­itko­rts­fil (.vcf) till någon annan, efter­som anteck­ningar­na föl­jer med.
  • Sam­la under en särskild kon­text i att-göra-lis­tan — Pré­cis som du använ­der andra kon­tex­ter i din att-göra-lista (se det­ta tidi­gare inlägg), gör en ny kon­text som du kallar Agen­da” el dyl. Ska­pa en att-göra-uppgift som du inled­er med per­so­n­ens namn följt av kolon och sedan uppgiften, t ex Pär Pers­son: Frå­ga hur han upp­fat­tar vår nya site.” Märk uppgiften med Agen­da”- kontexten.
  • Ett särskilt avs­nitt i din pap­pers-att-göra-lista — Sam­la där alla ämnen du har för möten, uppde­lat per person.
  • I mötes­boknin­gen i den dig­i­ta­la kalen­dern (t ex Out­look, Lotus Notes, iCal, Google Cal­en­dar) - När väl dagen för mötet är inne har du agen­dan lät­till­gäng­lig, men innan dess, när du ska skri­va upp vad du just kom på, kan det vara krång­ligt att hit­ta näs­ta möte du har med Pär.

Strax före du har ett möte med en per­son, skum­mar du igenom det ställe där du för ett tag sedan noter­ade allt du har att diskutera med henne, vilket ni då ock­så får gjort när ni väl ses (om tiden räck­er till).

Den väsentli­ga vitsen

Vit­sen med agen­da-meto­den” är att du vin­ner tid, efter­som du nyt­t­jar ögonblick­et då ni har kon­takt till max och du behöver inte läg­ga ener­gi på att boka ett nytt möte eller ringa upp igen p g a att du glömde att ta upp en sak.

Hur gör du?

Hur gör du för att utnyt­t­ja tiden i möte så ni får max­i­malt gjort? 

Välkom­men att kommentera!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.