Strukturbloggen

Låt säga att du har något du vill tala med en viss per­son om näs­ta gång ni träf­fas. Det är inte så bråt­tom att du behöver ringa direkt, utan det kan vän­ta tills ni ses. Kanske rör det sig om någon som är svår att få tag på, även per tele­fon. Låt oss kalla hon­om Pär.

Det är enkelt att bara läg­ga på min­net att ​“Just det, det måste jag kom­ma ihåg att ta upp med Pär vid tillfälle.” Men det är ock­så då lätt hänt att när du väl träf­far hon­om, blir du så engager­ad i det sam­tal mötet egentli­gen är till för, att du glöm­mer ta upp det där du lagt på min­net att tala om.

Tänk om du kunde sam­la allt du har att tala med Pär om, oavsett när du kom­mer på det, så att du kan stäm­ma av att ni får avhand­lat allt när ni väl sit­ter i möte?

Gör så här

Du kan läg­ga upp det här på oli­ka sätt. Här är fem varianter.

• Agen­da-bok — Skaf­fa en rik­tigt liten anteck­n­ings­bok som du alltid har med dig. I den skriv­er du bara upp sak­er du ska ta upp med oli­ka per­son­er. Dedik­era ett blad per per­son. En fördel med det här sät­tet är att det går fort och lätt att skri­va upp det du kom­mer på när du kom­mer på det, så du slip­per hål­la det i min­net. En nack­del är å andra sidan att det blir ytterli­gare ett ​“ställe” att ha med dig, att läg­ga till raden av att-göra-lista, mötes­no­ter­ings­block, tele­fon, kalen­der et c. (Ett dig­i­talt alter­na­tiv är noter­ings­funk­tio­nen i din mobiltelefon.)
• I ​“Anteckningar”-fältet på kon­tak­tko­rtet för Pär i Out­look — Du har agen­da-ämne­na i säk­ert för­var (och de blir backup:ade), men tänk på vad där står innan du skickar kon­tak­tko­rtet som en vis­itko­rts­fil (.vcf) till någon annan, efter­som anteck­ningar­na föl­jer med.
• Sam­la under en särskild kon­text i att-göra-lis­tan — Pré­cis som du använ­der andra kon­tex­ter i din att-göra-lista (se det­ta tidi­gare inlägg), gör en ny kon­text som du kallar ​“Agen­da” el dyl. Ska­pa en att-göra-uppgift som du inled­er med per­so­n­ens namn följt av kolon och sedan uppgiften, t ex ​“Pär Pers­son: Frå­ga hur han upp­fat­tar vår nya site.” Märk uppgiften med ​“Agen­da”- kontexten.
• Ett särskilt avs­nitt i din pap­pers-att-göra-lista — Sam­la där alla ämnen du har för möten, uppde­lat per person.
• I mötes­boknin­gen i den dig­i­ta­la kalen­dern (t ex Out­look, Lotus Notes, iCal, Google Cal­en­dar) - När väl dagen för mötet är inne har du agen­dan lät­till­gäng­lig, men innan dess, när du ska skri­va upp vad du just kom på, kan det vara krång­ligt att hit­ta näs­ta möte du har med Pär.

Strax före du har ett möte med en per­son, skum­mar du igenom det ställe där du för ett tag sedan noter­ade allt du har att diskutera med henne, vilket ni då ock­så får gjort när ni väl ses (om tiden räck­er till).

Den väsentli­ga vitsen

Vit­sen med ​“agen­da-meto­den” är att du vin­ner tid, efter­som du nyt­t­jar ögonblick­et då ni har kon­takt till max och du behöver inte läg­ga ener­gi på att boka ett nytt möte eller ringa upp igen p g a att du glömde att ta upp en sak.

Hur gör du?

Hur gör du för att utnyt­t­ja tiden i möte så ni får max­i­malt gjort? 

Välkom­men att kommentera!