STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

03 Sep

En att-göra-lista i handen är bättre ?än fem i veckan


Datum: 2010-09-03 17:02 Kommentarer: 4 st

Har du för vana att skriva en ny att-göra-lista varje morgon? Brukar du få flytta över uppgifter från gårdagens lista till dagens, eftersom du inte hunnit med det du tänkte?

Känner du dig då upplyft och ivrig att sätta igång med dagens uppgifter, eller känns det som att du börjar dagen med en tung ryggsäck av försenade uppgifter?

Istället för att skriva en ny lista varje morgon, låt listan innehålla allt du kan komma på att du har att göra och låt den leva över tid.

Varför? Jo, så här ser jag på saken:

Det förutsägbara oförutsedda

Skriver du en ny att-göra-lista varje morgon, innebär det att du försöker förutspå vad du ska hinna under dagen.

En sak vet vi säkert: det kommer att inträffa oförutsedda saker under dagen. Ofta innebär dessa oförutsedda saker att vi behöver lägga tid och energi på att lösa dem, göra dem eller röja dem ur vägen.

Det vi satt upp på dagens lista prioriteras lätt ned och de oförutsedda sakerna kommer före. Konsekvensen blir att du inte hinner allt du trodde och du får flytta över de återstående uppgifterna till nästa dags lista.

Ofta är det då närmare till hands att känna det som ett nederlag istället för vad det egentligen handlar om - att du på ett rådigt sätt lyckats prioritera rätt bland dina att-göra-uppgifter; de som stod på listan och de som dök upp oförutsett.

Det är lätt att ha en teori om vad vi kommer att hinna under veckan, men det är inte fullt lika lätt att på förhand veta vilka uppgifter som kommer att vara de viktigaste uppgifter att hinna. Vi har inte hela bilden av vad som kommer att hända i veckan och därför kan vi inte vara säkra på att det är just de här tio sakerna som vi skrivit upp på listan som är de tio viktigaste att hinna.

Skapa en total-lista

Så, skapa inte en ny lista varje morgon över det du ska hinna under dagen, utan ta nu tjugo minuter då du på ett blankt blad eller på det ställe du har dina att-göra-uppgifter skriver upp allt som du just nu kan komma på att du har att göra. Skriv verkligen upp allt, från nu och så långt fram i tiden du kan föreställa dig.

Den blir som en bank av allt du har att göra och du behöver inte längre som tidigare fundera på om du verkligen kommer ihåg allt från igår när du skriver dagens lista (du kanske inte har gårdagens lista tillgänglig just för ögonblicket). Du behöver inte heller lägga tid och ork på att skriva ner något igen som du skrev ned igår.

Det kommer att bli en riktigt lång lista. Känner du dig stressad när du ser allt som står där, tänk på att du hade alla de sakerna att göra redan innan du skrev listan, det är bara det att du nu ser dem tydligt och det är nu du kan arbeta med dem på ett systematiskt och handlingskraftigt sätt.

Det är nu du kan ta kommandot över allt du har att göra.

Prioritera successivt

Bland alla uppgifter, välj den som är precis rätt att göra just nu, d v s den som har högst prioritet.

När du gjort den klar, välj då den uppgift som därnäst är precis rätt att göra, sedan nästa och fortsätt så.

När något nytt dyker upp, gör det direkt eller lägg det till listan i väntan på prioritering. Listan kommer att ömsom fyllas på och öka, ömsom bockas av och minska.

Du behöver inte längre hålla saker i huvudet, dra dig till minnes eller oroa dig för att något faller i glömska. Håller du den uppdaterad, finns det som du har att göra i tryggt förvar i listan.

Hur gör du?

Hur håller du koll på allt du har att göra?

Välkommen att kommentera nedan!

Kommentera

Stina

Stina skriver:

#1 - 2010-09-12, 22:59

Hej!

Jag har sedan några månader tillbaka hittat ett sätt att hålla reda på allt! Från att ha haft minst 2 göralistor på jobbet (en i datorn och minst en på papper) som jag aldrig hann med att uppdatera eftersom de alltid befann sig på nån annan plats än jag själv, har jag nu kommit till att ha EN “lista” som jag alltid har med mig och som därmed alltid är uppdaterad! Den funkar så här:
1 st A4-papper (liggande) med ett lodrätt samt ett vågrätt streck rakt över, markerat “Bråttom” och “Mindre bråttom” resp. “Viktigt” och “Mindre viktigt”. Här bildas alltså fyra kvadranter som ett enkelt prioriteringsverktyg. På detta papper klistrar jag sedan små post-it-lappar med en grej att göra på varje lapp. På så sätt kan jag lätt kategorisera varje sak att göra (gissa vilken kvadrant som jämt är full???)och sedan tar jag helt sonika bort lapparna när de efterhand blir klara. Sedan ett par veckor har jag dessutom kompletterat med ett separat papper där jag sätter upp lapparna när de är klara, som en göralista-historik eftersom jag aldrig kommer ihåg exakt allt jag har gjort…
Funkar bra för mig i alla fall!

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2010-09-17, 19:24

Stina: Kul att du hittat ett sätt att hålla ordning på det du har att göra som funkar för dig. Visst blir det en extra överskådlighetsdimension då du får in prioriteringsaspekten i “listan” också?

Smart också att samla upp de slutförda lapparna på en historik-lapp. Jag förstår verkligen värdet av det. Skönt att se tillbaka på på fredag eftermiddag!

David

Anna Ström

Anna Ström skriver:

#3 - 2011-02-14, 12:27

Smart med en stor att göra lista! Det jag har mest problem med dock (för jag har länge jobbat på det sättet med en total to-do list) det är hur man ska prioritera i listan!

Vad ska klassas som VIKTIGT , på vilka grunder gäller det osv. Några tips där?

Anna

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#4 - 2011-02-14, 14:26

Anna: Ja, problem med att veta hur du ska prioritera är du inte ensam om. Det är en sak de allra flesta behöver, som jag möter.

För mig är det viktigt som mest påverkar huruvida vi når våra mål för året och håller oss på rätt väg dit. Jag har skrivit några rader om det här: http://stiernholm.com/blogg/prioritera

David

Skriv en kommentar

Commenting is not available in this channel entry.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.