I mars-numret av Polisförbundets tidning Polistidningen intervjuas jag om hur man ordnar upp kaoset på kontoret.
Läs ...
Jag har tänkt att den här bloggen inte ska handla särskilt mycket om specifika programvaror, utan mer om smarta arbetssätt och förhållningssätt oberoende av vilken mjukvara man gillar att jobba med.
Men, idag vill jag göra ett undantag och ...
Upplever du att du alltför ofta störs av dina kollegor? Kan du inte gå genom korridoren utan att bli inropad på någons rum när du har som minst tid för det? Blir du gång efter annan avbruten just när du är i ett kritiskt skede i den arbetsuppgift du verkligen behöver fokusera på?
Visst skulle man då och då vilja ...
Man kan lätt förledas att tro att högarna på skrivbordet främst är ett estetiskt problem; att det ger ett negativt intryck hos den som kommer på besök. Eller, att det bara är ett ordningsproblem; att högarna gör det svårt att hitta de dokument du söker när du behöver dem.
Men, problemet är tyvärr allvarligare än ...
Det här med god struktur - visst kan det vara så att vi verkligen känner att vi skulle behöva arbeta effektivare till vardags, men att vi inte vet var vi ska börja? Det är bara för mycket nu och vi hinner knappt hålla näsan över vattenytan.
Vi har så ont om tid att vi inte hinner ändra vårt arbetssätt för att få mer tid över. Det får bli en annan gång, när vi har tid. Men, om vi fortsätter så här, kommer den dag komma då vi har tillräckligt med tid för att börja jobba smidigare? Behöver vi verkligen vänta?
Nej, inte som jag ser det. Just nu är det näst bästa tillfället att börja. Det bästa tillfället var igår.
Så, låt oss just nu ta ett enda enkelt steg i rätt riktning. Vad skulle det då vara?
I förra veckan publicerade den amerikanska websiten “Small Business Trends Radio” sin lista över, i deras tycke, de 100 bästa poddradiokanalerna.
Inte utan stolthet kan jag avslöja att ...
Att vara struktör handlar i mångt och mycket om att visualisera; att tydliggöra det som till förstone upplevs rörigt. Genom att strukturera och åskådliggöra gör man det hela greppbart. Det är då lätt att se vad som är stort och vad som är smått (det kan vara problem, möjligheter eller annat), vad som är viktigt och vad som inte är så viktigt, vad nästa naturliga steg är et c.
I detta arbete underlättar det att ha väl avpassade verktyg som man trivs med och njuter av. Struktörens åtta verktyg är:
Tycker du att det är jobbigt att sammanställa genomförda aktiviteter i ett projekt eller ett uppdrag i syfte att skriva en rapport eller fakturera upparbetad tid?
Får detta till följd att du sitter inpå småtimmarna för att få klart rapporten i tid eller till att du fakturerar långt senare än du skulle vilja?
Kan det jobbiga bero på att det är arbetssamt att i efterhand dra dig till minnes vad du gjort när och hur länge?
??Här kommer fem enkla tips på hur du kan göra processen gôrenkel.
Har du varit med om att du i samband med tjänsteresa, konferens eller mingel tappat bort kvitton du skulle behövt redovisa, visitkort från folk du träffat eller noteringar från möten?
Förmodligen har de försvunnit genom att ...
Välj ett ord, vilket som helst, och säg det högt för dig själv om och om igen. Efter ett tag blir det mer ett ljud än ett ord och det tappar sin betydelse.
Jag har upplevt en liknande effekt på ett och annat ledningsmöte. Det har kanske varit det tionde lednings-mötet för året och när vi strax efter lunch kommit till diagrammet över hur det åttonde nyckeltalet utvecklar sig, är det plötsligt ...
En vanlig arbetsvecka har jag en hel del olika möten med många olika personer. Det kan vara projektmöten, säljmöten, lunchmöten och annat.
För mig är det viktigt att alla mina möten leder framåt på något sätt, att de är konkreta, att alla parter vet vad mötet syftar till. Det är inte nödvändigtvis så att vi måste fatta något beslut i varje möte för att det ska leda framåt; en del möten har som yttersta syfte att vi ska lära känna varandra och varandras verksamheter, men ...
En av de mest värdefulla komponenterna i ett strukturerat, effektivt, personligt arbetssätt är veckogenomgången.
Om du i vardagen slutför och lägger till uppgifter i att-göra-listan så att det är ett kontinuerligt in- och utflöde av uppgifter, är det i och för sig gott. Ofta tenderar dock bara de uppgifter som känns aktuella för stunden bli slutförda, t ex de som är sist tillagda eller de som du nyss blivit påmind av någon att göra et c.
Litet varstans i listan kan det finnas uppgifter som du lade till för några månader sedan, som är viktiga för din verksamhet, men som du inte kunde agera på just då. Nu kanske är precis rätt tid att genomföra en sådan uppgift och om du inte med jämna mellanrum går igenom hela din lista, kan den försvinna i mängden.
Det är här ...
Ett verkningsfullt sätt att få gjort rätt sak i rätt tid med lätthet är att använda sig av en att göra-lista, där man skriver upp allt man har att göra och bockar av när man gjort dem. Den största vinsten är som jag ser det att ...
Om vi, liksom Georges Perec i den fascinerande romanen “Livet - en bruksanvisning”, skulle frysa tiden för en stund en helt vanlig arbetsdag, hur mycket av din verksamhet skulle vara synlig för blotta ögat? Syns det ni gör bara när ni gör det, eller är era rutiner och flöden visualiserade på något sätt, så en utomstående skulle kunna studera dem, även om allt stod still?
Att beskriva sin verksamhet i form av flöden är värdefullt, både själva arbetet med att beskriva och den färdiga dokumentationen efteråt. I synnerhet gäller detta för tjänste-verksamheter, som ofta inte “syns” just då inte någon utför tjänsten.
Njuter du, som jag, av att kartlägga processer? Finner du glädje i att rita boxar och pilar på schematiska sätt? Känns din arbetsdag komplett när du fångat bilden av en verksamhet som ett knippe flöden?
Kanske inte, men själva visualiseringen av arbetet behöver inte vara så formell som de flödesscheman man lätt kommer att tänka på. En checklista, en animering, en symbol-illustrerad karta eller rentav en tecknad serie kan också vara den perfekta formen, om målgruppen och syftet är det rätta.
Men, vad är egentligen vitsen med att beskriva sin verksamhet?
Här är sju nyttor med att synliggöra sitt företag i flödesform.
Var gör man av allt bra-att-ha-material, det där som man kanske behöver någon gång och som det är så lätt att lägga i högar så att det inte ska komma bort, och som man inte hittar när man väl behöver det, eftersom det just ligger någonstans i en av högarna?
Idén med den här typen av material är ju att det ska hålla sig borta när man inte behöver det, det ska gå snabbt att stoppa undan det och det ska vara lätt att hitta när du vill.
Min personliga favoritlösning är ...
Upplever du, liksom jag, då och då att du bara avverkar uppgift efter uppgift, gör detaljerad sak efter detaljerad sak och att det är som att allt bara snurrar på utan att du hinner reflektera över vilken vecka det är och vad som är inplanerat nästa månad? Det är en sak att vara i ett skönt flöde av att “allt klaffar” och du går från klarhet till klarhet och får en massa saker gjort, men det är inte den typ av situation jag menar.
Vi är många som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäktar med och trivs med. Man kan lätt uppfatta det som att man är offer för omständigheterna när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effektiv genom att jobba strukturerat även här.
Här är fem konkreta tips på hur du kan arbeta effektivare med inkommande mail.
Allt vi har att göra kan vi inte göra överallt eller var som helst. Till vissa saker behöver vi en dator, till andra en telefon, och några kan vi bara göra på kontoret.
Vi vinner koncentration om vi vid varje tillfälle bara behöver bry oss om de uppgifter som vi kan jobba med just där vi är då.
Så, hur gör du för att veta vad du kan göra just här och nu, av allt du har att göra?
Man kan se det som att en verksamhet, vilken som helst, består av ett rätt så rejält knippe processer som utförs av olika aktörer (det kan vara anställda, maskiner, mjukvaror et c). En process är alltså en rutin, en serie aktiviteter som har en bestämd startpunkt och en bestämd slutpunkt. En, några stycken eller många aktörer kan vara inblandade i att slutföra aktiviteterna i processen.
Syftet med att betrakta verksamheten som en bunt processer är att ...
Som jag ser det, beskriver visionen den tänkta, framtida situation vi vill uppnå i företaget. Visionen ska få mig som ledare och medarbetare att ryckas med, att vilja ägna minst 40 h per vecka i x år för att komma till den här situationen. Så, visionen ska framkalla någon grad av hänryckning, en spänning, iver, en skön magkänsla hos mig. Ju fler sinnen visionen appellerar till, desto effektivare är den i att inspirera oss.
I vilken form kan man då skriva visionen? Här är sex olika idéer på format.
