STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

24 Feb

Fem sätt att smidigt fånga framsteg i ett projekt


Datum: 2010-02-24 14:43 Kommentarer: 1 st

Tycker du att det är jobbigt att sammanställa genomförda aktiviteter i ett projekt eller ett uppdrag i syfte att skriva en rapport eller fakturera upparbetad tid?

Får detta till följd att du sitter inpå småtimmarna för att få klart rapporten i tid eller till att du fakturerar långt senare än du skulle vilja?

Kan det jobbiga bero på att det är arbetssamt att i efterhand dra dig till minnes vad du gjort när och hur länge?

??Här kommer fem enkla tips på hur du kan göra processen gôrenkel. ??Det är alltid smidigast att veta exakt vad du gjort precis när du gjort det, så genomgående handlar de om att löpande notera slutförda aktiviteter.

Notepad, Anteckningar eller annan enkelt noteringsprogram?

Lägg en textfil (skapad i Windows Notepad/Anteckningar, Macs TextEdit/Textredigerare eller varför inte den underbara Ommwriter) i en mapp på ditt skrivbord, där du skriver en rad med datum, vad du gjort och eventuellt hur lång tid det tog, så fort du gjort klart en aktivitet. Låt textfilen representera det aktuella projektet. När det är dags att sammanställa, öppna filen, läs och töm den sedan på sitt innehåll, så du alltid har en blank fil när en ny period börjar.

En fördel med sådana här simpla program är att de alltid öppnas snabbt och att de inte har några finesser som distraherar. ??

Kalkylblad

Skapa ett kalkylblads-dokument med ett ark innehållande kolumnerna Datum, Aktivitet, Projekt, Tidsåtgång, ev Kronor samt Månad. På varje rad, skriv de nyss slutförda aktiviteterna och låt en formel räkna fram beloppet, med ett timpris som grund, om du fakturerar baserat på det. Använd Pivot-tabellfunktionen för att sammanställa arbetad tid per projekt och månad t ex. Efter att du sammanställt, dölj rapporterade rader så du alltid har en blank tabell när en ny period börjar.

Fördelen med ett kalkylblad är att det är lätt att sortera, beräkna och ställa samman det hela.

Web-tjänst?

Arbetar du vid datorn och alltid har internet-anslutning, kan en web-tjänst vara helt rätt för dig. Basecamp från 37Signals är en populär variant och jag har också affärsvänner som talar varmt för Harvest. Sistnämnda tjänst har en liten s k widget som kan “sväva” lätt åtkomlig på din dators skrivbord i vilken du registrerar hur mycket tid du lägger på olika projektaktiviteter.

Bägge dessa tjänster sammanställer fakturaunderlag mer eller mindre med automatik.

Lappar och askar

?Om du hellre jobbar med fysiska papper, skaffa ett block med lappar där du skriver vad du gör på en lapp när du gör något. Skaffa en lagom stor ask per projekt eller kund och ställ dem på skrivbordet. Om du är mycket på språng, skaffa istället en plastmapp med flera plastfickor och låt varje ficka representera kund eller projekt. Så fort du skrivit en aktivitet på en lapp, lägg den i en av dina kund/projekt-askar på skrivbordet eller i rätt plastficka. När det är dags att fakturera eller rapportera, töm asken och sammanställ alla aktiviteter. Släng lapparna och börja på nytt nästa månad.

Tidredovisnings-system

Om ni på ditt företag använder något slags tidredovisning- eller ärendehanteringssystem, se till att göra det möjligt för dig att registrera en aktivitet direkt när du gör eller nyss har gjort den. Om du inte kan ha systemet öppnat på datorn hela tiden, använd någon av de andra metoderna ovan. Mata in de insamlade uppgifterna i systemet med lagom mellanrum.

Frivillig läxa

Om du vill, fundera nu på för vilka projekt eller kunder du skulle kunna dokumentera löpande och vilken form som skulle passa dig.

Hur gör du?

Har du något annat smart sätt att fånga framsteg i ett projekt?

Berätta om det i en kommentar nedan.

Kommentera

Petter Wolff

Petter Wolff skriver:

#1 - 2010-03-02, 16:44

Kör time tracking per aktivitet och projekt i Toggl (http://www.toggl.com/) vilket också finns som iPhone-app, så det är alltid nära till hands, kunden får betala för exakt den tid jag lägger på jobbet.

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.