Fem sätt att smidigt fånga framsteg i ett projekt | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

24 feb.

Fem sätt att smidigt fånga framsteg i ett projekt


Datum: 2010-02-24 14:43

Tyck­er du att det är job­bigt att sam­manstäl­la genom­för­da aktiviteter i ett pro­jekt eller ett upp­drag i syfte att skri­va en rap­port eller fak­tur­era uppar­be­tad tid? 

Får det­ta till följd att du sit­ter inpå små­tim­mar­na för att få klart rap­porten i tid eller till att du fak­tur­erar långt senare än du skulle vilja? 

Kan det job­bi­ga bero på att det är arbetssamt att i efter­hand dra dig till minnes vad du gjort när och hur länge?

??Här kom­mer fem enkla tips på hur du kan göra processen gôrenkel. ??Det är alltid smidi­gast att veta exakt vad du gjort pré­cis när du gjort det, så genomgående hand­lar de om att löpande notera slut­för­da aktiviteter. 

Notepad, Anteck­ningar eller annan enkelt noteringsprogram?

Lägg en textfil (ska­pad i Win­dows Notepad/​Anteckningar, Macs TextEdit/​Textredigerare eller var­för inte den under­bara Ommwriter) i en mapp på ditt skrivbord, där du skriv­er en rad med datum, vad du gjort och eventuellt hur lång tid det tog, så fort du gjort klart en aktivitet. Låt textfilen rep­re­sen­tera det aktuel­la pro­jek­tet. När det är dags att sam­manstäl­la, öpp­na filen, läs och töm den sedan på sitt innehåll, så du alltid har en blank fil när en ny peri­od börjar. 

En fördel med sådana här sim­pla pro­gram är att de alltid öpp­nas snabbt och att de inte har några finess­er som distraherar. ??

Kalkyl­blad

Ska­pa ett kalkyl­blads-doku­ment med ett ark innehål­lande kolum­n­er­na Datum, Aktivitet, Pro­jekt, Tid­såt­gång, ev Kro­nor samt Månad. På var­je rad, skriv de nyss slut­för­da aktiviteter­na och låt en formel räk­na fram belop­pet, med ett tim­pris som grund, om du fak­tur­erar baser­at på det. Använd Piv­ot-tabell­funk­tio­nen för att sam­manstäl­la arbe­tad tid per pro­jekt och månad t ex. Efter att du sam­manställt, dölj rap­porter­ade rad­er så du alltid har en blank tabell när en ny peri­od börjar. 

Förde­len med ett kalkyl­blad är att det är lätt att sortera, beräk­na och stäl­la sam­man det hela.

Web-tjänst?

Arbe­tar du vid datorn och alltid har inter­net-anslut­ning, kan en web-tjänst vara helt rätt för dig. Base­camp från 37Signals är en pop­ulär vari­ant och jag har ock­så affärsvän­ner som talar varmt för Har­vest. Sist­näm­n­da tjänst har en liten s k wid­get som kan svä­va” lätt åtkom­lig på din dators skrivbord i vilken du reg­istr­erar hur myck­et tid du läg­ger på oli­ka projektaktiviteter. 

Bägge dessa tjän­ster sam­manställer fak­tu­raun­der­lag mer eller min­dre med automatik.

Lap­par och askar

?Om du hellre job­bar med fysiska pap­per, skaf­fa ett block med lap­par där du skriv­er vad du gör på en lapp när du gör något. Skaf­fa en lagom stor ask per pro­jekt eller kund och ställ dem på skrivbor­det. Om du är myck­et på språng, skaf­fa istäl­let en plas­tmapp med flera plas­t­fick­or och låt var­je fic­ka rep­re­sen­tera kund eller pro­jekt. Så fort du skriv­it en aktivitet på en lapp, lägg den i en av dina kund/pro­jekt-askar på skrivbor­det eller i rätt plas­t­fic­ka. När det är dags att fak­tur­era eller rap­portera, töm asken och sam­manställ alla aktiviteter. Släng lap­par­na och bör­ja på nytt näs­ta månad.

Tidredovis­nings-sys­tem

Om ni på ditt före­tag använ­der något slags tidredovis­ning- eller ären­de­hanter­ingssys­tem, se till att göra det möjligt för dig att reg­istr­era en aktivitet direkt när du gör eller nyss har gjort den. Om du inte kan ha sys­temet öpp­nat på datorn hela tiden, använd någon av de andra metoder­na ovan. Mata in de insam­lade uppgifter­na i sys­temet med lagom mellanrum.

Friv­il­lig läxa

Om du vill, fun­dera nu på för vil­ka pro­jekt eller kun­der du skulle kun­na doku­mentera löpande och vilken form som skulle pas­sa dig.

Hur gör du?

Har du något annat smart sätt att fån­ga fram­steg i ett projekt? 

Berät­ta om det i en kom­men­tar nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.