Strukturbloggen

Tyck­er du att det är job­bigt att sam­manstäl­la genom­för­da aktiviteter i ett pro­jekt eller ett upp­drag i syfte att skri­va en rap­port eller fak­tur­era uppar­be­tad tid? 

Får det­ta till följd att du sit­ter inpå små­tim­mar­na för att få klart rap­porten i tid eller till att du fak­tur­erar långt senare än du skulle vilja? 

Kan det job­bi­ga bero på att det är arbetssamt att i efter­hand dra dig till minnes vad du gjort när och hur länge?

??Här kom­mer fem enkla tips på hur du kan göra processen gôrenkel. ??Det är alltid smidi­gast att veta exakt vad du gjort pré­cis när du gjort det, så genomgående hand­lar de om att löpande notera slut­för­da aktiviteter. 

Notepad, Anteck­ningar eller annan enkelt noteringsprogram?

Lägg en textfil (ska­pad i Win­dows Notepad/​Anteckningar, Macs TextEdit/​Textredigerare eller var­för inte den under­bara Ommwriter) i en mapp på ditt skrivbord, där du skriv­er en rad med datum, vad du gjort och eventuellt hur lång tid det tog, så fort du gjort klart en aktivitet. Låt textfilen rep­re­sen­tera det aktuel­la pro­jek­tet. När det är dags att sam­manstäl­la, öpp­na filen, läs och töm den sedan på sitt innehåll, så du alltid har en blank fil när en ny peri­od börjar. 

En fördel med sådana här sim­pla pro­gram är att de alltid öpp­nas snabbt och att de inte har några finess­er som distraherar. ??

Kalkyl­blad

Ska­pa ett kalkyl­blads-doku­ment med ett ark innehål­lande kolum­n­er­na Datum, Aktivitet, Pro­jekt, Tid­såt­gång, ev Kro­nor samt Månad. På var­je rad, skriv de nyss slut­för­da aktiviteter­na och låt en formel räk­na fram belop­pet, med ett tim­pris som grund, om du fak­tur­erar baser­at på det. Använd Piv­ot-tabell­funk­tio­nen för att sam­manstäl­la arbe­tad tid per pro­jekt och månad t ex. Efter att du sam­manställt, dölj rap­porter­ade rad­er så du alltid har en blank tabell när en ny peri­od börjar. 

Förde­len med ett kalkyl­blad är att det är lätt att sortera, beräk­na och stäl­la sam­man det hela.

Web-tjänst?

Arbe­tar du vid datorn och alltid har inter­net-anslut­ning, kan en web-tjänst vara helt rätt för dig. Base­camp från 37Signals är en pop­ulär vari­ant och jag har ock­så affärsvän­ner som talar varmt för Har­vest. Sist­näm­n­da tjänst har en liten s k wid­get som kan ​“svä­va” lätt åtkom­lig på din dators skrivbord i vilken du reg­istr­erar hur myck­et tid du läg­ger på oli­ka projektaktiviteter. 

Bägge dessa tjän­ster sam­manställer fak­tu­raun­der­lag mer eller min­dre med automatik.

Lap­par och askar

?Om du hellre job­bar med fysiska pap­per, skaf­fa ett block med lap­par där du skriv­er vad du gör på en lapp när du gör något. Skaf­fa en lagom stor ask per pro­jekt eller kund och ställ dem på skrivbor­det. Om du är myck­et på språng, skaf­fa istäl­let en plas­tmapp med flera plas­t­fick­or och låt var­je fic­ka rep­re­sen­tera kund eller pro­jekt. Så fort du skriv­it en aktivitet på en lapp, lägg den i en av dina kund/pro­jekt-askar på skrivbor­det eller i rätt plas­t­fic­ka. När det är dags att fak­tur­era eller rap­portera, töm asken och sam­manställ alla aktiviteter. Släng lap­par­na och bör­ja på nytt näs­ta månad.

Tidredovis­nings-sys­tem

Om ni på ditt före­tag använ­der något slags tidredovis­ning- eller ären­de­hanter­ingssys­tem, se till att göra det möjligt för dig att reg­istr­era en aktivitet direkt när du gör eller nyss har gjort den. Om du inte kan ha sys­temet öpp­nat på datorn hela tiden, använd någon av de andra metoder­na ovan. Mata in de insam­lade uppgifter­na i sys­temet med lagom mellanrum.

Friv­il­lig läxa

Om du vill, fun­dera nu på för vil­ka pro­jekt eller kun­der du skulle kun­na doku­mentera löpande och vilken form som skulle pas­sa dig.

Hur gör du?

Har du något annat smart sätt att fån­ga fram­steg i ett projekt? 

Berät­ta om det i en kom­men­tar nedan.