Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

13 jan.

Syns inte – finns inte?


Datum: 2010-01-13 10:08

Om vi, lik­som Georges Perec i den fascinerande roma­nen Livet — en bruk­san­vis­ning”, skulle frysa tiden för en stund en helt van­lig arbets­dag, hur myck­et av din verk­samhet skulle vara syn­lig för blot­ta ögat? Syns det ni gör bara när ni gör det, eller är era ruti­n­er och flö­den visu­alis­er­ade på något sätt, så en utom­stående skulle kun­na stud­era dem, även om allt stod still?

Att beskri­va sin verk­samhet i form av flö­den är värde­fullt, både själ­va arbetet med att beskri­va och den färdi­ga doku­men­ta­tio­nen efteråt. I syn­ner­het gäller det­ta för tjän­stev­erk­samheter, som ofta inte syns” just då inte någon utför tjänsten.

Njuter du, som jag, av att kartläg­ga process­er? Finner du gläd­je i att rita boxar och pilar på schema­tiska sätt? Känns din arbets­dag kom­plett när du fån­gat bilden av en verk­samhet som ett knippe flöden?

Kanske inte, men själ­va visu­alis­erin­gen av arbetet behöver inte vara så formell som de flödess­che­man man lätt kom­mer att tän­ka på. En check­lista, en ani­mer­ing, en sym­bol-illus­tr­erad kar­ta eller rentav en teck­nad serie kan ock­så vara den per­fek­ta for­men, om mål­grup­pen och syftet är det rätta.

Men, vad är egentli­gen vit­sen med att beskri­va sin verksamhet?

Här är sju nyt­tor med att syn­lig­göra sitt före­tag i flödesform.

När någon annan ska göra ditt jobb

Om du en dag vill delegera det du gör till någon annan, för att du har intres­santare sak­er du hellre vill läg­ga tid på, är det myck­et lättare att göra om du har beskriv­it vad du gör än om du bara har det i huvudet.

Unge­fär som en backup

Din verk­samhet blir mer tålig och oberoende av speci­fi­ka per­son­er om kun­skapen om hur ni gör sak­er och ting finns beskriv­et i någon form än om några nyck­elper­son­er bara vet det”.

Lättare att förbättra

Ett beskriv­et flöde är lättare att för­bät­tra än ett som inte är visu­alis­er­at. Ser du det fram­för dig, ser du lättare var det brukar ta stopp och gå långsamt. Du kan lättare tes­ta hur det blir om du fly­t­tar om några aktiviteter och byter plats på dem.

Hit­ta brister

Har du visu­alis­er­at ett flöde kan du testköra det genom att ste­ga igenom ruti­nen steg för steg. Om du t ex undrar hur det kan bli högar av pap­per på skrivbor­det hela tiden, fast du ren­sar, kan du hit­ta orsak­en genom att leka kon­tor” och föl­ja en fik­tiv försän­delse (t ex fak­tu­ra, reklam­blad, inbju­dan; tja, vad du hit­tar i högen) från att den kom­mer in via posten tills den lan­dar i din hög. Du kom­mer att upp­täc­ka vad du sak­nar för självk­lar lagringsplats och i vilket läge du läg­ger pap­pret i högen istäl­let för där du hellre skulle läg­ga det, om du vis­ste var det var.

Fler kan göra en insats

Om du har alla de vik­ti­gaste processer­na eller flö­de­na beskriv­na på lagom abstrakt nivå, gör du det tydli­gare för medar­be­tar­na vem som gör vad i vilket läge. Var och en kan därmed lättare ta ans­var för att hel­heten funger­ar (och ryc­ka in för varan­dra när det behövs). Du slip­per släc­ka alla brän­der själv.

Hur var det nu?”

Om du kom­mer på dig själv med att, oftare än du önskar, tän­ka efter hur det var du gjorde en viss rutin, funger­ar en beskrivn­ing som en prak­tisk lath­und. Med en över­skådlig check­lista slip­per du ödsla tid och ener­gi på att dra dig till minnes hur det du gjort förut gick till och istäl­let kan du ägna mest kraft till de arbet­suppgifter du helst vill fokusera på.

Ju tidi­gare kun­den förstår, desto tidi­gare affär

En trevligt illus­tr­erad beskrivn­ing av hur era tjän­ster går till, gör det lättare för din bli­vande kund att fat­ta beslut om ett köp. Ju mer kun­den förstår, desto tryg­gare kän­ner hon sig och desto snab­bare har du till affär.

Vad var ditt skäl?

Vad var den tyn­gst vägande anled­nin­gen för dig att beskri­va er verk­samhet? Vad fick det för effek­ter för er? Vilken effekt förvå­nade dig mest? Dina erfaren­heter är myck­et välkom­na, så läm­na en kom­men­tar nedan och berät­ta. Få sak­er gläder mig så myck­et som att få ta del av andras goda exem­pel och jag njuter särskilt av att delge dem vidare till den som har nyt­ta av dem.