STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

13 Jan

Syns inte – finns inte?


Datum: 2010-01-13 10:08 Kommentarer: 0 st

Om vi, liksom Georges Perec i den fascinerande romanen “Livet - en bruksanvisning”, skulle frysa tiden för en stund en helt vanlig arbetsdag, hur mycket av din verksamhet skulle vara synlig för blotta ögat?  Syns det ni gör bara när ni gör det, eller är era rutiner och flöden visualiserade på något sätt, så en utomstående skulle kunna studera dem, även om allt stod still?

Att beskriva sin verksamhet i form av flöden är värdefullt, både själva arbetet med att beskriva och den färdiga dokumentationen efteråt. I synnerhet gäller detta för tjänsteverksamheter, som ofta inte “syns” just då inte någon utför tjänsten.

Njuter du, som jag, av att kartlägga processer? Finner du glädje i att rita boxar och pilar på schematiska sätt? Känns din arbetsdag komplett när du fångat bilden av en verksamhet som ett knippe flöden?

Kanske inte, men själva visualiseringen av arbetet behöver inte vara så formell som de flödesscheman man lätt kommer att tänka på. En checklista, en animering, en symbol-illustrerad karta eller rentav en tecknad serie kan också vara den perfekta formen, om målgruppen och syftet är det rätta.

Men, vad är egentligen vitsen med att beskriva sin verksamhet?

Här är sju nyttor med att synliggöra sitt företag i flödesform.

När någon annan ska göra ditt jobb

Om du en dag vill delegera det du gör till någon annan, för att du har intressantare saker du hellre vill lägga tid på, är det mycket lättare att göra om du har beskrivit vad du gör än om du bara har det i huvudet.

Ungefär som en backup

Din verksamhet blir mer tålig och oberoende av specifika personer om kunskapen om hur ni gör saker och ting finns beskrivet i någon form än om några nyckelpersoner “bara vet det”.

Lättare att förbättra

Ett beskrivet flöde är lättare att förbättra än ett som inte är visualiserat. Ser du det framför dig, ser du lättare var det brukar ta stopp och gå långsamt. Du kan lättare testa hur det blir om du flyttar om några aktiviteter och byter plats på dem.

Hitta brister

Har du visualiserat ett flöde kan du testköra det genom att stega igenom rutinen steg för steg. Om du t ex undrar hur det kan bli högar av papper på skrivbordet hela tiden, fast du rensar, kan du hitta orsaken genom att “leka kontor” och följa en fiktiv försändelse (t ex faktura, reklamblad, inbjudan; tja, vad du hittar i högen) från att den kommer in via posten tills den landar i din hög. Du kommer att upptäcka vad du saknar för självklar lagringsplats och i vilket läge du lägger pappret i högen istället för där du hellre skulle lägga det, om du visste var det var.

Fler kan göra en insats

Om du har alla de viktigaste processerna eller flödena beskrivna på lagom abstrakt nivå, gör du det tydligare för medarbetarna vem som gör vad i vilket läge. Var och en kan därmed lättare ta ansvar för att helheten fungerar (och rycka in för varandra när det behövs). Du slipper släcka alla bränder själv.

”Hur var det nu?”

Om du kommer på dig själv med att, oftare än du önskar, tänka efter hur det var du gjorde en viss rutin, fungerar en beskrivning som en praktisk lathund. Med en överskådlig checklista slipper du ödsla tid och energi på att dra dig till minnes hur det du gjort förut gick till och istället kan du ägna mest kraft till de arbetsuppgifter du helst vill fokusera på.

Ju tidigare kunden förstår, desto tidigare affär

En trevligt illustrerad beskrivning av hur era tjänster går till, gör det lättare för din blivande kund att fatta beslut om ett köp. Ju mer kunden förstår, desto tryggare känner hon sig och desto snabbare har du till affär.

Vad var ditt skäl?

Vad var den tyngst vägande anledningen för dig att beskriva er verksamhet? Vad fick det för effekter för er? Vilken effekt förvånade dig mest? Dina erfarenheter är mycket välkomna, så lämna en kommentar nedan och berätta. Få saker gläder mig så mycket som att få ta del av andras goda exempel och jag njuter särskilt av att delge dem vidare till den som har nytta av dem.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.