Syns inte – finns inte? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

13 jan.

Syns inte – finns inte?


Datum: 2010-01-13 10:08

Om vi, lik­som Georges Perec i den fascinerande roma­nen Livet — en bruk­san­vis­ning”, skulle frysa tiden för en stund en helt van­lig arbets­dag, hur myck­et av din verk­samhet skulle vara syn­lig för blot­ta ögat? Syns det ni gör bara när ni gör det, eller är era ruti­n­er och flö­den visu­alis­er­ade på något sätt, så en utom­stående skulle kun­na stud­era dem, även om allt stod still?

Att beskri­va sin verk­samhet i form av flö­den är värde­fullt, både själ­va arbetet med att beskri­va och den färdi­ga doku­men­ta­tio­nen efteråt. I syn­ner­het gäller det­ta för tjän­stev­erk­samheter, som ofta inte syns” just då inte någon utför tjänsten.

Njuter du, som jag, av att kartläg­ga process­er? Finner du gläd­je i att rita boxar och pilar på schema­tiska sätt? Känns din arbets­dag kom­plett när du fån­gat bilden av en verk­samhet som ett knippe flöden?

Kanske inte, men själ­va visu­alis­erin­gen av arbetet behöver inte vara så formell som de flödess­che­man man lätt kom­mer att tän­ka på. En check­lista, en ani­mer­ing, en sym­bol-illus­tr­erad kar­ta eller rentav en teck­nad serie kan ock­så vara den per­fek­ta for­men, om mål­grup­pen och syftet är det rätta.

Men, vad är egentli­gen vit­sen med att beskri­va sin verksamhet?

Här är sju nyt­tor med att syn­lig­göra sitt före­tag i flödesform.

När någon annan ska göra ditt jobb

Om du en dag vill delegera det du gör till någon annan, för att du har intres­santare sak­er du hellre vill läg­ga tid på, är det myck­et lättare att göra om du har beskriv­it vad du gör än om du bara har det i huvudet.

Unge­fär som en backup

Din verk­samhet blir mer tålig och oberoende av speci­fi­ka per­son­er om kun­skapen om hur ni gör sak­er och ting finns beskriv­et i någon form än om några nyck­elper­son­er bara vet det”.

Lättare att förbättra

Ett beskriv­et flöde är lättare att för­bät­tra än ett som inte är visu­alis­er­at. Ser du det fram­för dig, ser du lättare var det brukar ta stopp och gå långsamt. Du kan lättare tes­ta hur det blir om du fly­t­tar om några aktiviteter och byter plats på dem.

Hit­ta brister

Har du visu­alis­er­at ett flöde kan du testköra det genom att ste­ga igenom ruti­nen steg för steg. Om du t ex undrar hur det kan bli högar av pap­per på skrivbor­det hela tiden, fast du ren­sar, kan du hit­ta orsak­en genom att leka kon­tor” och föl­ja en fik­tiv försän­delse (t ex fak­tu­ra, reklam­blad, inbju­dan; tja, vad du hit­tar i högen) från att den kom­mer in via posten tills den lan­dar i din hög. Du kom­mer att upp­täc­ka vad du sak­nar för självk­lar lagringsplats och i vilket läge du läg­ger pap­pret i högen istäl­let för där du hellre skulle läg­ga det, om du vis­ste var det var.

Fler kan göra en insats

Om du har alla de vik­ti­gaste processer­na eller flö­de­na beskriv­na på lagom abstrakt nivå, gör du det tydli­gare för medar­be­tar­na vem som gör vad i vilket läge. Var och en kan därmed lättare ta ans­var för att hel­heten funger­ar (och ryc­ka in för varan­dra när det behövs). Du slip­per släc­ka alla brän­der själv.

Hur var det nu?”

Om du kom­mer på dig själv med att, oftare än du önskar, tän­ka efter hur det var du gjorde en viss rutin, funger­ar en beskrivn­ing som en prak­tisk lath­und. Med en över­skådlig check­lista slip­per du ödsla tid och ener­gi på att dra dig till minnes hur det du gjort förut gick till och istäl­let kan du ägna mest kraft till de arbet­suppgifter du helst vill fokusera på.

Ju tidi­gare kun­den förstår, desto tidi­gare affär

En trevligt illus­tr­erad beskrivn­ing av hur era tjän­ster går till, gör det lättare för din bli­vande kund att fat­ta beslut om ett köp. Ju mer kun­den förstår, desto tryg­gare kän­ner hon sig och desto snab­bare har du till affär.

Vad var ditt skäl?

Vad var den tyn­gst vägande anled­nin­gen för dig att beskri­va er verk­samhet? Vad fick det för effek­ter för er? Vilken effekt förvå­nade dig mest? Dina erfaren­heter är myck­et välkom­na, så läm­na en kom­men­tar nedan och berät­ta. Få sak­er gläder mig så myck­et som att få ta del av andras goda exem­pel och jag njuter särskilt av att delge dem vidare till den som har nyt­ta av dem.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.