Ett litet steg för dig - ett stort steg för din… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

11 nov.

Ett litet steg för dig - ett stort steg för din verksamhet


Datum: 2009-11-11 09:37

Man kan se det som att en verk­samhet, vilken som helst, består av ett rätt så rejält knippe process­er som utförs av oli­ka aktör­er (det kan vara anställ­da, mask­in­er, mjuk­varor et c). En process är allt­så en rutin, en serie aktiviteter som har en bestämd start­punkt och en bestämd slut­punkt. En, några sty­ck­en eller mån­ga aktör­er kan vara inblandade i att slut­föra aktiviteter­na i processen.

Syftet med att betrak­ta verk­samheten som en bunt process­er är att det då går att för­bät­tra den på ett prak­tiskt, sys­tem­a­tiskt och struk­tur­erat sätt. 

För­bät­tringar­na kan ge sta­bi­lare ser­vice för kun­den, att tjänsten/​varan ännu mer till­go­dos­er kun­dens behov, att processen tar min­dre tid och ener­gi i anspråk, att aktör­erna som arbe­tar i processen upplever en smidi­gare vardag et c.

Man kan rita processkartor…

Ett gängse sätt att job­ba med process­för­bät­tring är att kartläg­ga processen och doku­mentera den i processkar­tor, varefter man des­ig­nar om den med hjälp av process­beskrivningar­na så att den lyfts en nivå. För en ovan kan det­ta tyckas omständigt och obekant, men så behöver det inte vara.

… eller man kan göra det enklare ändå

Som den struk­tör jag är, tyck­er jag om enkel­het. Ock­så process­för­bät­trin­gen kan göras enkel.

Gör t ex så här:

  1. Välj något du gör i verk­samheten som du tyck­er bor­de kun­na göras bättre.
  2. Bestäm dig för vilken aktivitet som processen star­tar med och vilken den slu­tar med.
  3. Frå­ga dig vad som är vik­tigt att processen gör för de som den är till för. Vad är vik­tigt för kun­den? Vad är vik­tigt för medar­be­tar­na? Vad är vik­tigt för ägaren till verksamheten?
  4. Nu är det dags att beskri­va processen. Vän­ta till du ska genom­föra processen näs­ta gång. Öpp­na Word, Anteck­ningar eller annat ord­be­han­dling­spro­gram i din dator, eller ta fram ett skrivblock och en pen­na. Ha dessa till­gäng­li­ga då du genom­för processen.
  5. Under tiden du genom­för processen den­na gång, notera var­je steg. Du väl­jer själv hur detal­jer­at. Ju mer detal­jer­at, desto lättare kom­mer du att hit­ta bät­tre sätt att arbe­ta. Försök inte skri­va upp ste­gen utan att göra dem, utan job­ba igenom processen som van­ligt, med den skill­naden att du noter­ar vad du gör. Om du vill, rita flödet av steg som sym­bol­er eller boxar. Vill du göra det ännu enklare, skriv istäl­let en helt van­lig punktlista.
  6. Om du råkar kom­ma på ett bät­tre sätt att job­ba i en aktivitet, notera idén med en gång på ett sep­a­rat blad.
  7. När du är färdig med processen, tit­ta på din kartläg­gn­ing. Känn dig nöjd med att du gjort vad du gjort.
  8. Fun­dera på om du skulle kun­na göra på något annat sätt någon­stans så att processen gör ännu mer nyt­ta för dem den är till för. Frå­ga dig: 
    • Ska någon aktivitet tas bort?
    • Ska någon ny läg­gas till?
    • Ska några aktiviteter ändra ordning?
    • Behöver du ska­pa ett nytt verk­tyg, blan­kett, check­lista eller dylikt för att under­lät­ta arbetet?
  9. Spara beskrivnin­gen som den är i den här ver­sio­nen (på dator, spara t ex doku­mentet som Kartläg­gn­ing av processen X, ver­sion 1”).
  10. Justera beskrivnin­gen så att processen blir bät­tre och gör den till en check­lista som du kan ha med dig då du gör processen näs­ta gång.
  11. Näs­ta gång du gör processen, följ check­lis­tan (som allt­så är den juster­ade processen, ett snäpp bät­tre än när du genom­förde den senast).
  12. Grat­uler­ar! Du har nu tag­it dig igenom ett varv i för­bät­tringscykeln och ett snäpp i den uppåt­gående för­bät­tringsspi­ralen. Din verk­samhet är litet bät­tre än vad den var förut.
  13. Fort­sätt att justera processen/​checklistan så den är ännu ett snäpp bättre…och ännu ett…och ännu ett.

Hur gör du?

Har du något annat sätt att fören­kla van­li­ga ruti­n­er med enkel proces­sutveck­ling? Kom­mentera nedan. Jag är ständigt på jakt efter nya sätt att fören­kla vardagen. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.