STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

11 Nov

Ett litet steg för dig - ett stort steg för din verksamhet


Datum: 2009-11-11 09:37 Kommentarer: 0 st

Man kan se det som att en verksamhet, vilken som helst, består av ett rätt så rejält knippe processer som utförs av olika aktörer (det kan vara anställda, maskiner, mjukvaror et c). En process är alltså en rutin, en serie aktiviteter som har en bestämd startpunkt och en bestämd slutpunkt. En, några stycken eller många aktörer kan vara inblandade i att slutföra aktiviteterna i processen.

Syftet med att betrakta verksamheten som en bunt processer är att det då går att förbättra den på ett praktiskt, systematiskt och strukturerat sätt.

Förbättringarna kan ge stabilare service för kunden, att tjänsten/varan ännu mer tillgodoser kundens behov, att processen tar mindre tid och energi i anspråk, att aktörerna som arbetar i processen upplever en smidigare vardag et c.

Man kan rita processkartor…

Ett gängse sätt att jobba med processförbättring är att kartlägga processen och dokumentera den i processkartor, varefter man designar om den med hjälp av processbeskrivningarna så att den lyfts en nivå. För en ovan kan detta tyckas omständigt och obekant, men så behöver det inte vara.

… eller man kan göra det enklare ändå

Som den struktör jag är, tycker jag om enkelhet. Också processförbättringen kan göras enkel.

Gör t ex så här:

  1. Välj något du gör i verksamheten som du tycker borde kunna göras bättre.
  2. Bestäm dig för vilken aktivitet som processen startar med och vilken den slutar med.
  3. Fråga dig vad som är viktigt att processen gör för de som den är till för. Vad är viktigt för kunden? Vad är viktigt för medarbetarna? Vad är viktigt för ägaren till verksamheten?
  4. Nu är det dags att beskriva processen. Vänta till du ska genomföra processen nästa gång. Öppna Word, Anteckningar eller annat ordbehandlingsprogram i din dator, eller ta fram ett skrivblock och en penna. Ha dessa tillgängliga då du genomför processen.
  5. Under tiden du genomför processen denna gång, notera varje steg. Du väljer själv hur detaljerat. Ju mer detaljerat, desto lättare kommer du att hitta bättre sätt att arbeta. Försök inte skriva upp stegen utan att göra dem, utan jobba igenom processen som vanligt, med den skillnaden att du noterar vad du gör. Om du vill, rita flödet av steg som symboler eller boxar. Vill du göra det ännu enklare, skriv istället en helt vanlig punktlista.
  6. Om du råkar komma på ett bättre sätt att jobba i en aktivitet, notera idén med en gång på ett separat blad.
  7. När du är färdig med processen, titta på din kartläggning. Känn dig nöjd med att du gjort vad du gjort.
  8. Fundera på om du skulle kunna göra på något annat sätt någonstans så att processen gör ännu mer nytta för dem den är till för. Fråga dig:
    • Ska någon aktivitet tas bort?
    • Ska någon ny läggas till?
    • Ska några aktiviteter ändra ordning?
    • Behöver du skapa ett nytt verktyg, blankett, checklista eller dylikt för att underlätta arbetet?
  9. Spara beskrivningen som den är i den här versionen (på dator, spara t ex dokumentet som “Kartläggning av processen X, version 1”).
  10. Justera beskrivningen så att processen blir bättre och gör den till en checklista som du kan ha med dig då du gör processen nästa gång.
  11. Nästa gång du gör processen, följ checklistan (som alltså är den justerade processen, ett snäpp bättre än när du genomförde den senast).
  12. Gratulerar! Du har nu tagit dig igenom ett varv i förbättringscykeln och ett snäpp i den uppåtgående förbättringsspiralen. Din verksamhet är litet bättre än vad den var förut.
  13. Fortsätt att justera processen/checklistan så den är ännu ett snäpp bättre…och ännu ett…och ännu ett.

Hur gör du?

Har du något annat sätt att förenkla vanliga rutiner med enkel processutveckling? Kommentera nedan. Jag är ständigt på jakt efter nya sätt att förenkla vardagen.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.