Strukturbloggen

Man kan se det som att en verk­samhet, vilken som helst, består av ett rätt så rejält knippe process­er som utförs av oli­ka aktör­er (det kan vara anställ­da, mask­in­er, mjuk­varor et c). En process är allt­så en rutin, en serie aktiviteter som har en bestämd start­punkt och en bestämd slut­punkt. En, några sty­ck­en eller mån­ga aktör­er kan vara inblandade i att slut­föra aktiviteter­na i processen.

Syftet med att betrak­ta verk­samheten som en bunt process­er är att det då går att för­bät­tra den på ett prak­tiskt, sys­tem­a­tiskt och struk­tur­erat sätt. 

För­bät­tringar­na kan ge sta­bi­lare ser­vice för kun­den, att tjänsten/​varan ännu mer till­go­dos­er kun­dens behov, att processen tar min­dre tid och ener­gi i anspråk, att aktör­erna som arbe­tar i processen upplever en smidi­gare vardag et c.

Man kan rita processkartor…

Ett gängse sätt att job­ba med process­för­bät­tring är att kartläg­ga processen och doku­mentera den i processkar­tor, varefter man des­ig­nar om den med hjälp av process­beskrivningar­na så att den lyfts en nivå. För en ovan kan det­ta tyckas omständigt och obekant, men så behöver det inte vara.

… eller man kan göra det enklare ändå

Som den struk­tör jag är, tyck­er jag om enkel­het. Ock­så process­för­bät­trin­gen kan göras enkel.

Gör t ex så här:

1. Välj något du gör i verk­samheten som du tyck­er bor­de kun­na göras bättre.
2. Bestäm dig för vilken aktivitet som processen star­tar med och vilken den slu­tar med.
3. Frå­ga dig vad som är vik­tigt att processen gör för de som den är till för. Vad är vik­tigt för kun­den? Vad är vik­tigt för medar­be­tar­na? Vad är vik­tigt för ägaren till verksamheten?
4. Nu är det dags att beskri­va processen. Vän­ta till du ska genom­föra processen näs­ta gång. Öpp­na Word, Anteck­ningar eller annat ord­be­han­dling­spro­gram i din dator, eller ta fram ett skrivblock och en pen­na. Ha dessa till­gäng­li­ga då du genom­för processen.
5. Under tiden du genom­för processen den­na gång, notera var­je steg. Du väl­jer själv hur detal­jer­at. Ju mer detal­jer­at, desto lättare kom­mer du att hit­ta bät­tre sätt att arbe­ta. Försök inte skri­va upp ste­gen utan att göra dem, utan job­ba igenom processen som van­ligt, med den skill­naden att du noter­ar vad du gör. Om du vill, rita flödet av steg som sym­bol­er eller boxar. Vill du göra det ännu enklare, skriv istäl­let en helt van­lig punktlista.
6. Om du råkar kom­ma på ett bät­tre sätt att job­ba i en aktivitet, notera idén med en gång på ett sep­a­rat blad.
7. När du är färdig med processen, tit­ta på din kartläg­gn­ing. Känn dig nöjd med att du gjort vad du gjort.
8. Fun­dera på om du skulle kun­na göra på något annat sätt någon­stans så att processen gör ännu mer nyt­ta för dem den är till för. Frå­ga dig: 
   • Ska någon aktivitet tas bort?
   • Ska någon ny läg­gas till?
   • Ska några aktiviteter ändra ordning?
   • Behöver du ska­pa ett nytt verk­tyg, blan­kett, check­lista eller dylikt för att under­lät­ta arbetet?
9. Spara beskrivnin­gen som den är i den här ver­sio­nen (på dator, spara t ex doku­mentet som ​“Kartläg­gn­ing av processen X, ver­sion 1”).
10. Justera beskrivnin­gen så att processen blir bät­tre och gör den till en check­lista som du kan ha med dig då du gör processen näs­ta gång.
11. Näs­ta gång du gör processen, följ check­lis­tan (som allt­så är den juster­ade processen, ett snäpp bät­tre än när du genom­förde den senast).
12. Grat­uler­ar! Du har nu tag­it dig igenom ett varv i för­bät­tringscykeln och ett snäpp i den uppåt­gående för­bät­tringsspi­ralen. Din verk­samhet är litet bät­tre än vad den var förut.
13. Fort­sätt att justera processen/​checklistan så den är ännu ett snäpp bättre…och ännu ett…och ännu ett.

Hur gör du?

Har du något annat sätt att fören­kla van­li­ga ruti­n­er med enkel proces­sutveck­ling? Kom­mentera nedan. Jag är ständigt på jakt efter nya sätt att fören­kla vardagen.