Strukturbloggen

Var gör man av allt bra-att-ha-mate­r­i­al, det där som man kanske behöver någon gång och som det är så lätt att läg­ga i högar så att det inte ska kom­ma bort, och som man inte hit­tar när man väl behöver det, efter­som det just lig­ger någon­stans i en av högarna?

Idén med den här typen av mate­r­i­al är ju att det ska hål­la sig bor­ta när man inte behöver det, det ska gå snabbt att stop­pa undan det och det ska vara lätt att hit­ta när du vill.

Min per­son­li­ga favoritlös­ning är ett välgenomtänkt hängmappsystem.

Gör så här

Skaf­fa en rejäl upp­sät­tning hängmap­par och en låda att ha dem i (eller ett gam­malt stiligt arkivskåp om du hellre vill det). Märk upp 28 map­par med alfa­betets bok­stäver från A till Ö och sätt in map­par­na i lådan.

Stäng dör­ren, stäng av tele­fo­nen och om du har ett gemen­samt kalen­der­sys­tem på job­bet, boka en tim­mas möte med dig själv. Ta fram den förs­ta högen. Gå igenom den blad för blad och släng det du inte kom­mer att behö­va igen och sortera in det mate­r­i­al du vill hit­ta senare i mapp­sys­temet under lämplig bokstav.

Vad kom­mer ditt sök­be­grepp vara?

När du väl­jer bok­stav att sortera under, fun­dera på vad du skulle ha som ​“sök­be­grepp” när du vill hit­ta mate­ri­alet igen. Är det en typisk poten­tiell kund, en prospekt, sortera på P som i prospects eller poten­tiel­la kun­der. Är det en möjlig talare till ett framti­da sem­i­nar­i­um, sortera på T som i talare. Rör mate­ri­alet självk­lart din gam­la kund Acme Indus­tries, ham­nar det i mapp A.

Dedik­er­ade mappar

Kom­mer du på ett ämne­som­råde (en viss kund, ett visst pro­jekt, et c) som uppen­barli­gen kom­mer att innehål­la myck­et mate­r­i­al, ska­pa då en särskild mapp för det och sätt in den i bok­stavsor­d­ning i sys­temet, bland de andra mapparna.

Se till att du alltid har ett lager med tom­ma map­par, så det går fort och lätt för dig att ska­pa en ny dedik­er­ad mapp när du behöver det. Om det är det min­s­ta krång­ligt, är risken att du strun­tar i det och anti­n­gen läg­ger mate­ri­alet i en hög att sortera in ​”sedan” eller stop­par ner det i en av bok­stavsmap­par­na, där det är unset svårare att hit­ta när du behöver det. Är det svårt att hit­ta doku­menten du letar efter, kom­mer du att tyc­ka att hängmap­par inte pas­sar för dig, och du är till­ba­ka bland högar­na igen.

Estetik tar tid, men kan vara värt det

Om det är vik­tigt för dig hur t ex etiket­ter­na ser ut, var då noga med att skri­va dem snyg­gt på det sätt du tyck­er om, så du njuter av att bläd­dra bland map­par­na. Om det istäl­let är vik­ti­gare att fort få undan mate­ri­alet, skriv på ett sätt som är snabbt och enkelt, så själ­va etikettskri­van­det inte blir en tröskel.
I enklaste laget?
OK, det­ta kan låta som en väldigt kon­ven­tionell och sim­pel lös­ning, men tro mig när jag säger att det finns fler pap­per­shö­gar än hängmap­plå­dor runt om på kontoren. 

Ett väl­struk­tur­erat hängmapp­sys­tem är ett lika enkelt som genialiskt sätt att hål­la skrivbor­det och kon­toret rent från pap­per du inte behöver just nu, sam­tidigt som du myck­et enkelt kan hit­ta dem när du behöver dem.

Tre näs­ta, friv­il­li­ga, steg

1. Om du vill, bestäm dig nu för hur mån­ga map­par du ska köpa, när du ska köpa dem och var.
2. Bestäm dig för i vad du ska för­vara dem.
3. Boka nu i din kalen­der in tim­men då du går igenom den förs­ta högen.

Gör du på ett helt annat sätt?

Är du inte alls ett fan av hängmap­par och har istäl­let ett helt annat sätt att bli av med högar­na? Välkom­men att läm­na en kom­men­tar nedan.