Lätt förgånget, lätt fånget | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

30 dec.

Lätt förgånget, lätt fånget


Datum: 2009-12-30 10:00

Var gör man av allt bra-att-ha-mate­r­i­al, det där som man kanske behöver någon gång och som det är så lätt att läg­ga i högar så att det inte ska kom­ma bort, och som man inte hit­tar när man väl behöver det, efter­som det just lig­ger någon­stans i en av högarna?

Idén med den här typen av mate­r­i­al är ju att det ska hål­la sig bor­ta när man inte behöver det, det ska gå snabbt att stop­pa undan det och det ska vara lätt att hit­ta när du vill.

Min per­son­li­ga favoritlös­ning är ett välgenomtänkt hängmappsystem.

Gör så här

Skaf­fa en rejäl upp­sät­tning hängmap­par och en låda att ha dem i (eller ett gam­malt stiligt arkivskåp om du hellre vill det). Märk upp 28 map­par med alfa­betets bok­stäver från A till Ö och sätt in map­par­na i lådan.

Stäng dör­ren, stäng av tele­fo­nen och om du har ett gemen­samt kalen­der­sys­tem på job­bet, boka en tim­mas möte med dig själv. Ta fram den förs­ta högen. Gå igenom den blad för blad och släng det du inte kom­mer att behö­va igen och sortera in det mate­r­i­al du vill hit­ta senare i mapp­sys­temet under lämplig bokstav.

Vad kom­mer ditt sök­be­grepp vara?

När du väl­jer bok­stav att sortera under, fun­dera på vad du skulle ha som sök­be­grepp” när du vill hit­ta mate­ri­alet igen. Är det en typisk poten­tiell kund, en prospekt, sortera på P som i prospects eller poten­tiel­la kun­der. Är det en möjlig talare till ett framti­da sem­i­nar­i­um, sortera på T som i talare. Rör mate­ri­alet självk­lart din gam­la kund Acme Indus­tries, ham­nar det i mapp A.

Dedik­er­ade mappar

Kom­mer du på ett ämne­som­råde (en viss kund, ett visst pro­jekt, et c) som uppen­barli­gen kom­mer att innehål­la myck­et mate­r­i­al, ska­pa då en särskild mapp för det och sätt in den i bok­stavsor­d­ning i sys­temet, bland de andra mapparna.

Se till att du alltid har ett lager med tom­ma map­par, så det går fort och lätt för dig att ska­pa en ny dedik­er­ad mapp när du behöver det. Om det är det min­s­ta krång­ligt, är risken att du strun­tar i det och anti­n­gen läg­ger mate­ri­alet i en hög att sortera in sedan” eller stop­par ner det i en av bok­stavsmap­par­na, där det är unset svårare att hit­ta när du behöver det. Är det svårt att hit­ta doku­menten du letar efter, kom­mer du att tyc­ka att hängmap­par inte pas­sar för dig, och du är till­ba­ka bland högar­na igen.

Estetik tar tid, men kan vara värt det

Om det är vik­tigt för dig hur t ex etiket­ter­na ser ut, var då noga med att skri­va dem snyg­gt på det sätt du tyck­er om, så du njuter av att bläd­dra bland map­par­na. Om det istäl­let är vik­ti­gare att fort få undan mate­ri­alet, skriv på ett sätt som är snabbt och enkelt, så själ­va etikettskri­van­det inte blir en tröskel.
I enklaste laget?
OK, det­ta kan låta som en väldigt kon­ven­tionell och sim­pel lös­ning, men tro mig när jag säger att det finns fler pap­per­shö­gar än hängmap­plå­dor runt om på kontoren. 

Ett väl­struk­tur­erat hängmapp­sys­tem är ett lika enkelt som genialiskt sätt att hål­la skrivbor­det och kon­toret rent från pap­per du inte behöver just nu, sam­tidigt som du myck­et enkelt kan hit­ta dem när du behöver dem.

Tre näs­ta, friv­il­li­ga, steg

  1. Om du vill, bestäm dig nu för hur mån­ga map­par du ska köpa, när du ska köpa dem och var.
  2. Bestäm dig för i vad du ska för­vara dem.
  3. Boka nu i din kalen­der in tim­men då du går igenom den förs­ta högen.

Gör du på ett helt annat sätt?

Är du inte alls ett fan av hängmap­par och har istäl­let ett helt annat sätt att bli av med högar­na? Välkom­men att läm­na en kom­men­tar nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.