Strukturbloggen

En vanlig arbetsvecka har jag en hel del olika möten med många olika personer. Det kan vara projektmöten, säljmöten, lunchmöten och annat.

För mig är det viktigt att alla mina möten leder framåt på något sätt, att de är konkreta, att alla parter vet vad mötet syftar till. Det är inte nödvändigtvis så att vi måste fatta något beslut i varje möte för att det ska leda framåt; en del möten har som yttersta syfte att vi ska lära känna varandra och varandras verksamheter, men i de fallen är det viktigt för mig att själv besluta mig för vad som är nästa steg.

Vad är nästa steg?

När jag har så många möten, riskerar jag att glömma av vad vi pratade om och vad som var nästa steg om jag inte snabbt efter mötet gör korta noteringar och skriver upp nästa steg som uppgifter i min att-göra-lista (eller “väntar på”-lista).

Men, också min tid är knapp, och efterarbetet måste gå fort, så jag har gjort en mötesnoteringsmall jag brukar använda mig av. Det är helt enkelt ett blankt A4-blad med några förtryckta fält.

I sidhuvudet

Längst upp till vänster skriver jag vilket projekt, vilken kund, vilken idé mötet hör till. I mitten längst upp, som en rubrik, skriver jag vad det är för ett möte, t ex “Möte om ...”. Längst upp till höger fyller jag slutligen i vilka som deltar i mötet.

Först, resonemang

Grovt betraktat, består praktiskt taget alla mina möten av två delar. Först, ett samtal där vi resonerar kring ämnet. Någon av oss presenterar kanske ett förslag som den andre tycker till om. En annan gång redovisar jag kanske hur statusen är i projektet och vilka hot och möjligheter jag ser framöver. I övre halvan av mötesnoteringsmallen för jag korta noteringar om detta resonemang. Ibland är det utförligt, ibland bara korta stolpar.

Ibland, beslut

Då och då under mötet kan det hända att vi beslutar någonting. Då noterar jag det klart och tydligt i en av tre förtryckta besluts-rutor på undre delen av bladet. Om det är ett projektmöte, för jag efter mötet över besluten till ett särskilt dokument, där jag samlar alla beslut vi fattat. Det dokumentet blir som en slags regelsamling som projektet har att rätta sig efter.

Alltid, nästa steg

Mot slutet av mötet, och ibland även då och då under resonemanget, definierar vi nästa steg, vilka kan vara flera. Nästa steg består för mig av en att-göra-uppgift, en ansvarig och ofta en deadline. Långt ned i mötesnoteringsmallen har jag förtryckt tre rutor där jag kan skriva in de nästa stegen.

Efteråt, tillbaka på kontoret

Så, när mötet är över, prioriterar jag att skriva in de nästa stegen som uppgifter i att-göra-listan. Detta är det viktigaste. Om jag har tid och om noteringarna är viktiga, skriver jag också in noteringarna i ett löpande dokument för projektet eller kunden. För mig är det ofta en så kallad wiki, som är lättredigerad och går fort att söka i.

Snabb efterbehandling av noteringarna

Nyttan med mötesanteckningsmallen har för mig varit att jag väldigt snabbt kunnat ta hand om noteringarna och att-göra-uppgifterna efter mötet, eftersom de definieras så tydligt redan i de spontana noteringarna på mötet. Jag slipper skumma igenom mina anteckningar efter saker som ska göras, utan jag behöver bara titta längst ned i mallen och jag kan vara säker på att jag fått med allt viktigt då. Att efterarbetet gått så fort har gjort att mötesnoteringar inte blivit liggande och jag har sluppit missa åtaganden på grund av att jag inte lagt upp dem på att-göra-listan än.

Hur ser dina möten ut?

Om du vill, fundera nu på hur dina möten oftast ser ut, grovt strukturerat. Vilka sektioner i en mötesanteckningsmall skulle du behöva?

Du har säkert andra knep för att snabbt hantera utkomsten av ett möte, och jag är nyfiken på att höra vilka det är.

Välkommen att lämna en kommentar nedan.

P S För dig som vill slippa designa din egen mötesanteckningsmall har vi redan gjort jobbet. Ta en titt på vårt mötesblock “Som smort!”.