Blogg / Kategorier / Bra-att-ha-material

En måndag i början av mars hade jag för avsikt att flyga till en kund för att hålla en endagskurs i personlig effektivitet. Men det som skulle varit en tvåtimmarsflight tog åtta timmar och ändå kom jag bara halvvägs och fick vända hem, i oförrättat värv. När sådant här händer, är det lätt att betrakta det som en helt förlorad dag, men det finns saker du kan göra för att ändå få ut något av den ...

Hur har du det egentligen med alla dina digitala dokument och filer?

Är de spridda litet varstans på din dator? Några på datorskrivbordet, några som bilagor i mejl i mejlappen, en hel del på olika ställen på hårddisken, och så de där ...

Upplever du att du lätt blir distraherad av alla papper på ditt skrivbord när du som bäst behöver koncentrera dig på en särskilt komplicerad eller brådskande uppgift?

Har de där pappren och högarna att göra med andra uppgifter som du inte prioriterar just nu, men som “väntar på sin tur”?

Tänk om du istället kunde ...

När jag strax före jul skrev i veckobrevet Klart! om att det inte räcker att bara göra ett jätteröj då och då för att hålla våra arbetsytor fria från bråte som distraherar oss, hörde Gun-Britt Karlsson av sig.

Angående att hålla skrivbordet rent, skriver hon: ...

Detta inlägg är en fortsättning på ett tidigare, som du hittar här.

I det, liksom i detta, talar jag mig varm för strukturverktyget ”mindmap” och särskilt digitala sådana, d v s gjorda i någon av ...

Tyvärr är det inte bara mail, telefonsamtal och goda idéer som vi behöver ta hand om i vardagen, utan de flesta av oss har också en strid ström av inkommande pappersmaterial att hantera.

Brev kommer via posten, lappar kommer från kollegor, mötesanteckningar från oss själva och kvitton från när vi lunchat.

Det är lätt hänt att ...

Att papper och dokument som är skräp ska slängas och sådant som är bra-att-ha-material ska sparas, det låter självklart.

Men, ...

Jag har tänkt att den här bloggen inte ska handla särskilt mycket om specifika programvaror, utan mer om smarta arbetssätt och förhållningssätt oberoende av vilken mjukvara man gillar att jobba med.

Men, idag vill jag göra ett undantag och ...

Man kan lätt förledas att tro att högarna på skrivbordet främst är ett estetiskt problem; att det ger ett negativt intryck hos den som kommer på besök. Eller, att det bara är ett ordningsproblem; att högarna gör det svårt att hitta de dokument du söker när du behöver dem.

Men, problemet är tyvärr allvarligare än ...

En av de mest värdefulla komponenterna i ett strukturerat, effektivt, personligt arbetssätt är veckogenomgången.

Om du i vardagen slutför och lägger till uppgifter i att-göra-listan så att det är ett kontinuerligt in- och utflöde av uppgifter, är det i och för sig gott. Ofta tenderar dock bara de uppgifter som känns aktuella för stunden bli slutförda, t ex de som är sist tillagda eller de som du nyss blivit påmind av någon att göra et c.

Litet varstans i listan kan det finnas uppgifter som du lade till för några månader sedan, som är viktiga för din verksamhet, men som du inte kunde agera på just då. Nu kanske är precis rätt tid att genomföra en sådan uppgift och om du inte med jämna mellanrum går igenom hela din lista, kan den försvinna i mängden.

Det är här ...

Att spara och lagra referensmaterial såsom mötesnoteringar, projektdokument, skisser, korrespondens, utskrifter och annat i pappersform så att de är lätta att hitta när man behöver dem, är en nyckelfaktor i en god struktur på jobbet.

Vill vi dessutom ha ett estetiskt tilltalande kontor samtidigt som materialet är lättillgängligt, är det ...

Var gör man av allt bra-att-ha-material, det där som man kanske behöver någon gång och som det är så lätt att lägga i högar så att det inte ska komma bort, och som man inte hittar när man väl behöver det, eftersom det just ligger någonstans i en av högarna?

Idén med den här typen av material är ju att det ska hålla sig borta när man inte behöver det, det ska gå snabbt att stoppa undan det och det ska vara lätt att hitta när du vill.

Min personliga favoritlösning är ...

När du upplever mer kaos i din jobbvardag än du trivs med och du vill förbättra strukturen, är det fullt förståeligt om du bävar inför omfattningen på uppgiften. Kanske tvekar du och undrar om det ens är möjligt och kanske befarar du att just din arbetssituation är ett hopplöst fall.

Jag är övertygad om att inga fall är hopplösa och jag är lika övertygad om att mycket kan göras bättre med små medel.

Försök inte förbättra allt på en gång, utan välj en enda åtgärd att börja med, så kommer du lättare att lyckas. När det är klart, välj ytterligare en o s v.
Lugnt och stadigt kommer du att få bättre struktur och mer tid över, ett steg i taget.

Här följer tre idéer på olika steg att sätta igång med.

När man sätter upp sitt system för dokument, att-göra- listor, referensmaterial och annat, är det naturligt att fråga sig hur det ska utformas, t ex hur jag ska förvara dokument jag kan behöva en dag.

Ska jag sätta artiklarna eller broschyrmaterialen och vad det nu kan vara i pärmar eller ska jag använda hängmappar? Ska jag göra mina att-göra-listor i Outlook, i min handdator eller på papperslappar?

Ett genomgående tema när det gäller att skapa god struktur är förenkling, att göra saker enklare. Jag upplever att när det går segt och långsamt framåt, när vi rent av kör fast, kan vi och vår verksamhet komma loss om vi gör det hela enkelt.

Men, hur?

Många jag träffar i mitt dagliga värv säger “Å, det skulle jag verkligen behöva!” när de hör att jag jobbar med att skapa god struktur i verksamheter och för individer. När de säger så upplever jag ofta att de får något uppgivet i blicken, som att det skulle vara svårt att skapa den goda personliga strukturen.

Som jag ser det, är det lika lätt att skapa god struktur som att bibehålla bristande struktur. Det är bara en fråga om vanor och enkla hjälpmedel.

Här följer nio vanliga misstag vi gör som hindrar god personlig struktur och hur vi skulle kunna göra istället. Flera av misstagen har jag själv gjort, så i det avseendet vet jag vad jag talar om.