Att aldrig använda papper | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

18 juli

Att aldrig använda papper


Datum: 2012-07-18 12:00

Struk­tur, som David säger, hand­lar ofta om små för­bät­tringar åt gån­gen. Det­ta är inget sådant steg. 

Det­ta är en fly­tt till något större och bät­tre, till en plats med obe­grän­sat utrymme som får plats i fick­an.

Det är som ett nytt hem. Få sak­er förän­drar ditt sätt att arbe­ta så radikalt, utan att du behöver förän­dra din struk­tur annat än på ytan.

Vad och varför?

Först och främst: vad är det att vara pap­pers­fri, och var­för vill man bli det? Pap­pers­fri­het är vad det låter som: du använ­der inte pap­per, och när de ändå dyk­er upp är den förs­ta åtgär­den att dig­i­talis­era och slän­ga dem.

Det finns oli­ka orsak­er till var­för man vill kom­ma dit. Det kan hand­la om att man reser myck­et, att man vill slip­pa arkivskåp eller att man bara ser på sin sit­u­a­tion och inser att pap­per­shanterin­gen finns kvar endast av gam­mal vana, inte av nöd­vändighet.



För min del hand­lar det om resurs­er. Jag har inte råd att läg­ga pen­gar på ett kon­tor, men mitt jobb ställer sådana krav att det för bara några år sedan hade var­it omöjligt för mig att klara mig utan ett.

Idag gör jag ett nytt kafé till mitt cof­fice var­je dag, och jag behöver aldrig åka hem för att häm­ta någon sorts infor­ma­tion. Pap­per är för mig slöseri med map­par, arkivskåp, bläck­pa­troner och por­to, för att inte näm­na den tid det tar att arkivera, leta, hit­ta skri­vare som inte krånglar, etc. (Jag har skriv­it mer om mina per­son­li­ga skäl här.)



Jag vågar påstå att de fles­ta män­niskor näs­tan inte behöver använ­da pap­per alls. Infor­ma­tion har passer­at en tröskel och den behöver inte län­gre någon proces­sad trä­mas­sa att tryckas på för att lagras och hanteras. 

Ever­note: Tre goda skäl

Vil­ka är då förde­lar­na? I kor­thet: sök­barhet, till­gäng­lighet och organiserbarhet.



Pro­gram­met som jag och så gott som alla pap­pers­fria pio­njär­er använ­der het­er Ever­note. Ett enda pro­gram kan i sam­ma veva ersät­ta dina att-göra-lis­tor, ditt arkiv, din Tick­ler-mapp och dina webb­doku­ment. Hur lätt som helst dessutom.



Ever­notes kraft­ful­laste funk­tion för våra syften är tex­ti­genkän­ning i bild­fil­er. Skan­na ett tid­ning­surk­lipp och hit­ta det igen på nolltid. Funger­ar per­fekt med mask­in­skriv­en text och helt okej med hand­skriv­en. Inget mer svärande medan du gräver efter ett kvit­to eller ett tid­ning­surk­lipp. Ett par nyck­elord i sökru­tan och bin­go, där lig­ger det. Visst låter det fantastiskt?



Den näst kraft­ful­laste funk­tio­nen är till­gäng­ligheten. Allt innehåll finns sparat i pro­gram­met i datorn och synkas dessu­tom till nätet. Ever­note finns som app för alla mobilplat­tfor­mar, och för både Mac och PC (för Lin­ux finns klo­nen Nev­er­note), och dessu­tom kan du alltid kom­ma åt och redi­g­era alla dina anteck­ningar på webben. 



Den tred­je sak­en som gör Ever­note till ditt nya favoritverk­tyg är möj­ligheten att organ­is­era.

Du kan ska­pa anteck­n­ings­böck­er, sortera dem i häften och sät­ta tag­gar på anteck­ningar­na. Hur du vill organ­is­era är upp till dig. Du kan dessu­tom läg­ga bilagor i anteck­ningar­na, på en stor­lek upp till 25 MB. Det enda jag inte sparar i Ever­note är sto­ra musikpro­jekt och filmer.


… och ett par skäl till

Utöver det­ta är Ever­note full­späck­at med funk­tion­er som du kan ta hjälp av men inte måste använ­da. Ett par enkla men använd­bara funk­tion­er är …



… att du kan mejla anteck­ningar till dig själv. Ämnes­raden blir titeln, tex­ten i mejlet blir själ­va anteck­nin­gen, och du kan även tag­ga och sortera in i anteck­n­ings­bok direkt i mejlet. 

… web­bklip­paren, ett web­bläsar­tillägg som snabbt och lätt klip­per artik­lar och hela webb­si­dor rakt till Evernote.

… utskrift av PDF-raka vägen till Evernote.

… del­ning av anteck­n­ings­böck­er med andra användare.

… lju­dan­teck­ningar – dik­tera mera!

… säk­er­het­skopier­ing av en eller flera anteck­n­ings­böck­er så att du kan göra en egen back­up om du inte litar på Ever­notes servrar fullt ut, eller bestäm­mer dig för att byta pro­gram i framtiden.

… krypter­ing av vald text vilket kräver lösenord från dig för att avkryptera. Så slip­per du oroa dig över att ha känslig infor­ma­tion på nätet.

… sökn­ing på tag­gar, datum ska­p­at eller redi­g­er­at, på om anteck­nin­gen har bilagor, och vilken typ av bilagor det är. Du kom­mer aldrig tap­pa bort någonting igen. Snab­bguide här.

… glob­ala snabb­tan­gen­ter som du själv kan stäl­la in gör att du kan anteck­na, klip­pa och söka på ett ögonblick vad du än job­bar med.

Steg för steg

Hur gör man då? När man tag­it en titt på sina pap­per­shö­gar och map­par och kom­mit fram till att de inte måste finnas fysiskt, vad är näs­ta steg?

  1. Lad­da ner Ever­note och Ever­note Web Clip­per, lek med det och tes­ta funk­tion­er­na. Gör minst två anteck­n­ings­böck­er – en inko­rg och ett arkiv – och fyll sedan på med sådant du vill ha, till exem­pel ett häfte med oli­ka anteck­n­ings­böck­er för dina oli­ka att-göra-listor.
  2. Bestäm om du ska föra över allt till Ever­note, eller om du ska nöja dig med att dig­i­talis­era alla nya pap­per som kom­mer i din väg.
  3. Automa­tis­era pap­pers­fri­heten. Det är onödigt att sit­ta och skan­na in tele­fon­räkningar när du kan få dem på e‑faktura. Tala med kol­le­gor och be dem skic­ka doku­ment som pdf-filer. 
  4. Skan­na eller fotografera alla pap­per som kom­mer till dig (som du vill behål­la) och lägg dem i Ever­note. Om du hanter­ar sto­ra mängder pap­per dagli­gen som du inte kan få dig­i­talt istäl­let är det värt att övervä­ga en porta­bel skan­ner, till exem­pel Dox­ie eller ScanSnap, som kan skic­ka allt­ing direkt till Ever­note. Släng pap­per­na i åter­vin­nin­gen när du är klar.
  5. Skaf­fa en enda plats för att lagra allt pap­per som du abso­lut inte kan slän­ga, till exem­pel försäkrings­brev. Skan­na dem ändå och lägg i Ever­note – målet är att du ska kun­na hit­ta alla dina doku­ment på en plats – och tag­ga det till exem­pel med fysiskt” så att du vet att det finns kvar.

Det är inte bara jobb och all­var i den dig­i­ta­la sfären heller. Ha kul med Ever­note och spara famil­je­fo­ton, dela alla dina favoritre­cept genom att läg­ga dem i en egen, delad anteck­n­ings­bok, plan­era din semes­ter, fota och geo­t­ag­ga bra kaféer och butik­er så att du kan hit­ta dem igen när du är i närheten.

Begrän­sningar och betalversionen

Det finns ett par övre begrän­sningar som jag till dags dato inte stött på. Du får inte ska­pa fler än 250 anteck­n­ings­böck­er eller mer än 100 000 anteck­ningar (jag har ett tio­tal anteck­n­ings­böck­er och dry­ga 1 000 anteckningar). 

En anteck­n­ing får som sagt inte vara större än 25 MB, 50 MB om har pre­mi­umkon­to (en 200 sidor lång e‑bok full av bilder i en PDF-fil är min­dre än 10 MB stor). Den max­i­mala mäng­den data du får lad­da upp på en månad är 60 MB och höjs till 1 GB med pre­mi­umkon­to.

Den genom­snit­tlige använ­daren kom­mer inte mär­ka av de här begrän­sningar­na, men den helt pap­pers­frie har myck­et att vin­na på att beta­la en liten summa.



Jag vill allt­så slå ett slag för Ever­notes pre­mi­umver­sion. Om du ska använ­da pro­gram­met dagli­gen är det värt var­je öre, och det är dessu­tom löjligt bil­ligt, anti­n­gen $5 i månaden eller $45 för ett helt år.

Hade priset tre­dub­blats hade jag glatt beta­lat ändå. Förde­lar­na med pre­mi­umkon­to är …



… upp till 1 GB uppladdning per månad. 

… störs­ta anteck­n­ingsstor­lek utökas till 50 MB.

… snab­bare tex­ti­genkän­ning i bilder. Med gratisver­sio­nen tar det i regel några minut­er innan det bör­jar fungera.

… du kan göra anteck­n­ings­böck­er till­gäng­li­ga offline även på mobilen. Per­fekt på resor när du inte vill använ­da mobildata.

… PDF-fil­er blir sök­bara på sam­ma sätt som bilder.

… pre­mi­u­man­vän­dare kan redi­g­era varan­dras anteck­ningar i delade anteckningsböcker.

… med mera.



Ute i världen är vi mån­ga, vi pap­pers­fria. Men än så länge har jag inte haft nöjet att möta någon av de andra. Om du bestäm­mer dig för att pro­va det här livsstil­spro­jek­tet skulle jag bli väldigt glad om du hörde av dig och delade dina erfarenheter. 



För vidare läs­ning rek­om­mender­ar jag Ever­notes blogg, mer speci­fikt kat­e­gorin Tips & Sto­ries där fram­stående Ever­note-använ­dare delar med sig av hur de job­bar. Dessu­tom är e‑boken Ever­note Essen­tials en fan­tastisk guide på dry­ga 80 sidor för både nybör­jare och avancer­ade användare.

Lyc­ka till!

P.S. En FAQ för den som tvekar.

Är du fort­farande osäk­er? Jag möter ofta skep­sis när jag berät­tar hur jag job­bar och här kom­mer ett par van­li­ga frå­gor och svar:



Frå­ga: Är det inte insta­bilt att lagra sak­er digitalt?

Svar: Knap­past. Att ha allt både på nätet och sparat på datorn gör att det skulle krä­vas en otrolig otur att för­lo­ra sin data på båda sät­ten sam­tidigt. Och den som är ängslig (under­teck­nad inklud­er­ad) kan säk­er­het­skopiera till exter­na hård­diskar eller till exem­pel Drop­box med jäm­na mel­lan­rum för att alltid vara på den säkra sidan.



Frå­ga: Är det inte job­bigt att aldrig skri­va för hand/​hålla i papper?

Svar: Pap­pers­fri­het är inget fän­gelse. Som en kanske chockerande twist kan jag erkän­na att jag älskar pap­per. Jag skriv­er mas­sor för hand, gör lis­tor på pap­per och läs­er rik­ti­ga böck­er. Det jag vill spara skan­nar jag sedan. Jag pro­duc­er­ar gär­na infor­ma­tion med pap­per och pen­na, men jag lagrar den dig­i­talt. Allt som jag abso­lut vill kun­na hål­la i är bara en utskrift bort, men jag är själv förvå­nad över hur lite jag sak­nar mina pappersmappar. 



Frå­ga: De fles­ta använ­der ju fort­farande pap­per. Blir det inte krång­ligt att syn­ka sitt arbete med andra människor?

Svar: Inte alls. De fles­ta är gla­da om de får skic­ka en PDF istäl­let för ett brev. Och att skan­na in något tar oftast inte län­gre tid än att hit­ta en fysisk lagringsplats.



Frå­ga: Men är det inte ett jät­tear­bete att dig­i­talis­era allt man har i arkivet?

Svar: Det kan det förstås vara. Där­för låter även mån­ga pio­njär­er på det pap­pers­fria området de pap­per de har sedan tidi­gare finnas kvar, och dig­i­talis­er­ar allt nytt som kom­mer in. 

För att cit­era Fight Club: You decide your own lev­el of involvement.


Rikard Hjort,



Rikard är en av våra som­mar­blog­gare (Se hela lis­tan här) och blog­gredak­tör på 365sak​er​.se och navid​modiri​.com, nybliv­en frilansskribent och nyut­giv­en musik­er. Han är 21 år och bor i Göteborg

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.