God struktur är såväl effektivitetens som frihetens moder. Här delar jag, David Stiernholm, med mig av konkreta strukturtips om hur du får koll på läget, kan jobba effektivare och får mer tid över till det som är viktigt.
Häromdagen var jag nere på Varbergs Kurort för att föreläsa för ett sjuttio-årigt företag. När man har hållit på så länge som sjuttio år, antar jag att man varit med om både det ena och det andra. Då finns det goda förutsättningar för att ha ett sunt perspektiv på vad som händer i vardagen. Det verkade det här företaget ha.
När man sätter upp sitt system för dokument, att-göra- listor, referensmaterial och annat, är det naturligt att fråga sig hur det ska utformas, t ex hur jag ska förvara dokument jag kan behöva en dag.
Ska jag sätta artiklarna eller broschyrmaterialen och vad det nu kan vara i pärmar eller ska jag använda hängmappar? Ska jag göra mina att-göra-listor i Outlook, i min handdator eller på papperslappar?
Har du varit med om att du delegerat en uppgift till någon annan, eller att någon annan sagt att de kommer tillbaka med någon information, bara för att glömma bort att du gjort det och sedan, i sista minuten eller när det är för sent, upptäcka att du inte fått det material du behöver just nu?
Här kommer ett tips som gör att du aldrig behöver uppleva det igen.
Jag är väldigt glad att kunna meddela att talarförmedlingen Lära för Livet idag beslutat att ta in mig i sitt stall av välrenommerade talare. Detta innebär att Lära för Livet marknadsför mina föreläsningar om god struktur och personlig effektivitet till sina kunder.
Vi kan vara väldigt effektiva som individer, men för att lyckas ta företaget dit vi vill, behöver vårt goda, strukturerade arbetssätt hänga ihop med verksamhetens övergripande struktur. Den kan uttryckas i ledningsprocessens nulägesanalys, affärsidé, vision, strategi, mål, handlingsplaner, processer och resultat.
I en verksamhet är det lätt att man jobbar med varje av dessa delar för sig. I själva verket behöver de verkligen hänga samman. Rätt använda, är dessa verktyg kraftfulla medel för att ta din verksamhet dit du vill, på ett smidigt och metodiskt sätt.
Har du, liksom jag, någon gång tänkt en tanke som att “jag skulle verkligen vilja arbeta på det där sättet, börja göra så där, men jag har aldrig tid till att börja med det; det är så mycket hela tiden”? Kanske handlar det om att vara bättre förberedd till möten, kanske om att använda att-göra-listor, kanske om att notera vad ni kom överens om efter kundmötet, kanske något annat.
Det fina är att…
Ett genomgående tema när det gäller att skapa god struktur är förenkling, att göra saker enklare. Jag upplever att när det går segt och långsamt framåt, när vi rent av kör fast, kan vi och vår verksamhet komma loss om vi gör det hela enkelt.
Men, hur?
Lider du av att du har högar med papper på skrivbordet; papper du inte kan slänga, men som du inte heller kan jobba med just nu, eftersom de snarare berör något tillfälle i framtiden; nästa vecka, nästa månad eller nästa år?
Lösningen kallas “the tickler file”.
Många jag träffar i mitt dagliga värv säger “Å, det skulle jag verkligen behöva!” när de hör att jag jobbar med att skapa god struktur i verksamheter och för individer. När de säger så upplever jag ofta att de får något uppgivet i blicken, som att det skulle vara svårt att skapa den goda personliga strukturen.
Som jag ser det, är det lika lätt att skapa god struktur som att bibehålla bristande struktur. Det är bara en fråga om vanor och enkla hjälpmedel.
Här följer nio vanliga misstag vi gör som hindrar god personlig struktur och hur vi skulle kunna göra istället. Flera av misstagen har jag själv gjort, så i det avseendet vet jag vad jag talar om.
“Vision” är ett begrepp som är vanligt förekommande i företagandesammanhang. Men, jag upplever ofta att visionen som verktyg inte nyttjas till sin fulla potential.
Visionen, precis som de andra delarna av ledningsprocessen, är ett kraftfullt verktyg som kan spela en avgörande roll för verksamheten, till och med dagligen.
Men, hur?
En central del i ett strukturerat, personligt arbetssätt är att-göra-listan. Då menar jag en lista som du har över tid, snarare än en som du börjar på nytt med varje morgon. En samlad lista över allt du har att göra, konkret beskrivet och lagom stora uppgifter, ger dig lätt och snabb översikt över det du åtagit dig. Den gör det möjligt för dig att i lugn och ro helt fokusera på det du gör just nu, utan att du behöver hålla en massa andra saker i huvudet samtidigt och den ger dig dessutom en tillfredsställelsens endorfinkick varje gång du bockar av en uppgift när du slutfört den.
Men, i vilken form ska att-göra-listan vara? Ja, det är en smaksak. Här följer sex varianter på format.
Välkommen till det första i en serie strukturtips från Stiernholm Consulting.
Jag, David Stiernholm, är alltså struktör, vilket innebär att jag skapar struktur och systematik i verksamheter och för individer. Men, varför struktur? Vad är nyttan med god struktur? Är det inte väldigt fyrkantigt och begränsande?
Som jag ser det, tvärt om.
