STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

31 Oct

Raskt marscherat då du tydligt markerat


Datum: 2012-10-31 11:00 Kommentarer: 8 st

Visst händer det att du hamnar på ett möte och du inte har din laptop med dig?



Även om du bestämt dig för att föra dina mötesnoteringar direkt i datorn på mötena, blir du hänvisad till att notera för hand på ett papper.



Om du, liksom jag, föredrar att alltid föra noteringarna för hand på papper, är just pappret ditt verktyg i alla möten.

Skumma och vaska tar tid

Efter mötet vill du snabbt komma till skott med det du fått på din lott och du skummar igenom dina anteckningar för att samla ihop det du har att göra.



I bästa fall har du noterat i ett av våra Som smort!-mötesblock, och då behöver du inte alls samla ihop att-göra-uppgifterna, utan de återfinns tydligt och konkret formulerade längst ned på bladet.



Men, kanske har du ännu inte skaffat ett dylikt block (eller, du har det inte med dig just då), så du får lägga en stund på att skumma igenom noteringarna och vaska fram de uppgifter du ska gå vidare med.

Mindre arbete efteråt

Ju snabbare och enklare det är för dig att samla ihop och komma igång med uppgifterna du fått ansvar för, desto mindre frustrerande blir efterarbetet efter mötet och desto mer tid får du till att faktiskt göra det du ska göra.



Skaffa dig ett sätt att konsekvent markera att “här är en att-göra-uppgift”, oavsett var du noterar.

Gör så här

  1. Bestäm dig för hur du från och med nu markerar en att-göra-uppgift i löpande mötesnoteringar.

    Det kan vara:
    • att du stryker över uppgiften med gul överstrykningspenna.
    • att du ringar in uppgiften
    • att du sätter uppgiften inom hakparentes
    • att du sätter en stjärna framför
    • att du skriver “AG:” framför, som i “Att göra:”

  2. Nästa gång du sitter på ett möte och tar noteringar, eller nästa gång du har ett telefonsamtal och gör stödanteckningar om vad ni kommer överens om, markera de uppgifter du tar på dig på det sätt du nyss bestämde dig för.

  3. Efter mötet eller när du lagt på luren, behöver du bara leta efter dina markeringar och snabbt lägga in uppgifterna där du har dina att-göra-uppgifter.

Snabbare från ord till handling

Även om du har ont om tid och behöver rusa till nästa möte, ser du till att inget faller mellan stolarna. Du går lättare från ord till konkret handling.

Hur gör du?

Hur gör du för att på ett lättvindigt sätt notera uppgifter ni i möte kommer överens om att du ska göra? Skriv en kommentar och dela med dig!

Kommentera

Mathias Dahl

Mathias Dahl skriver:

#1 - 2012-11-03, 10:10

Jag har sedan urminnes tider (1996/1997 eller nåt) markerat saker jag skall göra genom att skriva/rita “->” när jag antecknar på papper. När jag sedan gjort uppgiften, eller överfört den till min “riktiga” att göra-lista, så lägger jag parenteser runt hela uppgiften. Det är säkert inte det “bästa” sättet men det är något jag gjort till en vana och som fungerar för mig.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2012-11-05, 16:08

Mathias: Bra! Om det fungerar, är det bra nog, som jag ser det. Jag tycker om hur du bestämt dig för “koden” och att du senare, när du tittar igenom mötesnoteringar el dyl, ser att de att göra-uppgifter du skrivit upp där är omhändertagna och flyttade till att göra-listan, genom att du markerat med parenteser.

Måhända är allt detta en detalj i strukturhelheten, men likväl en tämligen vanlig fallgrop.

Tack för att du delade med dig.

/David

Mathias Dahl

Mathias Dahl skriver:

#3 - 2012-11-05, 16:59

Precis! Det är just det visuella jag varit ute efter och parenteser runt hela uppgiften har fungerat bra för mig.

Dvs:

—> Skriv kommentar om markeringar på Davids blogg

vs

(—> Skriv kommentar om markeringar på Davids blogg)

Hej hopp!

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#4 - 2012-11-06, 12:26

Mathias: Topp! /David

Hanna Rickberg

Hanna Rickberg skriver:

#5 - 2013-12-08, 13:51

Jag gör helt enkelt en “checkbox/tick box” bredvid meningen om saken som ska göras av mig själv, när den är gjort kryssar jag helt enkelt i checkboxen. Extra viktiga uppgifter highlightar jag alltid i färg. Förr körde jag olika färg beroende på vilken typ av uppgift eller hur prioriterad den var, nuförtiden kör jag bara en färg eftersom jag prioriterar på min att-göra-lista eller dags-lista i stället.

Lite andra tips för att hålla reda på korta möteanteckningar om man liksom jag gillar att föra anteckningar fortfarande på papper och slippa släpa med sig laptopen överallt: Jag har ett block för varje typ av möte/projekt, exempelvis;

1. Personalansvarsblocken - ett färgglatt litet noteringshäfte per person som jag är chef över, vid första mötet får de själva välja färg på bok av de färger jag har för tillfället. Så när jag ska förbereda mitt möte så kommer jag ofta ihåg vilken färg det var på boken eftersom det är kopplat till personens favoritfärg eller i alla fall en färg som “passar” dem. Allt som gäller den personen finns då i en o samma bok, viktiga att-göra-uppgifter för jag över till min elektroniska att-göra-lista. Så jag har en färgglad samling häften sorterat efter land i mitt skåp, livar upp.

2. Mötes/Projektblock - Varje block använder jag från två håll, på så vis är det enkelt att följa i kronologisk ordning från möte till möte som har med samma eller liknande saker att göra. Mina två huvudmötesblock har dessa titlar klottrat på sig på fram- respektive baksida:
- Initiativ / Kund
- Norden Management / Europa Management möten

/Hanna

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#6 - 2013-12-12, 22:29

Hanna: Tack för att du delar med dig. Roligt att höra. När du beskrev din metod med checkboxar, kom jag att tänka på Patrick Rhones dash-plus-system: http://patrickrhone.com/2013/04/22/the-dash-plus-system/ . En intressant twist, tycker jag, det.

Jag tycker i synnerhet om hur du gör med personalansvarsblocken och att personen i fråga själv får välja färg. Elegant! Jag gissar att det skänker en extra dimension till era möten.

Tusen tack!

Allt gott,

David

Hanna

Hanna skriver:

#7 - 2013-12-14, 10:50

Aha, Patrick Rhones dash-plus, jag ska nog testa det, indeed en intressant förlängning av det hela - tack!

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#8 - 2013-12-14, 16:59

Hanna: För all del! Med glädje. /D

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.