Hur ska man börja, egentligen? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

14 nov.

Hur ska man börja, egentligen?


Datum: 2012-11-14 10:59

Ibland när jag berät­tar att jag är struk­tör, får jag frågan:



OK. Du som arbe­tar med sånt, vad ska jag göra? Jag har ett him­la kaos och en mas­sa högar, men jag skulle verk­li­gen vil­ja få bät­tre struk­tur. Hur bör­jar jag?”



Det här är vad jag brukar svara.

Gör så här

  1. Först behöver du bestäm­ma dig för var du ska ha dina att-göra-uppgifter. Det ska bara vara på ett enda ställe. Har du ett CRM-sys­tem där kun­drelat­er­ade uppgifter, men inget annat, ska lig­ga, behöver du två ställen. Du kom­mer att kun­na leva med det, men strä­va efter ett ställe. Det spelar ingen roll om det är dig­i­talt eller på papper.

    Du behöver ett att-göra-uppgift-ställe (eller ‑lista), efter­som det döl­jer sig en mas­sa sak­er du har att göra i högar­na. De här uppgifter­na kom­mer fram när du bör­jar röja och de behöver en hemvist.

  2. Töm sedan huvudet på allt du kan kom­ma på att du har att göra och skriv upp alla uppgifter­na utförligt i att-göra-lis­tan. Definiera uppgifter­na så smått att var och en skulle ta min­dre än en dag att slutföra.

    Nu har du en bör­jan till total koll.

  3. Utrusta dig med en kar­tong tom­ma hängmap­par eller ett tio­tal tom­ma pär­mar, en rejäl pap­per­sko­rg och gär­na en scanner.

    Nu har du någon­stans att göra av de pap­per du vill ha kvar som referens‑, bra-att-haeller måste-ha-kvar-mate­r­i­al. En del som röjer och ren­sar ska­par bara nya högar, efter­som de inte har något bät­tre ställe för det de vill ha kvar än just skrivbordet.

  4. Bör­ja med den hög som lockar mest. Är det en hög hög, hyvla av en decime­ter och bör­ja med den.

    Ta det förs­ta bladet/​häftet och frå­ga dig: Finns det något näs­ta steg med det här?”. Ska­pa en att-göra-uppgift på lis­tan om det gör det. Är det ett helt pro­jekt, lägg till det till projektöversikten.

    Är näs­ta steg att någon ska återkom­ma till dig med ett svar eller en lever­ans, notera det där du sam­lat noteringar om vad du vän­tar på från andra.

  5. Frå­ga dig sedan om du behöver ha det kvar. Om så, spara det i en av hängmap­par­na eller pär­mar­na. Eller, om möjligt, scan­na in doku­mentet, spara det dig­i­talt och släng pap­pret sedan. Puts väck.

  6. Fort­sätt tills högar­na är borta. 

Det finns myck­et mer man kan göra för att stär­ka vardagsstruk­turen, men det­ta är en god start.

Små förän­dringar ger sto­ra resultat

De som jag hjälpt till en bät­tre struk­tur på job­bet säger ofta att de blir min­dre stres­sade när de kän­ner att de har bät­tre kon­troll på vad de har att göra och var de har sitt mate­r­i­al. Mån­ga kän­ner sig min­dre tröt­ta efter arbets­da­gens slut och fler­talet upplever större gläd­je på job­bet när struk­turen stärkts.

Hur gör du?

När du fått kaos på kon­toret, trots att du brukar hål­la röran stån­gen, hur gör du för att åter­ta den goda struk­turen? Skriv en kom­men­tar och berätta.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.