STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

14 Nov

Hur ska man börja, egentligen?


Datum: 2012-11-14 10:59 Kommentarer: 0 st

Ibland när jag berättar att jag är struktör, får jag frågan:



“OK. Du som arbetar med sånt, vad ska jag göra? Jag har ett himla kaos och en massa högar, men jag skulle verkligen vilja få bättre struktur. Hur börjar jag?”



Det här är vad jag brukar svara.

Gör så här

  1. Först behöver du bestämma dig för var du ska ha dina att-göra-uppgifter. Det ska bara vara på ett enda ställe. Har du ett CRM-system där kundrelaterade uppgifter, men inget annat, ska ligga, behöver du två ställen. Du kommer att kunna leva med det, men sträva efter ett ställe. Det spelar ingen roll om det är digitalt eller på papper.

    Du behöver ett att-göra-uppgift-ställe (eller -lista), eftersom det döljer sig en massa saker du har att göra i högarna. De här uppgifterna kommer fram när du börjar röja och de behöver en hemvist.

  2. Töm sedan huvudet på allt du kan komma på att du har att göra och skriv upp alla uppgifterna utförligt i att-göra-listan. Definiera uppgifterna så smått att var och en skulle ta mindre än en dag att slutföra.

    Nu har du en början till total koll.

  3. Utrusta dig med en kartong tomma hängmappar eller ett tiotal tomma pärmar, en rejäl papperskorg och gärna en scanner.

    Nu har du någonstans att göra av de papper du vill ha kvar som referens-, bra-att-haeller måste-ha-kvar-material. En del som röjer och rensar skapar bara nya högar, eftersom de inte har något bättre ställe för det de vill ha kvar än just skrivbordet.

  4. Börja med den hög som lockar mest. Är det en hög hög, hyvla av en decimeter och börja med den.

    Ta det första bladet/häftet och fråga dig: “Finns det något nästa steg med det här?”. Skapa en att-göra-uppgift på listan om det gör det. Är det ett helt projekt, lägg till det till projektöversikten.

    Är nästa steg att någon ska återkomma till dig med ett svar eller en leverans, notera det där du samlat noteringar om vad du väntar på från andra.

  5. Fråga dig sedan om du behöver ha det kvar. Om så, spara det i en av hängmapparna eller pärmarna. Eller, om möjligt, scanna in dokumentet, spara det digitalt och släng pappret sedan. Puts väck.

  6. Fortsätt tills högarna är borta.

Det finns mycket mer man kan göra för att stärka vardagsstrukturen, men detta är en god start.

Små förändringar ger stora resultat

De som jag hjälpt till en bättre struktur på jobbet säger ofta att de blir mindre stressade när de känner att de har bättre kontroll på vad de har att göra och var de har sitt material. Många känner sig mindre trötta efter arbetsdagens slut och flertalet upplever större glädje på jobbet när strukturen stärkts.

Hur gör du?

När du fått kaos på kontoret, trots att du brukar hålla röran stången, hur gör du för att återta den goda strukturen? Skriv en kommentar och berätta.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.