Med rätt app får du med allt från mötet

Jag antar att det också är så för dig, att när du tar mötesanteckningar vill du få med det väsentliga ur mötet, så att du dels lätt kan gå från ord till handling med det som du lovat, dels kan gå tillbaka till dokumentationen senare för att se vad det var som diskuterades.

Papper fokuserar och splittrar

Att mötesnotera med penna på papper gör att vi slipper bli distraherade av notiser, pop-up:er och inkommande mail i bakgrunden. Men, om whiteboarden är ytan “där det händer” i mötet, kan det bli krångligt att i efterhand para ihop pappersnoteringen med mobilbilderna vi tog av tavlan. Noteringarna blir kvar i blocket och bilderna hamnar i telefonens “bildrulle” bland allehanda andra bilder på barn, vintervyer, snygga lunchuppläggningar och hur vattenskadan vi har att åtgärda hos kunden ser ut.

Två makalösa mötesnoteringsappar

Det finns smidigare sätt, som alltid. I apparna OneNote (för dig som arbetar i Microsoft-miljö) och Google Keep (för dig som har ditt på Google Workspace-plattformen) kan du såväl skriva vanlig mötesnoteringstext som snabbt och lätt infoga en bild på whiteboarden, rita en skiss eller rent av spela in en konversation (i Keep tolkas talet automatiskt till text, dessutom).

Den mer fullödiga mötesnoteringen synkas ideligen till molnet och du har allt som har med mötet att göra på ett och samma ställe, lätt hittat. Föredrar du att ha dina mötesnoteringar i Google Docs istället, kan du med två klick bara kopiera Google Keep-noteringen dit.

Från ord via mail till handling

I bägge apparna kan du sätta kryssrutor på sådant som ska bockas av – till exempel det du i mötet säger att du ska göra efter mötet (återkomma med något, till exempel). I den OneNote-klient du har i datorn kan du sätta en påminnelseflagga på uppgiften så att den automatiskt hamnar i Microsoft To-Do (om du använder det som din att göra-lista), men är inte möjligt i mobilappen.

Därför är kanske det säkraste sättet att se till att dina utfästelser i mötet inte glöms bort att du mejlar hela noteringen till dig själv när mötet är slut — om du hanterar dina mejl så systematiskt att du tar hand om alla (vilket du åtminstone gör om du tagit intryck av det du hört mig propagera för i någon av mina föreläsningar). När du hanterar mejlet, vaskar du ur att göra-uppgifterna från noteringarna och lägger till dem till din att göra-lista, så att inget faller mellan stolarna. Ett alternativ är att du skickar noteringen direkt till din att göra-list-app för vidare behandling (för säkert har du också den i mobilen).

Gör så här

Om du inte har testat att skriva fullödiga mötesnoteringar på detta sätt och du tror att det skulle vara användbart för dig, gör så här:

Skaffa dig OneNote eller Google Keep (som finns där du brukar skaffa appar)
Bestäm dig hur du ska benämna mötesnoteringarna, så att du skriver på samma sätt varje gång så att det blir lätt att hitta dem sedan. Det kan vara något så enkelt som ”Ledningsmöte 2026−03−24” eller liknande.
På nästa möte, testa att skriva noteringarna i appen. Mobilen har du säkert ändå med dig och då du såklart stängt av notiser och gjort dig onåbar för inkommande telefonsamtal, kommer du inte att bli distraherad i onödan under mötet.
Efter mötet, lägg till det du fångat upp som att göra-uppgifter på din att göra-lista, så att den är komplett.
Och, utvärdera om detta var något för dig. Kändes det bekvämt eller tog noterandet för mycket fokus från mötet? Var det praktiskt att ha både text, bild och skiss på samma plats eller var det krångligt? Behövde du efterarbeta mindre efter mötet eller tog det mer tid än vanligt? Kan du förfina på något sätt till nästa gång?

Mer samlat och lättare hittat

Om du mötesnoterar i OneNote eller Google Keep kommer du att få med mer information från mötena utan att du i efterhand behöver leta efter bild, skiss och notatblad på olika ställen. Du kommer lättare ihåg vad ni sa på just det där mötet, vilket för en del av oss annars kan vara svårt, för det är ju så många möten.

Såklart finns det också baksidor med att notera så här, till exempel att appen tar mer fokus än du önskar. Bara du kan dock avgöra om fördelarna väger tyngre än nackdelarna.