Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Ge dig en genväg

Då kan du istäl­let län­ka frimodigt i uppgiften till allt det du har nyt­ta av när du ska utföra den. Det kan till exem­pel vara:

• noteringar­na från det möte där uppgiften ​”dök upp” och du blev ansvarig
• ett doku­ment med en stan­dard­text du ska använ­da när du skickar något som en del av uppgiften
• en hand­full bilder du kom­mer att använ­da under utförandet
• en lath­und som beskriv­er hur det du ska göra går till

Är uppgiften återkom­mande, kan du ​”lad­da” den med allt det du behöver var­je gång du ska utföra den (var­je månadsskifte, till exem­pel). Då är det som att du kom­mer till ett dukat bord när det är dags. Allt är för­berett. Du kan skri­da till ver­ket direkt.

Gör så här

Skulle du kun­na använ­da länkn­ing till kom­plet­terande infor­ma­tion i dina att göra-uppgifter mer än du gör idag, vik en stund för att under­sö­ka vad du har för möj­ligheter till det i det verk­tyg du använder.

Om du arbe­tar i Office 365 kan du till exem­pel kopiera en länk till ett blad i OneNote (som du sedan klis­trar in i anteck­nin­gen för en uppgift i Microsoft To-Do eller i Out­look Uppgifter) och till ett doku­ment i OneDrive.

I såväl Microsoft To-Do som Out­look Uppgifter kan du bifo­ga ett doku­ment, men jag rek­om­mender­ar dig att istäl­let län­ka, så att du inte omed­vetet ska­par flera ver­sion­er av sam­ma doku­ment på flera oli­ka ställen, vilket lätt ställer till det när det gäller vilken ver­sion som är den aktuella.

Om du använ­der Things, som jag, klis­tras en länk till ett doku­ment in automa­tiskt när du ​”drar” det till en uppgift och släp­per det där.

Tiden räck­er mer till

Ju mer du länkar till den infor­ma­tion du behöver när du ska utföra en uppgift, desto lättare får du uppgiften gjord. Du slip­per ödsla tid på att leta efter sådant du på ett tidi­gare sta­di­um pré­cis vis­ste var det låg. Allt du behöver finns bara ett klick bort, lätt till­gäng­ligt. Kan det bli bättre?

Hur gör du?

Vad för slags infor­ma­tion länkar du till i dina uppgifter för att under­lät­ta ditt arbete? Skriv gär­na och tip­sa mig! 

(Har du mån­ga dig­i­tal doku­ment utsprid­da? Då kan jag tip­sa dig om att göra en dig­i­ta­la-doku­ment-kar­ta!)