Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Inte bara map­par längre

Hade det bara rört sig om de reg­uljära doku­ment­la­gringstjän­ster­na som het­er något med ​”dri­ve” hade det väl var­it en sak, men därutöver kan du lad­da upp doku­ment och fil­er som bilagor till all­sköns tjän­ster ni ock­så samar­be­tar i, som ären­de­hanter­ings- och projektplaneringssystem.

Näs­ta steg efter kartan

För ett tag sedan skrev jag om nyt­tan av att ska­pa en dig­i­ta­la doku­men­tkar­ta som ger dig en bät­tre överblick över vad du har var. Att få den klarheten är en bra start, men ännu bät­tre vore det om du i sam­ma veva ock­så ska­par ett uns bät­tre ord­ning när du nu ser hur du har det idag.

Gör så här

När du gjort en enkel kar­ta över var du sparar vil­ka typer av doku­ment och gjort tydligt för var­je plats vad kri­teri­et är för att ett doku­ment ska lig­ga just där, gör föl­jande två saker:

1. Leta efter ställen där det lig­ger sam­ma sak som på ett annat ställe.
   - Ska de båda stäl­lena slås ihop till ett?
   - Är några av fil­er­na där så inak­tuel­la att de kan tas bort (eller rent av hela ena stäl­let)?
   - Ska de båda par­al­lel­la stäl­lena ändå finnas kvar? Vad är då det egentli­ga kri­teri­et som skil­jer de båda stäl­lena åt?
2. På ett visst ställe, lig­ger det där fil­er eller doku­ment som i själ­va ver­ket inte ska lig­ga där, då de inte upp­fyller det kri­terie som styr? Fly­t­ta dem till deras rät­ta plats istället.

Gå igenom så mån­ga ställen du mäk­tar med och har tid till.

Vill du över tid få bät­tre ord­ning på dina/​era doku­ment, definiera en tydlig avgrän­sad att göra-uppgift som ett näs­ta steg i den processen. Den kan till exem­pel omfat­ta att du läg­ger en halv­timme på att ren­od­la ett av dina lagringsställen, varefter du får boc­ka av och sedan definiera ett ytterli­gare näs­ta steg.

Min­dre tid spilld på onödigheter

Om du bit för bit för­fi­nar hur du och dina kol­le­gor lagrar doku­ment, kom­mer det bli allt enklare att såväl hit­ta det du behöver som att snabbt spara doku­mentet på rätt plats. Du slip­per spilla tid på att leta och göra om det du inte hit­tar. Istäl­let får du mer tid till de vik­ti­ga uppgifter du helst ägnar tid åt.

Hur gör du?

Vad har du för knep för att spara dig­i­ta­la doku­ment på enklaste sätt? Skriv gär­na till mig och dela hur du gör!

(Har du även en struk­tur för hur du döper dina doku­ment? Att nam­nge doku­ment och fil­er på ett bra sätt är en kon­st då ett nytt doku­ment blir fort gam­malt!)