Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Mer chatt och min­dre mejl

Jag tyck­er mig se en ten­dens åt chat­tens håll till just nu. Jag tror att det är enkel­heten, lättsamheten och de snab­ba vänd­ningar­na som lockar mån­ga. I ett samar­bete jag har just nu kallar vi den allmän­na chat­tkanalen för ​”Köket”, för det är där vi hänger, som vore vi på en trevlig min­gelfest hem­ma hos någon.

Se upp!

Det finns dock en risk att ock­så verk­samhet­skri­tiska dialoger förs i den för­föriska, trevli­ga chat­ten. Rätt som det är har två fat­tat ett beslut. När de övri­ga som är involver­ade kliv­er in i chat­ten senare på efter­mid­da­gen har dialo­gen som föregick det snab­ba beslutet ham­nat långt bak i chatthis­toriken och vad som bestämdes i all hast gick de senkom­na helt förbi.

Fån­ga med enhandslyra

Så hur ska du kun­na både kun­na ha en så fri chatt och und­vi­ka att det blir rörigt och sak­er fall­er mel­lan stolarna?

Du behöver bara beva­ka att du fån­gar upp tre typer av meddelanden.

Gör så här

När du chat­tar och det går fort, håll ett öga på om du eller någon annan skriv­er något som:

1. innebär att du ska göra någonting som du inte gör omedel­bart. Lägg till det till din att göra-lista direkt. Förs chat­ten i Teams och du har lis­tan i To-Do kan du med ett par klick ska­pa en uppgift av med­de­landet — med länk till­ba­ka till ursprungsmed­de­landet.
    
2. innebär att någon annan ska göra något, som du vill (eller måste) hål­la koll på att det blir gjort. Lägg direkt till det till ditt ställe där du håller koll på det du vän­tar på från andra (om du vet med dig att per­so­n­en ifrå­ga kan behö­va en påmin­nelse för att lev­er­era det den lovat). Stäl­let kan vara din att göra-lista, där du ska­par en uppgift med ​”Väntar”-etikett, till exem­pel.
    
3. är väsentlig infor­ma­tion du kom­mer att behö­va hit­ta senare. Det kan vara ett beslut som fat­tats, något väsentligt någon med­de­lat, ett svar på en avgörande frå­ga eller något annat som behöver doku­menteras. Spara det där ni sparar annan sådan ref­er­ensin­for­ma­tion om det aktuel­la pro­jek­tet, kun­den, ären­det eller vad ni nu talar om.

Allt annat kan du låta passera — och nju­ta av och ge dig hän i.

Ge dig hän utan risk

Om du bara fån­gar upp de tre vari­anter­na på med­de­landen kom­mer du inte mis­sa något väsentligt i det sprid­da, snab­ba chat­tflödet. Även om ni i förs­ta hand ska föra de kri­tiska sam­tal­en någon annanstans, gör det inte så myck­et om det råkar kom­ma upp ​”i köket”, som på pap­pret är fel ställe. Du kan ägna dig mer åt att frimodigt diskutera, snac­ka och kon­versera med dina kol­le­gor i det fria chat­tfor­matet än att läg­ga ener­gi på att styra upp struk­turen och fösa in delt­a­gar­na i rätt fålla.

Såk­lart är det att före­dra att rätt sak diskuteras i rätt forum, men skulle den i hastigheten kom­ma upp få fel plats, är det ingen ska­da skedd.

Hur gör du?

Hur gör du för att bal­ansera att du både har fria, yvi­ga chat­tar och mer for­malis­er­ade kanaler med sam­ma per­son­er? Hur håller ni isär det? Och, hur gör du när det risker­ar bli rörigt? Skriv gär­na och berätta!

(Känns det ibland svårt att hin­na hål­la dig á jour när chattposter ström­mar in? Så här tar du kon­troll över chatt-flo­den!)