Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Föga tid till strukturerande

Det är myck­et i bör­jan — såväl när job­bet är nytt som när verk­samheten är det — och det finns knap­past tid över till annat än det abso­lut mest väsentli­ga. Har du utrymme att skissa fram en plan eller en process över hur något du hädanefter ska göra ska gå till är det såk­lart en fördel, för då kan du på för­hand se att det hela hänger ihop och att du får med allt som behövs, innan du skrid­er till verket.

Men, säl­lan finns den tiden. Gräm dig inte för det, utan byt per­spek­tiv. Istäl­let för att du ska­par struk­turen först och utför sedan, utför det nya på det mest struk­tur­erade sätt du i stun­den kan tän­ka dig och ska­pa den egentli­ga struk­turen allteftersom.

Gör så här

Näs­ta gång du ska göra något nytt som du kom­mer att göra fler gånger, gör det med den goda struk­turen som led­stjär­na och doku­mentera under tiden hur du gör.

Allt­så, när du ska­par en ny sorts doku­ment för förs­ta gån­gen som en del av den nya arbet­suppgiften, fun­dera ett kort varv på vilken lagringsplats för det som i det lån­ga lop­pet blir den bäs­ta. Hur ska doku­mentet nam­nges så att du lätt kan särskil­ja det från kom­mande doku­ment av den sorten? Vil­ka per­son­er eller roller gör du bäst i att involvera i den här fasen i den nya processen?

För var­je moment, notera hur du gör. Fyll på en enkel ​”steg-för-steg”-checklista, rita en flödeskar­ta bit för bit på lät­tast möjli­ga sätt eller doku­mentera hur arbet­suppgiften går till i den­na förs­ta ver­sion på det sätt du tyck­er är enklast.

När arbet­suppgiften är slut­förd, stan­na upp ett ögonblick och frå­ga dig: ​”Blev det­ta bra?”. Kom­mer du på något som du skulle göra bäst i att göra på ett annat sätt näs­ta gång, justera doku­men­ta­tio­nen av hur du gjorde. Spara den där du har dina check­lis­tor, processkar­tor, lath­un­dar, ruti­nbeskrivningar och lik­nande strukturhjälpmedel.

Näs­ta gång du ska göra det nya (som inte är fullt så nytt som förut), gör det inte från min­net utan ta fram doku­men­ta­tio­nen från för­ra gån­gen och följ den. Kom­mer du på något bät­tre sätt att göra ett moment, justera igen. All­tefter­som blir struk­turen bät­tre och du kan utföra arbet­suppgiften med högre kvalitet.

Fort framåt och ändå stabilt

Om du ska­par struk­turen suc­ces­sivt när allt är nytt, blir du inte hin­drad i din iver att lära dig allt det nya eller byg­ga den nya verk­samheten. Sam­tidigt tar du vara på de erfaren­heter du gör och sät­ter all­tefter­som en struk­tur som håller för att spri­da till andra — dina kol­le­gor eller de medar­betare som ska ta över när job­bet växt sig för stort för att du ska klara det på egen hand.

Hur gör du?

Hur gör du för att smidigt ska­pa en god struk­tur när allt är nytt? Jag är väldigt nyfiken av mig så skriv gär­na och berätta.

(Ett sätt jag ska­par struk­tur är att gå ron­den om mor­gonen, kanske är det något som skulle fungera för dig också?)